Hoy en día, las empresas deben convivir con ingentes cantidades de datos e informaciones con las que tomar decisiones y marcar el rumbo del negocio. Ahora bien, esta tarea cada vez se vuelve más compleja y es en este contexto en el que surge la necesidad de contar con herramientas que faciliten el tratamiento de esa información.
En el siguiente artículo te contamos qué es SAP, para qué se utiliza y qué ventajas y desventajas ofrece.
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¿Qué significa SAP y qué es?
SAP es un sistema informático, cuya sigla es Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung, que en español significa “ Sistemas, aplicaciones y productos para el procesamiento de datos”.
Este nombre es fruto de la empresa multinacional alemana fundada en 1972 por ex empleados de IBM, que pasó de dar nombre a la compañía a hacer referencia a sus servicios de software o sistema ERP, que significa Sistema de Gestión Empresarial.
Ahora bien, ¿qué es exactamente SAP? Es una herramienta, aplicable a cualquier segmento empresarial, compuesta por módulos correspondientes a cada departamento de la empresa como son las ventas y distribución, recursos humanos… Este método ayuda a mejorar la eficiencia, el control y la gestión de los datos e informaciones empresariales.
Aunque estos módulos corresponden a departamentos diferentes de la empresa, SAP permite gestionarlos y aunarlos en un único sistema informático.
¿Para qué se utiliza?
Históricamente, los modelos de negocio tradicionales han descentralizado la gestión de los datos departamentales. Pero, tal y como hemos visto en el anterior punto, SAP sirve como base de datos central en la que cada persona autorizada puede acceder a un módulo instalado en cada uno de los equipos de la compañía. La función principal del programa SAP es proporcionar información. A partir de los datos introducidos, el programa los procesa y los transforma en información relevante para la toma de decisiones. Dicho de otra forma, su función consiste en organizar todas las acciones que forman parte del plan empresarial.
SAP es un sistema líder en software ERP que funciona, prácticamente, en todos los ámbitos de la gestión empresarial y sobre todo con los relacionados con la contabilidad, la logística, la producción, el inventario y los envíos.
Con el paso del tiempo, la empresa SAP ha ido sofisticando el software y cada vez es más amplia la lista de industrias que ya utilizan este tipo de servicios de gestión empresarial. Esta herramienta es utilizada tanto en sectores privados como públicos. Es perfecta porque permite tener una visión global de todos los sectores de la empresa de manera fácil, accesible y en tiempo real.
¿Cuáles son las características de SAP ERP?
SAP es un sistema de código abierto y modificable por los clientes mediante el lenguaje de programación ABAP. Es decir, es totalmente personalizable a las características y peculiaridades de cada empresa. Este lenguaje se caracteriza por ser programable en base a objetivos, no es un lenguaje complicado de utilizar, es apto para entornos multilenguaje y contiene elementos que permiten declarar datos, elementos de control interno, operativos y da acceso a base de datos.
Además de ser un sistema de código abierto y a medida, SAP también puede ser un software enlatado. Estos sistemas se comercializan a través de licencias de software y abarcan de forma más global las necesidades del mercado actual. Así pues, no van destinados a clientes concretos.
Otra de sus características es que SAP ERP es un sistema de gestión empresarial integral en el que todos los módulos trabajan conjuntamente para mejorar la eficiencia del funcionamiento del negocio. Todos están comunicados entre sí, por lo que ninguno funciona por separado. Esto permite disponer de información actualizada de cada departamento para tener así una visión global de la empresa.
Estos módulos permiten también conocer la rentabilidad de los productos de la compañía, gestionar la estructura comercial, el control de calidad, apoyar la planificación y ejecución de tareas de mantenimiento e instalaciones y equipos de la empresa, entre otras funciones.
¿Cuáles son los módulos funcionales del sistema SAP?
A continuación, te mostramos los diferentes módulos que forman parte del sistema SAP. Estas divisiones permiten a los clientes tener un mayor control de los diferentes sectores de la empresa a tiempo real y con la información actualizada:
- Human Resource Management (SAP HRM)
- Material Management (SAP MM)
- Financial Supply Chain Management (SAP FSCM)
- Production Planning (SAP PP)
- Sales and Distribution (SAP SD)
- Financial Accounting and Controlling (SAP FICO)
- Project System (SAP PS)
- Quality Management (SAP QM)
- Plan Maintenance (SAP PM)
Aunque existen muchos módulos, uno de los más importantes es el FI (Financial Accounting). Relacionado con el área financiera (FI) garantiza disponer en tiempo real de toda información relacionada con los procesos financieros y contables de la organización, ya que está hiperconectado con el resto de módulos que forman el sistema SAP ERP.
¿Qué es el ERP?
ERP hace referencia a las siglas Enterprise Resource Planning (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales). Este concepto va vinculado con SAP porque precisamente esta herramienta es un software ERP.
Este tipo de sistemas permiten a las empresas poder controlar los flujos de información generados por cada departamento, tal y como hemos ido desarrollando a lo largo de este artículo.
Este tipo de software empresarial integra todos los departamentos y cada vez es más solicitado por las empresas. Ayuda a los negocios en sus tareas de administración diarias, así como en la toma de decisiones mediante la automatización de algunos procesos.
Su buena implementación puede llevar a un aumento en la agilidad y un mayor control sobre lo que se hace, optimizando así los recursos con información a tiempo real.
Un ERP puede servir también para resolver problemas como para anticiparse a ellos y evitarlos si se hacen los análisis adecuados de los datos proporcionados por el ERP.
En cuanto a instalaciones, existen dos tipos:
- On premise (en local). El usuario controla los datos, ya que es él quien se encarga de su seguridad y actualización.
- Cloud (en la nube). No requiere de ninguna instalación, porque el software se encuentra disponible en internet. En este caso, el nivel de control de los datos no es el mismo que con el sistema en local. Pero, a diferencia del anterior, con la instalación cloud los clientes no deben preocuparse por el mantenimiento, la seguridad ni la actualización, ya que es gestionada por un equipo de soporte.
Saber más: Sistemas ERP: Qué son y su importancia en la cadena de suministro
Las ventajas y desventajas del SAP Business Intelligence
Aunque a lo largo del artículo ya se han ido detallando algunos de los beneficios del SAP Business Intelligence, a continuación te mostramos sus ventajas y desventajas:
Ventajas
- Permite acelerar los flujos de trabajo gracias a la automatización de los procesos y la comunicación entre departamentos.
- Mejora la eficiencia operativa.
- Optimiza la toma de decisiones gracias al análisis de datos de calidad.
- Una buena implementación puede reportar un aumento en los beneficios.
- Ayuda a gestionar negocios, independientemente de su tamaño, para ser rentables.
- Permite a los negocios adaptarse continuamente y crecer de manera sostenible.
- Permite comprender y responder mejor a los clientes, mejorando así sus experiencias.
- Permite diseñar de una manera más eficaz toda la cadena de valor.
- Se puede usar para crear pronósticos y evitar así futuros problemas o situaciones de riesgo para la viabilidad del negocio.
- Ayuda a los clientes a vincular datos operativos de los procesos de negocio con datos de experiencia sobre factores emocionales.
- Elimina la información desintegrada.
- Permite una mayor escalabilidad gracias a la opción de poder agregar nuevas funciones al sistema según las necesidades de los clientes.
Desventajas
- Puede resultar un software de difícil empleo para los trabajadores. Requiere de cierta formación para poder exprimir al máximo las opciones que ofrece.
- Su implementación puede ser un proceso lento. Es un software de gran tamaño que contiene muchos sectores de gestión del negocio, los cuales se van agregando de forma progresiva a la base de datos.
- Su instalación y funcionamiento requiere de equipos potentes, por lo que su implementación supone un alto coste que no todas las organizaciones pueden soportar.
- Requiere de actualizaciones constantes para optimizar al máximo sus prestaciones.
- Personal cualificado capaz de utilizarlo correctamente. Puede comportar un gasto de personal, ya que su mantenimiento debe ser realizado por profesionales IT.
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