Emprendre un nou projecte en l’àmbit empresarial pot ser tot un repte, però això no evita que la figura del Project Manager estigui cada vegada més sol·licitada en el mercat laboral i que els futurs professionals s’interessin per conèixer les eines de gestió de projectes més utilitzades en els processos productius de les companyies.
En aquest article de l’escola de negocis Euncet Business School descobriràs algunes de les més comunes i coneixeràs els avantatges i desavantatges que cadascuna d’elles ofereix en el procés productiu. La decisió de quina aplicar al teu futur negoci és tota teva!
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Entorn VUCA i els reptes del Project Management
La complexitat tecnològica existent en la societat actual, en la qual els canvis cada vegada són més grans, ràpids i complexos, provoca que visquem en un entorn VUCA (complex, volàtil, ambigu i incert). En aquest, és vital el desenvolupament de productes i serveis que donin resposta a les noves necessitats.
El Traditional Project Management, amb els seus diagrames de Gantt eterns, la seva planificació a llarg termini i els seus habituals incompliments d’objectius financers, ja ha quedat totalment desfasat. Una multinacional que triga 2 anys a treure un producte innovador en el seu sector suposa tenir un time-to-market inacceptable. La seva competència més àgil va treure el mateix producte innovador en 6 mesos i ja l’ha posicionat i ha obtingut una quota de mercat avantatjosa.
El Project Manager d’avui ja no sols és un mer gestor de projectes que assegura el compliment de les fites i les fases, sinó que també juga un important rol com a conseller i assessor. Tal és la seva importància en les empreses que és ara una peça essencial en el funcionament dels processos i el desenvolupament de productes i serveis.
Descobreix més sobre la figura del Project Manager: Què és un Project Manager? Competències i salari.
Metodologia Scrum
La metodologia Scrum és un marc de treball que alinea a totes les persones que formen part d’un projecte amb l’objectiu de fomentar el treball productiu de manera àgil i ràpida. Es tracta d’una tècnica creada per l’autor Jeff Shuterland que treballa amb el cicle de vida iteratiu i incremental per a facilitar l’agilitat empresarial i la productivitat.
Amb aquest metodologia , els lliuraments es realitzen de manera parcial (a través del que anomenem sprint) i amb lliuraments regulars del producte final. Es tracta d’una de les eines de gestió de tasques i projectes que més ajuden a reduir els riscos que puguin sorgir durant el desenvolupament del producte gràcies als resultats, que s’obtenen de manera immediata, fent possible una adaptació a les prioritats del client a cada moment.
Així doncs, la metodologia Scrum es caracteritza per la innovació, la flexibilitat, la competitivitat i la productivitat del treball en equip.
Avantatges de la metodologia Scrum
Aquesta manera de treballar té una sèrie de beneficis en el funcionament de les companyies. D’una banda, aplica les bones pràctiques del treball col·laboratiu als projectes complexos i permet la correcció periòdica d’errors.
A través de les reunions periòdiques es fomenta la comunicació i la transparència en el procés de desenvolupament del projecte. A més, els requisits i les solucions evolucionen i s’adapten als riscos o problemes que poden sorgir durant la creació del producte.
Desavantatges de la metodologia Scrum
No obstant això, aquesta tècnica també presenta uns certs inconvenients. Entre ells es troba el fet que només funciona amb equips reduïts que tinguin objectius concrets. També implica una clara divisió del treball per a cada etapa del projecte i una llista de tasques amb definicions específiques. Paral·lelament, els integrants de l’equip Scrum han de comptar amb una alta qualificació o formació.
Metodologia Agile
Per la seva part, la metodologia Agile és una tècnica que agafa protagonisme en l’actual context de transformació digital 4.0, en el qual ja no té tant de sentit planificar projectes empresarials durant llargs períodes de temps de 6 mesos o més. Es basa en cicles de treball curts i té com a finalitat que el lliurament del projecte sigui el més eficient possible.
Per al funcionament d’aquesta classe d’eines de gestió de projectes i tasques, és necessari que el client i els stakeholders detectin una necessitat o objectiu. Una vegada realitzat aquest pas, el projecte es separa en conjunts de tasques que poden ser resoltes en entre 2 i 4 setmanes.
Empreses de tot el món ja han incorporat les metodologies àgils en la gestió dels seus projectes. En fer-ho han guanyat flexibilitat, competitivitat, clients i equips més satisfets. Ha estat un dels passos imprescindibles que han realitzat en el seu procés de transformació digital a la Quarta Revolució Industrial en la qual estem immersos.
Avantatges de la metodologia Agile
Aquesta manera de treballar potència les capacitats dels integrants dels equips, motivant-los i potenciant la seva alta implicació i rendiment en els projectes. La metodologia Agile incentiva el treball col·laboratiu i promou la flexibilitat, crucial en l’adaptació al canvi.
A través d’aquest marc de treball s’aconsegueix una constant gestió del coneixement i se centralitza la comunicació del projecte, tornant-la més fluida. Accelerant els processos de negoci, es redueix l’estafi-to-market i es produeix en menys temps i amb una major qualitat. Finalment, però no menys important, s’involucra al client des del principi perquè pugui donar un feedback directe de cada lliurable.
Desavantatges de la metodologia Agile
No obstant això, hem de tenir en compte que la velocitat dels processos requerida en aquesta classe de metodologies genera una llibertat i independència que no sempre té un efecte positiu en els equips, que poden acabar desviant-se dels objectius al no comptar amb una visió clara des del principi.
A més, en alguns casos l’estil de lliurament incremental pot perjudicar la dinàmica dels membres de l’equip, que no disposen de les eines necessàries per a calcular el cost, el temps o els recursos que empraran amb precisió.
Metodologia Lean Startup
Una altra de les tècniques més populars, especialment a l’hora de començar des de zero un nou projecte d’emprenedoria, és la metodologia Lean Startup. Aquest mètode, dissenyat per l’empresari estatunidenc Eric Ries el 2011, està basat en les teories de Lean Manufacturing de Toyota.
La filosofia d’aquesta mena d’eines de gestió de projectes consisteix a enfocar-se en processos productius tenint com a màxima prioritat les necessitats canviants dels consumidors durant el procés de producció i maduració del producte o servei llançat, així com l’eliminació de qualsevol sobrecost.
El model Lean basa l’èxit del seu procés en tres pilars fonamentals: construir, mesurar i aprendre.
- Idear, construir i experimentar. Com el Producte Mínim Viable serà clau en el llançament del producte final.
L’agilitat (mètode Agile) en aquest procés serà clau per a mostrar el producte al client al més aviat possible i que aquest, al mateix temps, satisfaci les seves necessitats.
- Mesurar dades i analitzar resultats. Com en tot pla o procés, les eines o mètodes de mesurament han de ser fiables i eficaços.
Aquesta anàlisi, a més de fer-se a nivell intern com a empresa, també ha de fer-se sobre la base de les necessitats dels clients.
- Aprendre del feedback del client (Customer Development)
Finalment, l’aprenentatge validat, basat en la metodologia Customer Development (crear el client abans que la solució), permet a la companyia millorar i adaptar el PMV a les canviants necessitats del mercat gràcies al constant feedback amb els consumidors.
Avantatges de la metodologia Lean Startup
La metodologia Lean Startup lliura valor sobre la base de les necessitats canviants dels clients, millorant el servei i la satisfacció. La millora contínua resulta en un creixement més optimitzat i redueix en gran manera els riscos i despeses de llançament del producte final.
Permet una gran agilitat, una alta qualitat i un baix cost, i a més aconsegueix fomentar la responsabilitat i el lideratge compartit en els equips. En la metodologia Lean Startup, el mercat guia l’estratègia, la qual cosa permet invertir menys recursos en les fases d’aprenentatge i testatge i redueix les activitats o processos que no aportin valor.
Desavantatges de la metodologia Lean Startup
Això no obstant, existeix una altra cara de la moneda en el funcionament d’aquesta metodologia. Pot arribar a produir un desproveïment ocasional de producte, així com un cert distanciament entre empleats i directius, perquè pot significar un canvi massa disruptiu per a aquells treballadors que estan còmodes conservant l’statu quo.
Software de gestió de projectes
Saps què és realment un software de gestió de projectes i quins són els seus beneficis i potencialitats per al teu negoci?
Aquestes eines et permeten organitzar les tasques i ajudar als equips, i poden marcar la diferència competitiva per a les empreses si són utilitzades eficientment.
Segons una estadística de Project.co, el 95% de les persones sent que tenir una llista de gestió de projectes i tasques per a fer cada dia és bo per a la seva salut mental, i el 96% de les persones sent que les fa més eficients i productives. Què vol dir això? És crucial implementar sistemes de gestió de tasques en els quals es potenciï la comunicació i l’accessibilitat a la informació entre tots els integrants de l’equip.
Mitjançant programari de gestió es pot organitzar, centralitzar, programar i assignar les tasques i activitats que componen un projecte segons la seva prioritat. Això permet agilitzar els processos i assegurar que els col·laboradors involucrats siguin capaços de complir amb els objectius marcats en cada etapa, sentint-se així realitzats, a més de minimitzar riscos i optimitzar el temps, els diners i els recursos humans.
Algunes de les eines de software més utilitzades són les següents:
ASANA
És possiblement una de les més populars a tot el món. Aquesta eina simple permet gestionar projectes de manera àgil. És present en 192 països i la seva interfície és molt amigable per a qualsevol usuari. Permet visualitzar taulers, cronogrames i llistes.
Un altre dels seus avantatges és que permet personalitzar plantilles i automatitzar-les per a futurs projectes. Encara que és d’ús gratuït, compta amb una versió de pagament amb la qual es poden personalitzar camps de projectes i gestionar treballs amb més de 15 empleats. Es pot aconseguir a partir de 10,99 euros.
JIRA SOFTWARE
Aquest gestor d’incidències i errors és una eina enfocada a la gestió de projectes del sector del programari. Així i tot, és aplicable a qualsevol mena de negoci. És una altra eina per a gestionar els processos àgils i entre els seus avantatges ofereix informes i anàlisis, roadmaps, aplicació de mòbil integrada, backlogs de projectes i la personalització dels fluxos de treball. Ofereix tant una modalitat gratuïta com una de pagament.
MICROSOFT PROJECT
MS Project o Microsoft Project és una altra de les eines més utilitzades. Llançada en 1988 i perfeccionada amb el pas del temps, aquest programari permet tenir una visió global de la proposta i agilitza la presa de decisions. Té una interfície amigable i ofereix múltiples opcions de col·laboració entre els integrants dels projectes, encara que el seu principal inconvenient és que no és un programari multiplataforma, és a dir, només funciona amb Microsoft.
MONDAY
Encara que la seva versió gratuïta estigui una mica limitada, Monday és una de les plataformes de gestió i seguiment de tasques més potents del mercat. El seu fàcil accés, el monitoratge de l’equip i la seva fàcil integració amb altres eines permet optimitzar el treball col·laboratiu amb la resta de membres de l’equip. A més, ofereix plantilles de dashboards segons l’àrea de negoci i necessitats específiques de cada client.
SLACK
Aquesta eina és perfecta per a millorar la comunicació entre els col·laboradors de l’equip. És un programari gratuït, compatible amb altres aplicacions i compta amb una interfície amigable. Com en la majoria dels casos esmentats, ofereix una versió gratuïta i una de pagament amb la qual les funcionalitats i potencialitats de l’eina augmenten.
Forma’t com Project Manager
Si vols saber encara més sobre com pots fer realitat les teves idees amb una gestió àgil i òptima i t’agradaria conèixer en profunditat més eines de gestió de projectes en qualsevol sector, et convidem a descobrir el Postgrau en Direcció de Projectes de l’Euncet Business School.
