Com fer una gestió eficient d’estoc i magatzems

Si has arribat fins aquí és perquè vols saber com fer una gestió eficient de l’estoc i magatzems de l’empresa. I és que, una correcta gestió de l‘estoc i de l’inventari és una de les tasques més importants per aconseguir un funcionament eficient en el departament de logística de qualsevol empresa. 

Ara bé, per a què serveix el control d’estoc? En què consisteix el Sistema de Gestió de Magatzems? Com es pot administrar la gestió d‘estoc i la gestió de l’inventari de forma eficient? 

Què significa la gestió d‘estoc i de magatzems? 

Abans de parlar sobre el control d‘estoc i de magatzems és important entendre a què ens referim quan diem estoc. La Reial Acadèmia Espanyola de la Llengua (RAE) estableix el terme anglès  com a existències i el defineix com a mercaderies guardades en un magatzem.  

El control d‘estoc pot ser un dels factors més determinants per a qualsevol comerç o empresa distribuïdora.  

És fonamental conèixer el nivell d’inventari i monitoritzar-hi el desenvolupament. Per a això, s’ha de planificar, organitzar i supervisar totes les mercaderies de què disposa l’empresa en el seu magatzem, és a dir, controlar el flux de les mercaderies que entren i que surten. 

Encara que sembli una cosa senzilla, aquest procés d’emmagatzematge de productes és molt més complex, ja que inclou tant les primeres matèries com els productes acabats.  

A l’hora de gestionar el nivell d’estoc d’un magatzem i una empresa hem de tractar d‘ajustar al màxim temps i rendiment. Això s’aconsegueix mitjançant una correcta organització de les existències i l’espai.  

És important ser conscients que l’estoc disponible és un actiu tangible i quantificable i requereix d’inversió. En aquest punt trobem el Sistema de Gestió de Magatzems (SGA), que permetrà aplicar un model d’administració de magatzems segons les necessitats logístiques de la companyia. Si no s’aplica un sistema de gestió i organització podria donar lloc a trencaments d‘estoc i sobrestock i, en conseqüència, descontrol i pèrdues.  

Estoc econòmic o administratiu 

L‘estoc econòmic o administratiu és el conjunt de productes o materials, propietat de l’empresa, que poden estar tant en magatzems com en trànsit, en procés de fabricació, així com en exposició per a la venda o destinats al propi consum. 

Estoc físic

L‘estoc físic és el producte, o conjunt de productes, propietat de l’empresa, i que estan emmagatzemats. Requereix d’un procés logístic. 

→ Més sobre Fluxes logístics 

Diferències entre gestió de magatzem i gestió d‘estoc 

Ara que ja sabem a què ens referim quan diem estoc, hem de conèixer què és exactament un magatzem.  

A diferència de l’estoc o mercaderia, un magatzem es refereix a un espai ampli que serveix com a dipòsit i que està construït en formigó i té prestatgeries, gòndoles i maquinària (grues i carretons elevats). Els magatzems exigeixen una estructura física, tot i que també hi ha l’opció d’emmagatzemar a l’aire lliure.  

Entre les principals diferències destaca el nivell de complexitat de cadascú. La gestió de magatzems se centra en el cicle operacional i els fluxos logístics. En canvi, l’estoc implica altres qüestions com l’administració, l’inventari, proveïdors… 

Quins són els objectius de la gestió d‘estoc i de magatzems? 

Com en qualsevol departament, és fonamental disposar de les eines necessàries per poder gestionar i administrar el flux de treball que redueixen el risc. Ara bé, què passa quan es té un catàleg de productes extens?  

En el cas dels departaments logístics de preparació de comandes, els productes o mercaderies són la peça clau del seu dia a dia. És important ser conscients del paper que juga dissenyar i implementar una gestió d‘estoc eficient.  

Entre els seus principals objectius destaquen:  

• Establir un inventari suficient per evitar la manca de matèries primeres o altres subministraments.  
• Minimitzar la inversió en estocs per reduir i optimitzar al màxim els costos d’emmagatzematge. 
• Conèixer el volum òptim de comandes per establir un equilibri entre el nivell d’existències mínim i les necessitats de la companyia.  
• Implementar un sistema de comunicació que permeti notificar i reportar entre les seccions implicades (departament de compres, comptabilitat…) informes sobre inventaris i valor d’existències.  

Principals tipus d‘estocs 

Existeixen molts tipus d‘estoc: 

• Primeres matèries. Són tots aquells productes que serveixen per a la fabricació. Es guarden als magatzems per utilitzar-se durant la producció.
• Productes semiaca acabats. Producció que estan a l’espera de continuar amb la següent fase del procés de fabricació.
• Productes acabats. Són el resultat del procés productiu que està llest per posar-se a la venda. 
• Béns d’equip i recanvis. Aquests productes són peces de substitució que seran utilitzades quan la maquinaria de producció es deteriori.
• Productes defectuosos o obsolets. Com el seu nom indica, són productes defectuosos per fabricació o que ja han quedat antiquats. 
• Residus. Són deixalles que es generen en el procés productiu i que es poden aprofitar en certa manera.

3 classificacions d‘estoc  

Els estocs o mercaderies poden classificar-se de diferents maneres, en funció de les necessitats de cada negoci, companyia o empreses logístiques. Aquestes poden ser: 

1 – ESTOC SEGONS LA SEVA FUNCIÓ 

• D’alerta. Serveix com a indicador que avisa per reposar amb previsió.  
• Especulatiu, estacional i de cicle. Són productes que serveixen per atendre la demanda dels clients.  
• Inactiu. Aquesta mercaderia que no es vendrà, per la qual cosa se sol eliminar per no ocupar espai innecessàriament ni perdre diners.  
• Mínim. Són les existències mínimes que es necessiten per atendre la demanda dels clients sense quedar-se a zero.  
• Màxim. És el límit d’existències màximes que pot suportar el magatzem sense tenir pèrdues ni col·lapsar l’emmagatzematge.  
• De seguretat. Aquí s’inclouen aquells productes dels quals es preveu que hi hagi una alta demanda o puguin suposar un retard en el que s’ha demanat.  
• Sobrant. Són aquells productes que s’han acumulat i ja no es venen. Solen posar-se en oferta per evitar acumulació d‘estocs.  
• En trànsit. Són les mercaderies que continuen estant presents en el procés de producció o comercialització.  

2 – ESTOC SEGONS ORGANITZACIÓ OPERATIVA 

• Òptim. Són les existències que ofereixen una màxima rendibilitat amb els costos d’emmagatzematge ja descomptats.  
• Zero. Vinculat al model de producció Just-in-Time (JIT). Aquest estoc només es produeix sota demanda, en funció del producte i quantitat concreta demanada. 
• Físic. És aquell nombre d’existències disponibles al magatzem en un moment concret.  
• Net. És el resultat de restar a l’estoc existent la demanda no satisfeta.  

• Disponible. És el resultat de sumar a l‘estoc existent les comandes en curs a proveïdors menys les comandes a clients.  

3 – ESTOC SEGONS UN CRITERI 

Hi ha molts criteris amb la qual cosa basar la classificació en un magatzem: 

• Ubicació dels productes.
• Data de caducitat o vida útil dels productes.
• Disponibilitat dels productes.
• Pes i volum dels productes.  

→ Més sobre Consells per la gestió de magatzems

Models de gestió d‘estocs 

Just-in-time (JIT)

Aquest model de gestió se centra en la demanda. Només es fabrica prèvia comanda, de manera que permet estalviar costos d’emmagatzematge, depreciació del producte… 

Model ABC

Aquest mètode de gestió es basa a agrupar les mercaderies per grup. Aquests grups quedaran establerts en funció de la demanda dels productes. 

1. Grup A: inclou els productes amb major demanda i amb major mobilitat dins del magatzem. Suposen el gruix de les vendes per ser el producte més sol·licitat. En conseqüència, hem de reservar per a ells un espai que permeti una agilitació en l’accés a ells. L’ideal és situar-los a les zones properes a la sortida de l’estoc i organitzar-los de la forma més accessible que es pugui. Amb això, aconseguirem reduir els costos de desplaçament dins del magatzem en fer que les mercaderies que més es mouen rendibilitzin els transports. 
2. Grup B: són productes que tenen menys demanda que els anteriors i ocuparan zones més retirades per ser més ocasional l’accés a elles. 
3. Grup C: són les que menys demanda tenen i poden suposar menys d’un 10% de la mateixa. Reservarem per a elles les zones més allunyades per la qual cosa no patiran canvis i repercutiran el menys possible en el moviment de mercaderies. 

LIFO

El mètode LIFO rep el seu nom de les seves sigles en anglès. Vol dir last in first out. És a dir, l’últim a entrar és el primer a sortir. Sol emprar-se per optimitzar processos en què el canvi de mercaderies ha de ser ràpid a petició dels potencials clients. 

FIFO

El mètode FIFO ve de first in first out i sol emprar-se per a productes de caràcter perible. Així, el primer que va entrar ha de ser el primer a sortir, precisament, per evitar la seva caducitat. Amb ell aconseguim un control perfecte del flux d’estoc i evitem la pèrdua de producte per temps excessius d’emmagatzematge. 

Model Wilson o EOQ

El Model Wilson o EOQ (Economic Order Quantity – Quantitat econòmica de comanda, en la seva traducció al castellà) serveix per optimitzar el volum de compra de qualsevol producte necessari, especificant quan cal realitzar una comanda a un proveïdor i en quina quantitat. 

• Q = quantitat òptima de comanda 
• D = demanda anual de la matèria primera en qüestió 
• K = cost de realitzar cada comanda 
• G = cost d’emmagatzematge d’una unitat al magatzem en una quantitat de temps determinat 

Proporció 80/20

Es considera que el 80% dels beneficis d’un catàleg prové del 20% dels productes. Cal establir unes prioritats d‘estoc i vigilància sobre certs productes en funció de la seva importància i ritme de vendes. 

→ Més sobre Eines Supply Chain Management que has de conèixer

Altres factors a tenir en compte en la gestió d‘estoc  

DECIDEIX QUANTA MECANITZACIÓ ÉS NECESSÀRIA 

La mecanització pot ser un factor clau a l’hora de gestionar un estoc correctament. En alguns casos la mobilitat manual és la idònia; en d’altres, la màxima mecanització dels processos és la ideal. Hem d’escollir el mètode que més ens convingui per evitar factors com la llei de rendiments decreixents. Un excés de mecanització pot perjudicar factors com espai i potencials costos d’emmagatzematge o inversió. 

El mateix val si en lloc de sumar factors mecànics, sumem massa mà d’obra. L‘equilibri és fonamental a l’hora de gestionar l‘estoc. Si fos necessari, sospesa la introducció de màquines per transportar mercaderies, màquines embolcalladores, cintes transportadores o un sistema integral de check in i check out amb programari de control. 

Entre els programaris utilitzats per a la gestió d‘estoc destaquen: 

• SAP. Permet controlar els recursos humans, els logístics, els financers… Aquest sistema es relaciona amb els sistemes ERP (Planificació de Recursos Empresarials). 
• Excel. La infinitat de plantilles i taules programades mitjançant fórmules permet elaborar inventaris amb múltiples criteris que facilitin l’actualització de la mercaderia en temps real.  
• Altres programes gratuïts online i de pagament. Hi ha programaris que inclouen l’opció de registrar l‘estoc de l’empresa i guardar-lo en “el núvol”.  

→ Més sobre Les 6 millors pràctiques d’inventari 

TRAÇABILITAT EXTERNA DELS ENVIAMENTS 

Un altre aspecte a considerar en la logística de qualsevol tipus de mercaderia és el sistema de traçabilitat externa en els enviaments. Actualment, és molt comú utilitzar el sistema RFID, identificadors per radiofreqüència. Són ideals per fer el seguiment dels enviaments en temps real i així analitzar tot el recorregut. A més de ser un actiu per a l’empresa, permet als clients disposar d’informació detallada sobre la localització de la comanda.  

Un supply chain management ha de coordinar

Una de les funcions més importants que ha de dur a terme un professional del supply chain management és coordinar tots els processos possibles. En la gestió d’un estoc correctament, també inclou altres clients amb els quals ens involucrarem. Per això, implementa la comunicació per aconseguir optimitzar al màxim el procés. Pot ajudar-te a portar un control molt més eficient de tots els factors esmentats.  

Ara que ja has vist els models d’organització més populars entre els departaments logístics descobreix més consells i estratègies per a un control d‘estoc i magatzems eficient amb el postgrau a Supply Chain Managament de l‘Euncet Business School. Dissenya la cadena de subministrament referent en temps i rendiment!