La importancia de los softwares de control de gestión

Hoy en día, cualquier empresa, e incluso trabajador autónomo, utiliza la tecnología a su favor. Por eso, ya existen multitud de programas que ayudan con las tareas del día a día. Entre ellos, por ejemplo, encontramos programas de facturación, contabilidad, y los más utilizados hoy en día: Softwares de control de gestión administrativa.

¿Qué son los softwares de control de gestión?

También conocidos por sus siglas en inglés, ERP (Enterprise Resource Planning), son programas que integran en una única herramienta distintas funciones fundamentales dentro de la cadena empresarial. Cada una de ellas se encarga de ejecutar cierto tipo de operaciones: Administración, distribución, contabilidad, o recursos humanos. La mayor ventaja que presentan es que permiten una visión global del proyecto o de la empresa y su situación en tiempo real. Además, permiten la automatización de ciertos procesos. Estos son algunos de los softwares de control de gestión administrativa más conocidos:

• SAP: Su configurador permite elegir qué áreas prefieres gestionar. Incluye finanzas, logística, CRM (gestión integral de tus clientes), o recursos humanos.
• Oracle: Igual que el anterior, ofrece soluciones de finanzas, control de ventas, distribución o compras.
• Otros: Sage, Infor e incluso Microsoft nos ofrecen también soluciones de gestión similares.

La importancia de utilizar softwares de gestión en una empresa

Este tipo de herramientas ofrecen varias ventajas que hacen que hoy en día sea casi imprescindible contar con una de ellas en nuestra gestión administrativa diaria. Son las siguientes:

1. Evitaremos duplicidades

Es relativamente fácil, en una empresa que no cuenta con un ERP, ver cómo la falta de comunicación entre departamentos da lugar a datos, informes o clientes duplicados. Con uno de estos softwares de gestión disminuirán de forma drástica.

2. Mejora la comunicación interdepartamental

Como bien hemos explicado en el punto anterior, cada departamento dentro de la empresa ya no funciona de forma estanca, sino que todos pueden ver qué están haciendo los demás, favoreciendo la comunicación interna.

3. Control de procesos

Este apartado incluye el control de un producto desde que comenzamos a trabajar la materia prima, lo fabricamos, sale hacia el punto de venta, se distribuye y llega al cliente. Podemos seguir la trazabilidad completa y mejorar el control de nuestro producto o servicio.

4. Gestión de clientes

Si tu ERP incluye un CRM, o  Customer Relationship Management, este se encargará de tus relaciones con tus clientes. En una única base de datos se recogerán tus interacciones con ellos, incluidas las acciones de marketing y comerciales, así como atención al cliente. Tendrás todos sus datos en una única BBDD ordenada.

5. Facilita la toma de decisiones

Al tener disponible en una única herramienta una visión global del proyecto completo facilita la toma de decisiones, ya que manejamos todas las variables.

6. Gestión de recursos humanos

Gracias a los softwares de gestión también puedes medir la eficiencia de los equipos de trabajo, así como su evolución real. De esta forma, se puede hacer una correcta gestión del personal, incluido un programa de incentivos adecuado y justo.

7. Automatización de procesos

Son varios los procesos que pueden ser automatizados gracias a los ERPs. Desde envío de mails comerciales, hasta generación de albaranes o facturas, etc. Esto permite ahorro de tiempo al administrativo, que puede dedicar para otras tareas más valiosas.

8. Seguridad

Los softwares de control de gestión no solo disponen de distintos niveles de acceso, si no que permiten ejecutar copias de seguridad, con una periodicidad que tú mismo puedes establecer de antemano, olvidándote del problema de perder los datos si falla el sistema.

9. Adaptación a tu empresa

Tú decides qué tipo de ERP necesitas. Puedes tener un módulo sólo para finanzas, o para gestión de clientes, e incluso mejorarlo a largo plazo. Se adaptan completamente a tus necesidades.

10. Disminución de costes y mejora del ROI

Gracias a todos los puntos anteriores, utilizando softwares de control de gestión conseguiremos mejorar nuestro rendimiento, una mejor gestión del tiempo y de los procesos, y todo eso nos llevará a disminuir el coste total de nuestro producto o servicio. Además, a largo plazo, conseguiremos que el retorno de la inversión (o ROI) aumente, puesto que incluso nuestras campañas de marketing y comerciales serán más efectivas.

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