La buena gestión de inventario de una empresa mantiene los productos controlados. El inventario sirve para conocer el estado del stock de la empresa y para determinar el volumen de material existente. También sirve para controlar las entradas y las salidas de producto, manteniendo, en todo momento, el control de las existencias. Pero esta tarea sirve para mucho más. Controla el flujo de distribución o de movimiento entre tiendas y sucursales, mejora la atención al cliente y añade un valor diferencial a la tienda. Así como solventar algunas problemáticas.
Para poder lograrlo se necesita la implicación y el trabajo de diversos actores de la organización, así como los conocimientos necesarios para poder optimizar las fases y operaciones implicadas en ello.
En el siguiente artículo, te explicamos en qué consiste la logística y los flujos logísticos, así como la gestión de stock y de almacenes.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
¿Qué es la logística?
Antes de conocer los distintos tipos de flujos logísticos y la importancia de los flujos logísticos en las empresas, es necesario saber a qué nos referimos exactamente cuando hablamos de esta actividad.
La logística se encuentra dentro de las actividades que forman parte de la cadena de flujo de suministro, conocida como supply chain. Es el área que incluye todas las operaciones que realiza una empresa desde la fase o etapa de fabricación del producto hasta la entrega de este a su destino, ya sea al punto de venta propio, a otras empresas o al consumidor final.
→ Más sobre – Las ventajas y desventajas de la cadena de suministro y la logística
LOS TIPOS DE LOGÍSTICA QUE TIENES QUE CONOCER
Dentro del área de la logística existen diferentes maneras para clasificar los tipos que existen. Entre ellas, destaca la logística interna y externa, así como los diferentes tipos que existen según la fase del proceso productivo:
Logística de aprovisionamiento
La logística de aprovisionamiento es aquella que se encarga de gestionar la adquisición de los materiales necesarios al mejor coste posible para la producción del producto en el plazo acordado.
Para optimizar los recursos es importante una selección de proveedores que ofrezca precios competitivos y una buena calidad de los productos terminados.
Logística de almacenamiento
Este tipo de logística interna se centra en el almacenamiento y registro de los aprovisionamientos.
Logística de producción
La logística de producción es la encargada de que las materias primas o suministros pasen por todos los procesos que van desde su fabricación hasta su finalización, asegurando cada fase de transformación, atendiendo a las necesidades de producción.
Dentro de este tipo de logística, podemos diferenciar la fabricación sobre pedido push, la cual se basa en fabricar por adelantado y almacenar; y la fabricación sobre pedido o sistema pull, que basa su producción dentro de un plazo determinado.
Logística de stock
En este caso, la logística de stock es aquella que gestiona, principalmente, las existencias de los productos finales, así como las materias primas.
Logística de distribución
También conocida como logística de transporte, la logística de distribución es la encargada de transportar los productos finales a su destino. Para ello, debe determinar el tipo de transporte, embalaje y ruta óptima para el suministro de bienes.
Logística inversa y logística verde
La logística inversa forma parte del servicio posventa. Y, pese a compartir la actividad, no hay que confundirla con la logística verde, debido a que esta última se centra en la gestión de los posibles residuos y productos en mal estado, o enviados por error, las empresas pueden reutilizarlos o reciclarlos, recuperando así parte de su valor a la vez que mitigan el impacto medioambiental producido con la actividad logística.
→ Más sobre – Logística verde: claves para una estrategia sostenible
¿Qué incluye el flujo logístico?
La palabra logística hace referencia normalmente a las labores de almacenamiento, aprovisionamiento y salida de los llamados stocks independientemente de cuál sea la naturaleza de estos, así como la de la propia empresa. Sin embargo, el concepto de flujo logístico incluye muchas otras dimensiones complementarias a aquellas. El flujo logístico tiene que ver en general con la administración de bienes y servicios. Esto incluye todos los procesos desde que se adquieren las materias primas en su punto de origen hasta la entrega de un producto terminado a un cliente final o un nuevo socio empresarial.
Es por ello que el flujo logístico no es estrictamente una labor de almacenaje y aprovisionamiento. Es de hecho una tarea conjunta que incluye muchos departamentos, niveles y actores, incluso externos a la empresa. En definitiva, el flujo logístico tiene en el fondo como principal objetivo el aumentar el valor del producto para el cliente a unos costes mínimos para el productor.
FLUJO LOGÍSTICO INTERNO
El flujo logístico interno incluye todas las actividades mencionadas dentro del propio ámbito de una compañía. En él podemos distinguir varias partes. De un lado, podemos hablar del flujo logístico físico de productos. Es la parte del flujo logístico que analiza la descarga del producto en un almacén y todas sus operaciones internas. Al mismo tiempo, dentro del flujo logístico interno debemos incluir el flujo físico de los productos en el almacén. Están destinados a la producción propia.
Por otro lado, hablamos del flujo de producción o flujo de materiales que van desde el proveedor hasta el cliente. Aquí se incluyen el transporte y el almacenaje. En el transporte se llevan mercancías y materias primas a la empresa productora y productos terminados a sus clientes. En cuanto al almacenaje, incluye a las materias primas y en general todo lo necesario para la producción.
FLUJO LOGÍSTICO EXTERNO
En el flujo logístico externo está incluida la cadena de suministro y la de distribución. La de suministro comienza con la extracción de materias primas, por lo tanto, se incluyen varios agentes intermedios hasta finalizar la etapa de aprovisionamiento, almacenamiento, distribución y consumo.
En cuanto a la cadena de distribución, diremos que trata del desplazamiento de los productos desde el punto de producción hasta los consumidores. Por ello, incluye la distribución de bienes de consumo, industriales o intermedios y canales de distribución de servicios.
¿Por qué son importantes los flujos logísticos en la empresa a nivel interno?
Como hemos dicho, la principal tarea de la logística es aumentar el valor del producto para el cliente. Su objetivo es además lograrlo al mínimo coste posible y con la máxima coordinación. En gran parte, tal y como explicamos en otro artículo, esta es la labor del llamado supply chain management. La importancia de los flujos logísticos en una empresa se traduce en:
- Aumenta la productividad de las líneas de producción.
- Incrementa la eficiencia en la cadena de distribución al unificar y simplificar información e inventarios.
- Contribuye e implementa el desarrollo de sistemas de información y control.
- Mejora la competitividad de la empresa respecto a las de su sector y respecto a otros sustitutivos.
- Vuelve más eficaz la gestión empresarial al suministrar una correcta organización y sistematización de los procesos.
- Permite desarrollar nuevos modelos específicos en logística, distribución o producción para obtener potenciales ventajas en un mercado.
- Contribuye a fidelizar al cliente a través de una correcta distribución y entrega tanto en calidad como en tiempo.
- Mejora el grado de información de todos los procesos y con ello permite elaborar estrategias y corregir fallos.
¿Qué significa la gestión de stock y de almacenes?
Antes de hablar sobre el control de stock y de almacenes, es importante entender a qué nos referimos cuando decimos stock. La Real Academia Española de la Lengua (RAE) establece el término inglés stock como existencias y lo define como mercancías guardadas en un almacén.
El control de stock puede ser uno de los factores más determinantes para cualquier comercio o empresa distribuidora.
Es fundamental conocer el nivel de inventario y monitorizar su desarrollo. Para ello, se debe planificar, organizar y supervisar todas las mercancías de las que dispone la empresa en su almacén, es decir, controlar el flujo de las mercancías que entran y que salen.
Aunque parezca algo sencillo, este proceso de almacenamiento de productos es mucho más complejo, debido a que incluyen tanto las primeras materias como los productos terminados.
A la hora de gestionar el nivel de stock de un almacén y una empresa debemos tratar de ajustar al máximo tiempo y rendimiento. Eso se consigue mediante una correcta organización de las existencias y el espacio.
Es importante ser conscientes de que el stock disponible es un activo tangible y cuantificable y requiere de inversión. En este punto es donde encontramos el Sistema de Gestión de Almacenes (SGA), el cual permitirá aplicar un modelo de administración de almacenes acorde con las necesidades logísticas de la compañía. Si no se aplica un sistema de gestión y organización, podría dar lugar a roturas de stock y sobrestock y, en consecuencia, descontrol y pérdidas.
STOCK ECONÓMICO O ADMINISTRATIVO
El stock económico o administrativo es el conjunto de productos o materiales, propiedad de la empresa, que pueden estar tanto en almacenes como en tránsito, en proceso de fabricación, así como en exposición para la venta o destinados al propio consumo.
STOCK FÍSICO
El stock físico es el producto, o conjunto de productos, propiedad de la empresa, y que están almacenados. Requiere de un proceso logístico.
Diferencias entre gestión de almacén y gestión de stock
Ahora que ya sabemos a qué nos referimos cuando decimos stock, debemos conocer qué es exactamente un almacén.
A diferencia del stock o mercancía, un almacén hace referencia a un espacio amplio que sirve como depósito y que está construido en hormigón y cuenta con estanterías, góndolas, así como con maquinaria (grúas y carretillas elevadoras). Los almacenes exigen una estructura física, aunque también existe la opción de almacenar al aire libre.
Entre las principales diferencias destaca el nivel de complejidad de cada uno. La gestión de almacenes se centra en el ciclo operacional y los flujos logísticos. En cambio, el stock implica otras cuestiones como la administración, el inventario, proveedores…
¿Cuáles son los objetivos de la gestión de stock y de almacenes?
Como en cualquier departamento, es fundamental disponer de las herramientas necesarias para poder gestionar y administrar el flujo de trabajo que reducen el riesgo. Ahora bien, ¿qué pasa cuando se tiene un catálogo de productos extenso?
En el caso de los departamentos logísticos de preparación de pedidos, los productos o mercancías son la pieza clave de su día a día. Es importante ser conscientes del papel que juega diseñar e implementar una gestión de stock eficiente.
Entre sus principales objetivos destacan:
- Establecer un inventario suficiente para evitar la falta de materias primas u otros suministros.
- Minimizar la inversión en stocks, con el fin de reducir y optimizar al máximo los costes de almacenamiento.
- Conocer el volumen óptimo de pedidos para establecer un equilibrio entre el nivel de existencias mínimo y las necesidades de la compañía.
- Implementar un sistema de comunicación que permita notificar y reportar entre las secciones implicadas (departamento de compras, contabilidad…) informes sobre inventarios y valor de existencias.
Principales tipos de stocks
Existen muchos tipos de stock:
- Materias primas. Son todos aquellos productos que sirven para la fabricación. Se guardan en los almacenes para utilizarse durante la producción.
- Productos semiterminados. Producción que están a la espera de continuar con la siguiente fase del proceso de fabricación.
- Productos terminados. Son el resultado del proceso productivo que está listo para ponerse a la venta.
- Bienes de equipo y recambios. Estos productos son piezas de sustitución que serán usadas cuando la maquinaría de producción se deteriore.
- Productos defectuosos u obsoletos. Como su nombre indica, son productos defectuosos por fabricación o que ya han quedado anticuados.
- Residuos. Son desechos que se generan en el proceso productivo y que pueden aprovecharse en cierto modo.
3 clasificaciones de stock
Los stocks o mercancías pueden clasificarse de diferentes maneras, en función de las necesidades de cada negocio, compañía o empresas logísticas. Estas pueden ser:
1. STOCK SEGÚN SU FUNCIÓN
- De alerta. Sirve como indicador que avisa para reponer con previsión.
- Especulativo, estacional y de ciclo. Son productos que sirven para atender la demanda de los clientes.
- Inactivo. Es aquella mercancía que se intuye que no se va a vender, por lo que se suele eliminar para no ocupar espacio innecesariamente ni perder dinero.
- Mínimo. Son las existencias mínimas que se necesitan para atender a la demanda de los clientes sin quedarse a cero.
- Máximo. Es el límite de existencias máximas que puede soportar el almacén sin tener pérdidas ni colapsar el almacenamiento.
- De seguridad. Aquí se incluyen aquellos productos de los que se prevé que haya una alta demanda o puedan suponer un retraso en lo que se ha solicitado.
- Sobrante. Son aquellos productos que se han acumulado y ya no se venden. Suelen ponerse en oferta para evitar acumulación de stocks.
- En tránsito. Son las mercancías que siguen estando presentes en el proceso de producción o comercialización.
2. STOCK SEGÚN ORGANIZACIÓN OPERATIVA
- Óptimo. Son las existencias que ofrecen una máxima rentabilidad con los costes de almacenaje ya descontados.
- Cero. Vinculado al modelo de producción Just-in-Time (JIT). Este stock solo se produce bajo demanda, en función del producto y cantidad concreta solicitada.
- Físico. Es aquel número de existencias disponibles en el almacén en un momento concreto.
- Neto. Es el resultado de restar al stock existente la demanda no satisfecha.
- Disponible: Es el resultado de sumar al stock existente los pedidos en curso a proveedores menos los pedidos a clientes.
3. STOCK SEGÚN UN CRITERIO
Existen muchos criterios con lo que basar la clasificación en un almacén:
- Ubicación de los productos.
- Fecha de caducidad o vida útil de los productos.
- Disponibilidad de los productos.
- Peso y volumen de los productos.
Modelos de gestión de stocks
JUST-IN-TIME (JIT)
Este modelo de gestión se centra en la demanda. Solo se fabrica previo pedido, de manera que permite ahorrar costes de almacenamiento, depreciación del producto…
MODELO ABC
Este método de gestión se basa en agrupar las mercancías por grupo. Dichos grupos quedarán establecidos en función de la demanda de los productos.
- Grupo A: incluye los productos con mayor demanda y con mayor movilidad dentro del almacén. Suponen el grueso de las ventas por ser el producto más solicitado. En consecuencia, debemos reservar para ellos un espacio que permita una agilización en el acceso a ellos. Lo ideal es situarlos en las zonas cercanas a la salida del stock y organizarlos de la forma más accesible que se pueda. Con ello, conseguiremos reducir los costes de desplazamiento dentro del almacén al hacer que las mercancías que más se mueven rentabilicen los transportes.
- Grupo B: son productos que tienen menos demanda que los anteriores y ocupan zonas más retiradas por ser más ocasional el acceso a ellas.
- Grupo C: son las que menos demanda tienen y pueden suponer menos de un 10% de la misma. Reservaremos para ellas las zonas más alejadas, por lo que no sufrirán cambios y repercutirán lo menos posible en el movimiento de mercancías.
LIFO
El método LIFO recibe su nombre de sus siglas en inglés. Quiere decir last in first out. Es decir, el último en entrar es el primero en salir. Suele emplearse para optimizar procesos en los que el cambio de mercancías debe ser rápido a petición de los potenciales clientes.
FIFO
El método FIFO viene de first in first out y suele usarse para productos de carácter perecedero. Así, el primero que entró debe ser el primero en salir, precisamente, para evitar su caducidad. Con él conseguimos un control perfecto del flujo de stock y evitamos la pérdida de producto por tiempos excesivos de almacenaje.
MODELO WILSON O EOQ
El Modelo Wilson o EOQ (Economic Order Quantity – Cantidad económica de pedido, en su traducción al castellano) sirve para optimizar el volumen de compra de cualquier producto necesario, especificando cuándo hay que realizar un pedido a un proveedor y en qué cantidad.
- Q= cantidad óptima de pedido
- D= demanda anual de la materia prima en cuestión
- K= coste de realizar cada pedido
- G= coste de almacenamiento de una unidad en el almacén en una cantidad de tiempo determinado
PROPORCIÓN 80/20
Se considera que el 80% de los beneficios de un catálogo proviene del 20% de los productos. Es necesario establecer unas prioridades de stock y vigilancia sobre ciertos productos en función de su importancia y ritmo de ventas.
→ Más sobre – Herramientas Supply Chain Management que debes conocer
Otros factores a tener en cuenta en la gestión de stock
DECIDE CUÁNTA MECANIZACIÓN ES NECESARIA
La mecanización puede ser un factor clave a la hora de gestionar un stock correctamente. En algunos casos, la movilidad manual es la idónea; en otros, la máxima mecanización de los procesos es la ideal. Debemos escoger el método que más nos convenga para evitar factores como la ley de rendimientos decrecientes. Un exceso de mecanización puede perjudicar a factores como espacio y potenciales costes de almacenamiento o inversión.
Lo mismo vale si en lugar de sumar factores mecánicos, sumamos demasiada mano de obra. El equilibrio es fundamental a la hora de gestionar el stock. Si fuera necesario, sopesar la introducción de máquinas para transportar mercancías, máquinas envolvedoras, cintas transportadoras o un sistema integral de check in y check out con software de control.
Entre los software utilizados para la gestión de stock destacan:
- SAP. Permite controlar los recursos humanos, productivos, logísticos, financieros… Este sistema se relaciona con los sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales).
- Excel. La infinidad de plantillas y tablas programadas mediante fórmulas permite elaborar inventarios con múltiples criterios que faciliten la actualización de la mercancía en tiempo real.
- Otros programas gratuitos online y de pago. Existen softwares que incluyen la opción de registrar el stock de la empresa y guardarlo en “la nube”.
TRAZABILIDAD EXTERNA DE LOS ENVÍOS
Otro de los aspectos a tener en cuenta en la logística de cualquier tipo de mercancía es el sistema de trazabilidad externa en los envíos. En la actualidad, es muy común utilizar el sistema RFID, es decir, identificadores por radiofrecuencia. Son ideales para trackear los envíos en tiempo real y así analizar todo el recorrido. Además de ser un activo para la empresa, permite a los clientes disponer de información detallada sobre la localización del pedido.
Las 6 mejores prácticas de gestión de inventario
Repasa las 6 mejores prácticas de gestión de inventario para una organización:
CONOCE TU INVENTARIO
En primer lugar, se deben registrar todos los elementos y procedimientos que formarán parte del inventario. Se debe conocer y monitorizar cualquier dato. Esta información te ayudará a tomar decisiones de forma inteligente.
CONFIGURA DE FORMA CONECTADA EL ALMACÉN CON LOS PUNTOS DE VENTA
Es necesario que el software informático que sostenga la información y los movimientos de los puntos de venta tengan relación con que la actualización del stock en el almacén. Si no logras tener esta información actualizada de forma precisa, no sabrás en qué estado está ni de cuanto material dispones. Para ordenar esta información de forma correcta, lo puedes hacer por: referencia, coste, categoría, fabricante, ubicación, documentación o por código. Aunque puedes utilizar cualquier criterio que te sea útil.
CONTABILIZA CANTIDAD Y COSTES
La contabilidad de la gestión de inventario no se debe limitar en el número total de objetos que se poseen, sino también en el coste de estos. Hay que gestionar el inventario según su coste y sus beneficios. Para ello, es necesario saber qué es lo que más se vende y el margen que produce. Puedes obtener esta información a través de un programa de gestión de punto de venta que, automáticamente, lo contabilizará. Además, también te informará sobre los productos y las marcas que ofrecen más beneficio, podrás conocer los productos o servicios con menor rendimiento y gestionar de forma inteligente los descuentos.
CENTRALIZA TU GESTIÓN DE INVENTARIO EN UN SOLO SISTEMA
La centralización del inventario en un solo producto hará más eficiente y productivo el trabajo para controlarlo. Todo será mucho más fácil y te permitirá hacer, entre otras cosas, registrar la información, reducir los albaranes y supervisar el stock. Además, también te ayudará a reducir el margen de error y los descuadres.
MONITORIZA LAS VENTAS
Para no quedarte sin mercancías conviene monitorizar el stock, para saber en todo momento de lo que se dispone. Medir las ventas es una estrategia de crecimiento empresarial, para conocer, aparte del inventario, el margen y el beneficio final. Además, también ayuda a predecir las necesidades de compra y asegurarse que se puedan satisfacer.
GESTIONA PROMOCIONES PARA SACAR LA MERCANCÍA ANTIGUA
Se puede sacar partido la mercancía antigua y la de fuera de temporada gracias a la buena gestión de inventario. Tener un buen control del stock permite ofrecer promociones especiales para eliminar el producto existente. El inventario viejo puede ser una oportunidad de venta. Si se administra adecuadamente, se puede ayudar a facilitar el flujo de compra.
Estos son los 6 pasos que seguir para tener controlada y al día una buena gestión de inventario de una empresa.
Para asegurar que el inventario funciona y está en movimiento constante, también se necesita la proactividad de los agentes implicados. Es decir, los responsables de los puntos de venta y los de almacén, deben estar conectados para compartir su formación. Y lo deben hacer de forma eficiente y efectiva. Por eso se recomienda un sistema de punto de venta centralizado y conectado a los servicios de la empresa.
Siguiendo estas indicaciones de gestión de inventario podrás mantener al día el inventario de una compañía. Para mantener un buen flujo de stock, satisfacer las necesidades de los clientes y mantener a buen ritmo las ganancias de la empresa.
Si quieres saber más sobre esta área no te puedes perder el posgrado en Dirección de Operaciones de Euncet Business School.
