La bona gestió d’inventari d’una empresa manté els productes controlats. L’inventari serveix per conèixer lestat de l‘estoc de l’empresa i per determinar el volum de material existent. També serveix per controlar les entrades i sortides de producte, mantenint el control de les existències. Però aquesta tasca serveix per a molt més. Controla el flux de distribució o de moviment entre botigues i sucursals, millora l’atenció al client i afegeix un valor diferencial a la botiga. Així com resoldre algunes problemàtiques. 
Per poder aconseguir-ho es necessita la implicació i el treball de diversos actors de l’organització, així com els coneixements necessaris per poder optimitzar les fases i operacions implicades en això. 
En el següent article, t’expliquem en què consisteix la logística i els fluxos logístics, així com la gestió d’estoc i de magatzems.

Què és la logística? 

Abans de conèixer els diferents tipus de fluxos logístics i la importància dels fluxos logístics a les empreses, cal saber a què ens referim exactament quan parlem d’aquesta activitat. 

La logística es troba dins de les activitats que formen part de la cadena de flux de subministrament, coneguda com a supply chain. És l’àrea que inclou totes les operacions que realitza una empresa des de la fase o etapa de fabricació del producte fins al lliurament d’aquest a la seva destinació, ja sigui al punt de venda propi, a altres empreses o al consumidor final. 

→ Més sobre – Els avantatges i desavantatges de la cadena de subministrament i la logística

ELS TIPUS DE LOGÍSTICA QUE HAS DE CONÈIXER 

A l’àrea de la logística hi ha diferents maneres per classificar els tipus. Entre elles, destaca la logística interna i externa, així com els diferents tipus que existeixen segons la fase del procés productiu: 

Logística d’aprovisionament 

La logística d’aprovisionament és aquella que s’encarrega de gestionar l’adquisició dels materials necessaris al millor cost possible per a la producció del producte en el termini acordat. 
Per optimitzar els recursos és important una selecció de proveïdors que ofereixi preus competitius i una bona qualitat dels productes acabats

Logística d’emmagatzematge 

Aquest tipus de logística interna se centra en l‘emmagatzematge i registre dels aprovisionaments. 

Logística de producció 

La logística de producció és l’encarregada que les matèries primeres o subministraments passin per tots els processos que van des de la seva fabricació fins a la seva finalització, assegurant cada fase de transformació, atenent les necessitats de producció. 
Dins d’aquest tipus de logística, podem diferenciar la fabricació sobre comanda push, la qual es basa a fabricar per avançat i emmagatzemar; i la fabricació sobre comanda o sistema pull, que basa la seva producció dins d’ un termini determinat. 

Logística d’estoc

La logística d’estoc gestiona, principalment, les existències dels productes finals i les matèries primeres. 

Logística de distribució 

També coneguda com  a logística de transport, la logística de distribució és l’encarregada de transportar els productes finals a la seva destinació. Per a això, ha de determinar el tipus de transport, embalatge i ruta òptima per al subministrament de béns. 

Logística inversa i logística verda 

La logística inversa forma part del servei postvenda. I, malgrat compartir l’activitat, no cal confondre-la amb la logística verda, atès que aquesta última se centra en la gestió dels possibles residus i productes en mal estat, o enviats per error, les empreses poden reutilitzar-los o reciclar-los, recuperant així part del seu valor alhora que mitiguen l’impacte mediambiental produït amb l’activitat logística. 

→ Més sobre –  Logística verde: claves para una estrategia sostenible

Què inclou el flux logístic? 

La paraula logística sol referir-se a les tasques d’emmagatzematge, aprovisionament i sortida dels anomenats estocs, independentment de la seva naturalesa i de la pròpia empresa. Tanmateix, el concepte de flux logístic inclou moltes altres dimensions complementàries a aquelles. El flux logístic té a veure en general amb l’administració de béns i serveis. Això inclou tots els processos des que s’adquireixen les matèries primeres en el seu punt d’origen fins al lliurament d’un producte acabat a un client final o un nou soci empresarial. 

És per això que el flux logístic no és estrictament una tasca d’emmagatzematge i aprovisionament. És de fet una tasca conjunta que inclou molts departaments, nivells i actors, fins i tot externs a l’empresa. En definitiva, el flux logístic té en el fons com a principal objectiu augmentar el valor del producte per al client a uns costos mínims per al productor. 

FLUX LOGÍSTIC INTERN 

El flux logístic intern inclou totes les activitats esmentades dins del propi àmbit d’una companyia. Hi podem distingir diverses parts. D’una banda, podem parlar del flux logístic físic de productes. És la part del flux logístic que analitza la descàrrega del producte en un magatzem i totes les seves operacions internes. Alhora, dins del flux logístic intern hem d’incloure el flux físic dels productes al magatzem. Estan destinats a la producció pròpia.

D’altra banda, parlem del flux de producció o flux de materials que van des del proveïdor fins al client. Aquí s’inclouen el transport i l’emmagatzematge. En el transport es porten mercaderies i matèries primeres a l’empresa productora i productes acabats als seus clients. Pel que fa a l’emmagatzematge, inclou les primeres matèries i en general tot el necessari per a la producció. 

FLUX LOGÍSTIC EXTERN 

En el flux logístic extern està inclosa la cadena de subministrament i la de distribució. La de subministrament comença amb l’extracció de matèries primeres, per tant, s’inclouen diversos agents intermedis fins a finalitzar l’etapa d’aprovisionament, emmagatzematge, distribució i consum. 
Pel que fa a la cadena de distribució, direm que tracta del desplaçament dels productes des del punt de producció fins als consumidors. Per això, inclou la distribució de béns de consum, industrials o intermedis i canals de distribució de serveis. 

Per què són importants els fluxos logístics a l’empresa a nivell intern? 

Com hem dit, la principal tasca de la logística és augmentar el valor del producte per al client. El seu objectiu és a més aconseguir-ho al mínim cost possible i amb la màxima coordinació. En gran part, tal com expliquem en un altre article, aquesta és la tasca de l’anomenat supply chain management. La importància dels fluxos logístics en una empresa es tradueix en: 

• Augmenta la productivitat de les línies de producció. 
• Incrementa l‘eficiència en la cadena de distribució en unificar i simplificar informació i inventaris. 
• Contribueix i implementa el desenvolupament de sistemes d’informació i control. 
• Millora la competitivitat de l’empresa respecte a les del seu sector i respecte a altres substitutius. 
• Torna més eficaç la gestió empresarial en subministrar una correcta organització i sistematització dels processos. 
• Permet desenvolupar nous models específics en logística, distribució o producció per obtenir potencials avantatges en un mercat. 
• Contribueix a fidelitzar el client a través d’una correcta distribució i lliurament tant en qualitat com en temps. 
• Millora el grau d’informació de tots els processos i amb això permet elaborar estratègies i corregir fallades. 

Què significa la gestió d’estoc i de magatzems? 

Abans de parlar sobre el control d’estoc i de magatzems, és important entendre a què ens referim quan diem estoc. La Reial Acadèmia Espanyola de la Llengua (RAE) estableix el terme anglès com a existències i el defineix com a mercaderies guardades en un magatzem. 

El control d’estoc pot ser un dels factors més determinants per a qualsevol comerç o empresa distribuïdora. 

És fonamental conèixer el nivell d’inventari i monitoritzar-hi el desenvolupament. Per a això, s’ha de planificar, organitzar i supervisar totes les mercaderies de què disposa l’empresa en el seu magatzem, és a dir, controlar el flux de les mercaderies que entren i que surten. 

Encara que sembli una cosa senzilla, aquest procés d’emmagatzematge de productes és molt més complex, ja que inclouen tant les primeres matèries com els productes acabats. 
A l’hora de gestionar el nivell d’estoc d’un magatzem i una empresa hem de tractar d‘ajustar al màxim temps i rendiment. Això s’aconsegueix mitjançant una correcta organització de les existències i l’espai. 

És important ser conscients que l’estoc disponible és un actiu tangible i quantificable i requereix d’inversió. En aquest punt trobem el Sistema de Gestió de Magatzems (SGA), que permetrà aplicar un model d’administració de magatzems segons les necessitats logístiques de la companyia. Si no s’aplica un sistema de gestió i organització, podria donar lloc a trencaments d‘estoc i sobrestock i, en conseqüència, descontrol i pèrdues. 

ESTOC ECONÒMIC O ADMINISTRATIU 

L‘estoc econòmic o administratiu és el conjunt de productes o materials, propietat de l’empresa, que poden estar tant en magatzems com en trànsit, en procés de fabricació, així com en exposició per a la venda o destinats al propi consum.

ESTOC FÍSIC

L‘estoc físic és el producte, o conjunt de productes, propietat de l’empresa, i que estan emmagatzemats. Requereix d’un procés logístic. 

Diferències entre gestió de magatzem i gestió d’estoc 

Ara que ja sabem a què ens referim quan diem estoc, hem de conèixer què és exactament un magatzem. 

A diferència de l’estoc o mercaderia, un magatzem fa referència a un espai ampli que serveix com a dipòsit i que està construït en formigó i compta amb prestatgeries, gòndoles, així com amb maquinària (grues i carretons elevats). Els magatzems exigeixen una estructura física, tot i que també hi ha l’opció d’emmagatzemar a l’aire lliure. 

Entre les principals diferències destaca el nivell de complexitat de cadascú. La gestió de magatzems se centra en el cicle operacional i els fluxos logístics. En canvi, l’estoc implica altres qüestions com l’administració, l’inventari, proveïdors… 

Quins són els objectius de la gestió d’estoc i de magatzems? 

Com en qualsevol departament, és fonamental disposar de les eines necessàries per poder gestionar i administrar el flux de treball que redueixen el risc. Ara bé, què passa quan es té un catàleg de productes extens? 

En el cas dels departaments logístics de preparació de comandes, els productes o mercaderies són la peça clau del seu dia a dia. És important ser conscients del paper que juga dissenyar i implementar una gestió d’estoc eficient. 

Entre els seus principals objectius destaquen: 

• Establir un inventari suficient per evitar la manca de matèries primeres o altres subministraments. 
• Minimitzar la inversió en estocs per reduir i optimitzar al màxim els costos d’emmagatzematge. 
• Conèixer el volum òptim de comandes per establir un equilibri entre el nivell d’existències mínim i les necessitats de la companyia. 
• Implementar un sistema de comunicació que permeti notificar i reportar entre les seccions implicades (departament de compres, comptabilitat…) informes sobre inventaris i valor d’existències. 

Principals tipus d’estocs 

Existeixen molts tipus d‘estoc: 

• Primeres matèries. Són tots aquells productes que serveixen per a la fabricació. Es guarden als magatzems per utilitzar-se durant la producció. 
• Productes semiaca acabats. Producció que estan a l’espera de continuar amb la següent fase del procés de fabricació. 
• Productes acabats. Són el resultat del procés productiu que està llest per posar-se a la venda. 
• Béns d’equip i recanvis. Aquests productes són peces de substitució que seran usades quan la maquinaria de producció es deteriori. 
• Productes defectuosos o obsolets. Com el seu nom indica, són productes defectuosos per fabricació o que ja han quedat antiquats. 
• Residus. Són deixalles que es generen en el procés productiu i que es poden aprofitar en certa manera. 

3 classificacions d’estoc 

Els estocs o mercaderies poden classificar-se de diferents maneres, en funció de les necessitats de cada negoci, companyia o empreses logístiques. Aquestes poden ser: 

1. ESTOC SEGONS LA SEVA FUNCIÓ 

• D’alerta. Serveix com a indicador que avisa per reposar amb previsió. 
• Especulatiu, estacional i de cicle. Són productes que serveixen per atendre la demanda dels clients. 
• Inactiu. Aquesta mercaderia que no es vendrà, per la qual cosa se sol eliminar per no ocupar espai innecessàriament ni perdre diners. 
• Mínim. Són les existències mínimes que es necessiten per atendre la demanda dels clients sense quedar-se a zero. 
• Màxim. És el límit d’existències màximes que pot suportar el magatzem sense tenir pèrdues ni col·lapsar l’emmagatzematge. 
• De seguretat. Aquí s’inclouen aquells productes dels quals es preveu que hi hagi una alta demanda o puguin suposar un retard en el que s’ha demanat. 
• Sobrant. Són aquells productes que s’han acumulat i ja no es venen. Solen posar-se en oferta per evitar acumulació d‘estocs. 
• En trànsit. Són les mercaderies que continuen estant presents en el procés de producció o comercialització.

2. ESTOC SEGONS ORGANITZACIÓ OPERATIVA 

• Òptim. Són les existències que ofereixen una màxima rendibilitat amb els costos d’emmagatzematge ja descomptats. 
• Zero. Vinculat al model de producció Just-in-Time (JIT). Aquest estoc només es produeix sota demanda, en funció del producte i quantitat concreta demanada. 
• Físic. És aquell nombre d’existències disponibles al magatzem en un moment concret. 
• Net. És el resultat de restar a l’estoc existent la demanda no satisfeta. 

•  Disponible: És el resultat de sumar a l’estoc existent les comandes en curs a proveïdors menys les comandes a clients. 

3. ESTOC SEGONS UN CRITERI 

Existen muchos criterios con lo que basar la clasificación en un almacén:

• Ubicació dels productes. 
• Data de caducitat o vida útil dels productes. 
• Disponibilitat dels productes. 
• Pes i volum dels productes. 

Models de gestió d’estocs 

JUST-IN-TIME (JIT)

Aquest model de gestió se centra en la demanda. Només es fabrica prèvia comanda, de manera que permet estalviar costos d’emmagatzematge, depreciació del producte… 

MODEL ABC

Aquest mètode de gestió es basa a agrupar les mercaderies per grup. Aquests grups quedaran establerts en funció de la demanda dels productes. 

1. Grup A: inclou els productes amb major demanda i amb major mobilitat dins del magatzem. Suposen el gruix de les vendes per ser el producte més sol·licitat. En conseqüència, hem de reservar per a ells un espai que permeti una agilitació en l’accés a ells. L’ideal és situar-los a les zones properes a la sortida de l’estoc i organitzar-los de la forma més accessible que es pugui. Amb això, aconseguirem reduir els costos de desplaçament dins del magatzem en fer que les mercaderies que més es mouen rendibilitzin els transports.
2. Grup B: són productes que tenen menys demanda que els anteriors i ocupen zones més retirades per ser més ocasional l’accés a elles. 
3. Grup C: són les que menys demanda tenen i poden suposar menys d’un 10% de la mateixa. Reservarem per a elles les zones més allunyades, per la qual cosa no patiran canvis i repercutiran el menys possible en el moviment de mercaderies. 

LIFO

El mètode LIFO rep el seu nom de les seves sigles en anglès. Vol dir last in first out. És a dir, l’últim a entrar és el primer a sortir. Sol emprar-se per optimitzar processos en què el canvi de mercaderies ha de ser ràpid a petició dels potencials clients. 

FIFO

El mètode FIFO ve de first in first out i sol usar-se per a productes de caràcter perible. Així, el primer que va entrar ha de ser el primer a sortir, precisament, per evitar la seva caducitat. Amb ell aconseguim un control perfecte del flux d’estoc i evitem la pèrdua de producte per temps excessius d’emmagatzematge. 

MODEL WILSON O EOQ

El Model Wilson o EOQ (Economic Order Quantity – Quantitat econòmica de comanda, en la seva traducció al castellà) serveix per optimitzar el volum de compra de qualsevol producte necessari, especificant quan cal realitzar una comanda a un proveïdor i en quina quantitat. 

• Q = quantitat òptima de comanda 
• D = demanda anual de la matèria primera en qüestió 
• K = cost de realitzar cada comanda 
• G = cost d’emmagatzematge d’una unitat al magatzem en una quantitat de temps determinat 

PROPORCIÓ 80/20

Es considera que el 80% dels beneficis d’un catàleg prové del 20% dels productes. Cal establir unes prioritats d’estoc i vigilància sobre certs productes en funció de la seva importància i ritme de vendes.

→ Més sobre – Eines Supply Chain Management que has de conèixer

Altres factors a tenir en compte en la gestió d’estoc

DECIDEIX QUANTA MECANITZACIÓ ÉS NECESSÀRIA 

La mecanització pot ser un factor clau a l’hora de gestionar un estoc correctament. En alguns casos, la mobilitat manual és la idònia; en d’altres, la màxima mecanització dels processos és la ideal. Hem d’escollir el mètode que més ens convingui per evitar factors com la llei de rendiments decreixents. Un excés de mecanització pot perjudicar factors com espai i potencials costos d’emmagatzematge o inversió. 
El mateix val si en lloc de sumar factors mecànics, sumem massa mà d’obra. L‘equilibri és fonamental a l’hora de gestionar l‘estoc. Si fos necessari, sospesar la introducció de màquines per transportar mercaderies, màquines embolcalladores, cintes transportadores o un sistema integral de check in i check out amb programari de control. 
Entre els programari utilitzats per a la gestió d‘estoc destaquen: 

• SAP. Permet controlar els recursos humans, productius, logístics, financers… Aquest sistema es relaciona amb els sistemes ERP (Planificació de Recursos Empresarials). 
• Excel. La infinitat de plantilles i taules programades mitjançant fórmules permet elaborar inventaris amb múltiples criteris que facilitin l’actualització de la mercaderia en temps real. 
• Altres programes gratuïts online i de pagament. Hi ha programaris que inclouen l’opció de registrar l’estoc de l’empresa i guardar-lo en “el núvol”. 

TRAÇABILITAT EXTERNA DELS ENVIAMENTS 

Un altre aspecte a considerar en la logística de qualsevol tipus de mercaderia és el sistema de traçabilitat externa en els enviaments. Actualment, és molt comú utilitzar el sistema RFID, identificadors per radiofreqüència. Són ideals per atrackejar els enviaments en temps real i així analitzar tot el recorregut. A més de ser un actiu per a l’empresa, permet als clients disposar d’informació detallada sobre la localització de la comanda. 

Les 6 millors pràctiques de gestió d’inventari 

Repassa les 6 millors pràctiques de gestió d’inventari per a una organització: 

CONEIX EL TEU INVENTARI 

En primer lloc, s’han de registrar tots els elements i procediments que formaran part de l’inventari. S’ha de conèixer i monitoritzar qualsevol dada. Aquesta informació t’ajudarà a prendre decisions de forma intel·ligent. 

CONFIGURA DE FORMA CONNECTADA EL MAGATZEM AMB ELS PUNTS DE VENDA 

Cal que el programari informàtic que sostingui la informació i els moviments dels punts de venda tinguin relació amb què l’actualització de l’estoc al magatzem. Si no aconsegueixes tenir aquesta informació actualitzada de forma precisa, no sabràs en quin estat està ni de quant material disposes. Per ordenar aquesta informació de forma correcta, ho pots fer per: referència, cost, categoria, fabricant, ubicació, documentació o per codi. Encara que pots utilitzar qualsevol criteri que et sigui útil. 

COMPTABILITZA QUANTITAT I COSTOS 

La comptabilitat de la gestió d’inventari no s’ha de limitar en el nombre total d’objectes que es posseeixen, sinó també en el cost d’aquests. Cal gestionar l’inventari segons el seu cost i els seus beneficis. Per a això, cal saber què és el que més es ven i el marge que produeix. Pots obtenir aquesta informació a través d’un programa de gestió de punt de venda que, automàticament, el comptabilitzarà. A més, també t’informarà sobre els productes i les marques que ofereixen més benefici, podràs conèixer els productes o serveis amb menor rendiment i gestionar de forma intel·ligent els descomptes. 

CENTRALITZA LA TEVA GESTIÓ D’INVENTARI EN UN SOL SISTEMA 

La centralització de l’inventari en un únic producte farà més eficient i productiu el treball per controlar-lo. Tot serà molt més fàcil i et permetrà fer, entre altres coses, registrar la informació, reduir els albarans i supervisar l’estoc. A més, també t’ajudarà a reduir el marge d’error i els desquadres. 

MONITORITZA LES VENDES 

Per no quedar-te sense mercaderies convé monitoritzar l’estoc, per saber en tot moment del que es disposa. Mesurar les vendes és una estratègia de creixement empresarial, per conèixer, a banda de l’inventari, el marge i el benefici final. A més, també ajuda a predir les necessitats de compra i assegurar–se que es puguin satisfer. 

GESTIONA PROMOCIONS PER TREURE LA MERCADERIA ANTIGA 

Pot treure partit la mercaderia antiga i la de fora de temporada gràcies a la bona gestió d’inventari. Tenir un bon control de l’estoc permet oferir promocions especials per eliminar el producte existent. L’inventari vell pot ser una oportunitat de venda. Si s’administra adequadament, es pot ajudar a facilitar el flux de compra. 

Aquests són els 6 passos que seguir per tenir controlada i al dia una bona gestió d’inventari d’una empresa. Per assegurar que l’inventari funciona i està en moviment constant, també es necessita la proactivitat dels agents implicats. És a dir, els responsables dels punts de venda i els de magatzem, han d’estar connectats per compartir la seva formació. I ho han de fer de forma eficient i efectiva. Per això es recomana un sistema de punt de venda centralitzat i connectat als serveis de l’empresa. 

Seguint aquestes indicacions de gestió d’inventari podràs mantenir al dia l’inventari d’una companyia. Per mantenir un bon flux d’estoc, satisfer les necessitats dels clients i mantenir a bon ritme els guanys de l’empresa.

Si vols saber més sobre aquesta àrea no et pots perdre el postgrau en Direcció d’Operacions de l’Euncet Business School.