Avui dia, les empreses han de conviure amb ingents quantitats de dades i informacions amb les quals prendre decisions i marcar el rumb del negoci. Ara bé, aquesta tasca cada vegada es torna més complexa i és en aquest context en què sorgeix la necessitat de comptar amb eines que facilitin el tractament d’ aquesta informació.  

En el següent article, t’expliquem què és SAP, per a què s’utilitza i quins avantatges i desavantatges ofereix.  

Què significa SAP i què és?  

SAP és un sistema informàtic, la sigla del qual és Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung, que en espanyol significa “Sistemas, aplicacions i productes per al processament de dades”.  

Aquest nom és fruit de l’empresa multinacional alemanya fundada el 1972 per ex empleats d’IBM, que va passar de donar nom a la companyia a fer referència als seus serveis de programari o sistema ERP, que significa Sistema de Gestió Empresarial. 

 Ara bé, què és exactament SAP? És una eina, aplicable a qualsevol segment empresarial, càlid per mòduls corresponents a cada  departament  de l’empresa com són les vendes i distribució, recursos humans… Aquest mètode ajuda a millorar l’ eficiència, el control i la gestió de les dades i informacions empresarials.    

Tot i que aquests mòduls corresponen a departaments diferents de l’empresa, SAP permet gestionar-los i conjuminar-los en un únic sistema informàtic. 

Per a què s’utilitza? 

Històricament, els models de negoci tradicionals han descentralitzat la gestió de les dades departamentals. Però, tal com hem vist en l’anterior punt, SAP serveix com a base de dades central en la qual cada persona autoritzada pot accedir a un mòdul instal·lat en cadascun dels equips de la companyia. La funció principal del programa SAP és proporcionar informació. A partir de les dades introduïdes, el programa les processa i les transforma en informació rellevant per a la presa de decisions. Dit d’ una altra manera, la seva funció consisteix a organitzar totes les accions que formen part del pla empresarial.   

SAP és un sistema líder en programari ERP que funciona, pràcticament, en tots els àmbits de la gestió empresarial i sobretot  amb els relacionats amb la comptabilitat, la logística, la producció, l’inventari i els enviaments.   

Amb el pas del temps, l’empresa SAP ha anat sofisticant el programari i cada vegada és més àmplia la llista d’indústries que ja utilitzen aquest tipus de serveis de gestió  empresarial. Aquesta eina és utilitzada tant en sectors privats com públics. És perfecta   perquè permet tenir una visió  global de tots els sectors de l’empresa de manera fàcil, accessible i en temps real.  

Quines són les característiques de SAP ERP? 

SAP és un sistema de codi obert i modificable pels clients mitjançant el llenguatge de programació ABAP. És a dir, és totalment personalitzable a les característiques i peculiaritats de cada empresa. Aquest llenguatge es caracteritza per ser programable en base a objectius, no és un llenguatge complicat d’ utilitzar, és apte per a entorns multillenguatge i conté elements que permeten declarar dades, elements de control intern, operatius i dóna accés a base de dades.   

A més de ser un sistema de codi absurd i a mida, SAP també pot ser un programari enllatat. Aquests sistemes es comercialitzen a través de llicències de programari i abasten de forma més global les necessitats del mercat actual. Així doncs, no van destinats a clients concrets.  

Una altra de les seves característiques és que SAP ERP és un sistema de gestió empresarial integral en el qual tots els mòduls treballen conjuntament per millorar l’eficiència del funcionament del negoci. Tots estan comunicats entre si, per la qual cosa cap funciona per separat. Això permet disposar d’informació actualitzada de cada departament per tenir així una visió global de l’empresa.   

Aquests mòduls permeten també conèixer la rendibilitat dels productes de la companyia, gestionar l’estructura comercial, el control de qualitat, donar suport a la planificació i execució de tasques de manteniment i instal·lacions i equips de l’empresa, entre altres funcions. 

Quins són els mòduls funcionals del sistema SAP? 

A continuació, et mostrem els diferents mòduls que formen part del sistema SAP.  Aquestes divisions permeten als clients tenir un major control dels diferents sectors de l’empresa a temps real i amb la informació actualitzada:   

1. Gestió de Recursos Humans (SAP HRM) 
2. Gestió de materials (SAP MM) 
3. Gestió de  la cadena de subministrament financera (SAP FSCM) 
4.  Planificació de la Producció (SAP PP) 
5. Vendes i distribució (SAP SD) 
6.  Comptabilitat i control financers (SAP FICO) 
7. Sistema de projectes (SAP PS) 
8.  Gestió de la qualitat (SAP QM) 
9.  Manteniment del pla  (SAP PM)

Tot i que hi ha molts mites, un dels més importants és el FI (Financial Accounting). Relacionat amb l’àrea financera (FI) garanteix disposar en temps real de tota informació relacionada amb els processos financers i comptables de l’organització, ja que està hiperconnectat amb la resta de mòduls que formen el sistema SAP ERP.  

Què és l’ERP? 

ERP fa referència a les sigles Enterprise Resource Planning (Sistema de Planificació de Recursos Empresarials). Aquest concepte va vinculat amb SAP perquè precisament aquesta eina és un programari ERP.   

Aquest tipus de sistemes permeten a les empreses poder controlar els fluxos d’informació generats per cada departament, tal com hem anat desenvolupant al llarg d’ aquest article.   

Aquest tipus de programari empresarial integra tots els departaments i cada vegada és més sol·licitat per les empreses. Ajuda als negocis en les seves tasques d’administració diàries, així com en la presa de decisions mitjançant l’automatització d’alguns processos.   

La seva bona implementació pot portar a un augment en l’agilitat i un major control sobre el que es fa, optimitzant així els recursos amb informació a temps real.   

Un ERP pot servir també per resoldre problemes com per anticipar-s’hi i evitar-les si es fan les  anàlisis adequades de les dades proporcionades per l’ERP.  

Pel que fa a instal·lacions, n’hi ha dos tipus:  

1. On premise (en local). L’usuari controla les dades, ja que és ell qui s’encarrega  de la seva seguretat i actualització. 
2. Cloud (al núvol). No requereix de cap instal·lació, ja que el programari es troba disponible a internet. En aquest cas, el nivell de control de les dades no és el mateix que amb el sistema en local. Però, a diferència de l’anterior, amb la instal·lació cloud els clients no s’han de preocupar pel manteniment, la seguretat n i l’actualització, ja que és gestionada per un equip de suport.  

Saber més: Sistemes ERP: Què són i la seva importància en la cadena de subministrament 

Els avantatges i desavantatges del SAP Business Intelligence 

Tot i que al llarg  de l’article ja s’han anat detallant alguns dels beneficis del SAP Business Intelligence, a continuació et mostrem els seus avantatges i desavantatges:   

Avantatges  

• Permet accelerar els fluxos de treball gràcies a l’automatització dels processos  i la comunicació entre departaments. 
• Millora l’eficiència operativa. 
• Optimitza la presa de decisions gràcies a l’anàlisi de dades de qualitat. 
• Una bona implementació pot reportar un augment en els beneficis. 
• Ajuda a gestionar negocis, independentment de la seva mida, per ser rendibles. 
• Permet als negocis adaptar-se contínuament i créixer de manera sostenible. 
• Permet comprendre i respondre millor als clients, millorant així les seves experiències.  
• Permet dissenyar d’ una manera més eficaç tota la cadena de valor. 
• Es pot fer servir per crear pronòstics i evitar així futurs problemes o situacions de risc per a la viabilitat del negoci. 
• Ajuda els clients a vincular dades operatives dels processos de negoci amb dades d’experiència sobre factors emocionals.  
• Elimina la informació desintegrada. 
• Permet una major escalabilitat gràcies a l’opció de poder agregar noves funcions al sistema segons les necessitats dels clients.  

Desavantatges  

• Pot resultar un programari de difícil ús per als treballadors. Requereix de certa formació per poder exprimir al màxim les opcions que ofereix.  
• La seva implementació pot ser un procés lent. És un programari de gran grandària que conté molts sectors de gestió del negoci, els quals es van agregant de forma progressiva a la base de dades.  
• La seva instal·lació i funcionament requereix d’equips potents, per la qual cosa la seva implementació suposa un alt cost que no totes les organitzacions poden suportar. 
• Revol d’actualitzacions constants per optimitzar al màxim les seves prestacions.  
• Personal qualificat capaç d’ utilitzar-lo correctament. Pot comportar una despesa de personal, ja que el seu manteniment ha de ser realitzat per professionals IT. 

Aprèn a integrar aquests programaris a la teva empresa i centralitza la informació per prendre les decisions correctes en els moments complicats. Descobreix més en el postgrau a Supply Chain Management de l’Euncet Business School.