Herramientas colaborativas para el teletrabajo, webinar a cargo de Miguel Ángel Trabado

“Herramientas colaborativas para el teletrabajo” es una píldora formativa que pretende mostrar las distintas aplicaciones y software que ayudan al trabajo en remoto tanto a nivel individual, como grupal. La crisis sanitaria por el coronavirus ha hecho que desde el Gobierno se ordene el cese de cualquier tipo de actividad no esencial, llevando a algunas empresas a adaptarse al nuevo contexto. Así ha sido como el teletrabajo ha dejado de ser una utopía para algunos para convertirse en una realidad. 

Trabado ha expuesto las ventajas y beneficios del teletrabajo, así como las herramientas, tanto de pago como gratuitas, que existen en la actualidad. 

Durante el webinar se ha remarcado la importancia de identificar las necesidades del usuario o empresa para así poder elegir las herramientas que sean más óptimas para sus objetivos. El teletrabajo parece que ha llegado para quedarse en España, aunque para muchos aún sea un mundo por descubrir. 

Teletrabajo, ¿qué es y qué no es?

El teletrabajo es una forma de trabajar en equipo de forma sincronizada desde cualquier lugar y que permite hacerlo de forma eficiente y colaborativa, explica Trabado. Aunque esta tendencia aún no se haya asentado en España, es muy común en el resto de Europa, sobretodo en multinacionales o empresas tecnológicas. Este concepto va asociado a la innovación y a la flexibilidad, ya que los horarios se diluyen y se prioriza el rendimiento por proyectos. “Empresas unicornios o dragones como Google, FB, Netflix tienen oficinas más abiertas, zonas para desconectar, trabajan por proyectos. Es un tema de mentalidad”, concluye Trabado.

Erróneamente, muchos empresarios no quieren implementar el teletrabajo en sus organizaciones porque no confían en la disciplina de sus trabajadores. Se muestran reticentes al cambio porque siguen anclados en la mentalidad “dinosaurio” de trabajar de sol a sol, en un espacio único y sabiendo que no son productivos al 100% en esas jornadas laborales maratonianas.

A pesar de ello, Trabado aclara que teletrabajar no es estar en casa teniéndote que preocupar de los hijos, ni hacer únicamente videoconferencias. Debemos huir del pensamiento de que el teletrabajo es algo circunstancial.

¿Cuáles son sus beneficios?

• Deslocalización. Permite realizar la actividad desde cualquier lugar sin la necesidad de tener que estar en la oficina con el resto de compañeros.
• Conciliación y flexibilidad horaria. El horario laboral deja de ser tan relevante. El trabajador tiene más autonomía en su rutina, siempre y cuando se cumplan los objetivos. Además, el poder trabajar desde casa facilita la conciliación,
• Multiplataforma. Una buena estrategia de teletrabajo permite utilizar herramientas y softwares aptos para cualquier tipo de dispositivo, facilitando así la deslocalización del trabajo.

¿Qué son las herramienta colaborativas para el teletrabajo?

Las herramientas colaborativas son aquellas que van a facilitar la comunicación entre los distintos miembros del equipo. Cada vez es más habitual que se trabaje en remoto. Permite realizar tareas a tiempo real, establecer plazos y hacer un seguimiento del estado de las mismas. 

Entre sus principales beneficios destacan el ahorro de tiempo, esfuerzo y costes, aporta mayor flexibilidad y permite mayor conciliación. Aunque son las características propias del entorno del teletrabajo, esta vertiente destaca por su apuesta por la innovación y transformación.

Claves del trabajo colaborativo

Para poder implementar una estrategia efectiva de teletrabajo colaborativo es importante que la empresa facilite a su equipo las herramientas adecuadas. Los trabajadores también tienen un papel fundamental, ya que deberán desarrollar ciertas skills digitales. Empresa y empleados deberán tener:

• Competencias digitales, tiene mucho que ver con habilidades y competencias. Todo se basa en un entorno online, por lo que es necesario tener conocimientos y habilidades digitales.
• Liderazgo digital de la empresa . Es esencial para que los trabajadores puedan seguir la línea del trabajo en remoto.
• Capacidad para gestionar equipos digitales. Atrás queda la forma de liderar tradicional. En este nuevo contexto los equipos son multidisciplinares, hecho que hace que se cambie el punto de vista y perspectiva.  
• Tener los objetivos claros es aún más importante en este nuevo contexto.
• Comunicación digital. No solo consiste en enviar mails. Empresa y trabajadores deben ser capaces de comunicarse digitalmente. Es otra forma de compartir y transmitir conocimiento, posiblemente éste sea el hándicap de los perfiles más sénior.
• Equilibrio entre on y off. El teletrabajo no tiene por qué sustituir el trabajo presencial, sino que debe complementarlo.

	FROM	TO
Colaboración abierta	– Adjuntar archivos en correo – Usar correo para discusiones	– Uso de espacio de trabajo compartido – Creación de historial de proyecto
Creación y edición de contenido compartido	– Almacenar contenido localmente – Enviar revisiones por e-mail	– Almacenar contenido centralizado – Compartir documentos
Reuniones online	-Servicios de conferencias de pago – Reservar salas de conferencias	– Conferencias desde cualquier lugar – Espacios de trabajo compartido
Maximizar productividad	– Trabajo individual o “en equipo” – Información controlada	– Trabajo colaborativo – Información transparente
Seguridad	– Almacenar en discos duros/pen drives – Información localizada	– Almacenaje en la nube – Información centralizada

¿Qué herramientas colaborativas son mejor para el teletrabajo?

Planificación

• Gmail. Servicio de correo electrónico, seguro, privado y sin anuncios. Permite el trabajo sin conexión y posibilita conversaciones vía chat o videollamada a través de Hangouts.
• Calendar. Calendario online diseñado para el trabajo en equipo. Permite la programación inteligente de reuniones, así como el acceso desde cualquier dispositivo. Se puede integrar a Gmail, Drive, Contactos, Sites y Hangouts.
• Outlook. Es un servicio de correo electrónico, calendario y contactos.

Videoconferencias

• Hangouts meet. Videoconferencias desde cualquier equipo y lugar. Permite llamadas de audio, vídeo y chat y conexiones de hasta 250 participantes. Cuenta con transmisiones cifradas para preservar la seguridad de las conversaciones y permite crear links para reuniones.
• Teams. Reemplazará a Skype Business. Es ideal para proyectos colaborativos en grandes empresas, ya que está disponible en 18 idiomas. Puede personalizarse y permite apagar notificaciones. Recibe mensajes cuando la aplicación no está funcionando. Es más segura que Skype for Business y permite reuniones de hasta 10.000 personas.
• Skype for Business. Muestra si alguien está escribiendo, puedes enviar un contacto y muestra la hora de la última conexión de los contactos. Permite administrar cuentas de empleados y está integrado en Office. Está disponible hasta Julio de 2021.
• Yammer. Es una red social privada para organizaciones y empresas. Permite conversaciones abiertas.

Documentos, presentaciones,hojas de cálculo y formularios

• Documentos de Google. Es un procesador de textos para equipos. Permite incluir a tiempo real comentarios, chats y ediciones. Es ideal para la edición colaborativa.
• Hojas de cálculo de Google. Permite la edición colaborativa de gráficos, tablas dinámicas y filtros.
• Word. Es el editor de textos más potente que existe. Es de Office 365, pero para poder exprimir sus ventajas es necesario suscribirse al plan de pago.
• Excel. Es el programa de hojas de cálculo por excelencia. También es necesario suscribirse al plan de pago para poder disponer de todas las funcionalidades que ofrece.
• PowerPoint. Permite crear presentaciones con acabados profesionales.
• Presentaciones Google. Es más limitado que el PowerPoint del Office 365, pero permite la edición a tiempo real.
• Google Form. Es ideal para crear formularios y encuestas. Permite seleccionar distintos tipos de preguntas, analizar y resumir los resultados, así como personalizar el diseño con acabados profesionales.
• Doodle. Es una plataforma que permite realizar encuestas online.

Plataformas de almacenamiento y gestión

• OneDrive. Permite conectar todos los archivos de Office 365 y trabajarlos de forma conjunta. Se puede acceder al contenido desde cualquier dispositivo y permite recuperar archivos eliminados.
• SharePoint. Es una Intranet móvil inteligente con la que se puede compartir y administrar contenido, conocimientos y aplicaciones para impulsar el trabajo de equipo. También permite la interacción con los miembros de la organización.
• Drive. Es una plataforma que permite el almacenamiento en la nube. Puedes compartir y acceder a los archivos en un lugar seguro. Tiene un sistema de prevención de pérdida de datos y está integrado al resto de herramientas de G-Suite.

Gestión de accesos a las plataformas

• Cloud Search. Es un potente buscador que permite encontrar datos en las aplicaciones de G-Suite.

Trabado ha finalizado el webinar con una ronda de preguntas. Los usuarios han ido haciéndole llegar sus situaciones profesionales a través de la moderadora, Anna Llacher, profesora del Grado en Marketing y del Máster Universitario en Dirección de Marketing de la Euncet Business School. “Herramientas colaborativas para el teletrabajo” ha roto con alguno de los prejuicios que algunos tienen con el trabajo en remoto. Saber si esta metodología se acabará implementando en empresas españolas, aún es todo un enigma.