Cada vegada és més freqüent que les empreses demandin figures com la del Project Manager o gestor de projectes. En els últims anys, s’ha popularitzat, però aquesta professió porta més de 70 anys existint. A què es deu el seu auge? Per poder entendre la importància del project manager a les empreses cal entendre els factors que estan impactant en la seva rellevància dins de les organitzacions. 

Entorns VUCA i avenços tecnològics, els reptes del project management 

Una de les principals raons de l’alt nombre de projectes que tenen els negocis ha estat la complexitat tecnològica que està caracteritzant la societat actual. Els canvis cada vegada són més grans, ràpids i complexos. Vivim en un entorn VUCA i això provoca que es necessitin desenvolupar productes i serveis que donin resposta a aquests nous entorns àgilment.
Ara, el Project Manager ja no només és un gestor de projectes que assegura el compliment de les fites i fases, sinó que a més juga un rol de conseller i assessor. 

És tal la importància del Project Manager per a les empreses que s’ha tornat una peça experta en el coneixement de processos, productes i serveis i un especialista a alinear el projecte amb el pla estratègic de les companyies. 

Et pot interessar: La transformació digital en temps de crisi: el repte del Project Manager

Com ha impactat la volatilitat i inestabilitat en les empreses? 

La tecnologia ha envaït les nostres vides i amb elles les possibilitats de desenvolupament. En l’últim any, després de la pandèmia, ha sorgit la necessitat de digitalitzar els sectors per a la supervivència dels negocis. S’ha passat d’una opció a una obligació si es vol sobreviure al mercat.
Ha suposat un gran esforç perquè tots els sectors siguin capaços d’adaptar-se a les noves necessitats a través de la transformació digital dels seus productes i serveis. S’han hagut de dedicar molts recursos en aquests processos, per la qual cosa el nombre de demandes de project managers s’ha vist incrementat. 

Aquests projectes han suposat períodes de lliurament molt curts perquè les empreses poguessin subsistir, per la qual cosa l’auge de les metodologies agili s’ha vist incrementat. 

El paper de la formació en la gestió de projectes 

Una de les dades més destacades a l’hora d’analitzar el perquè de la importància del perfil dels project managers és que més de la meitat dels projectes a penes té formació específica en gestió de projectes. La majoria té carreres tècniques en enginyeries i altres disciplines i compten amb experiència, però no tenen formació específica enfocada a la gestió i direcció de projectes. 
Un altre dels motius pels quals aquests perfils s’estan popularitzant dins del mercat és que els seus sous solen ser considerablement alts si els candidats compten amb aquesta formació o titulació específica. Només el 30-40 % dels gestors de projectes estan titulats en la matèria. 

Què és un Project Manager? 

El Project Manager és l‘encarregat de fer que un projecte es faci realitat. De transformar idees en realitat. 

Per parlar de la figura del Project Manager, haurem de conèixer l’àmbit en què treballa dins de l’empresa, el departament o oficina de Project Management (Project Management Office – PMO, en anglès). 

Dins de l’organització, aquesta disciplina juga un paper fonamental, ja que és l’encarregada d‘establir, organitzar i dirigir les fases de qualsevol projecte, optimitzant els recursos assignats. Durant les fases del projecte, el Project Manager es pot trobar amb limitacions com l’abast, el temps, la qualitat i/o el pressupost. Aquests factors suposen tot un repte en la gestió, i és per això que requereix un perfil actiu, àgil i actualitzat amb les noves tendències i tecnologies. A més, haurà d’ ajudar a alinear els objectius del projecte amb l’estratègia empresarial, així com adaptar-la a la realitat del mercat i els seus competidors. Si vols saber-ne més, descobreix com ha de gestionar un Project Manager la transformació digital en temps de crisi. 

Així doncs, el perfil del PM implica saber dirigir projectes complexos, multidisciplinaris i transversals, combinant coneixements, tecnologia i processos. 

PMI: QUÈ ÉS? 

El Project Management Institute (PMI) es va fundar a Pensilvània l’any 1969, i és una organització sense ànim de lucre dedicada a normalitzar la gestió de projectes en les indústries. És la més gran del món, i comptar amb la seva metodologia suposa un salt qualitatiu com Project Manager. Els estàndards i certificacions del PMI es reconeixen a 180 països, la qual cosa permet unificar criteris per a projectes internacionals aplicant les seves directrius. 

QUINES SÓN LES FUNCIONS D’UN GESTOR DE PROJECTES? 

El gestor de projectes o Project Manager (PM) és un dels perfils professionals més demandats avui. El seu auge i popularitat és la necessitat de complir amb els requisits que cada projecte requereix en temps rècord, mentre s’adapta a les necessitats i oportunitats que el mercat volàtil i canviant ofereix. 

Entre les seves principals funcions destaca: 

1. PLANIFICACIÓ

El PM ha de crear un pla o guia amb el qual articular el procés del projecte, tenint en compte en tot moment els objectius, el pressupost i els terminis de lliurament establerts. 

2. LIDERATGE

Com amb tota gestió d’equips, el PM no treballa sol, sinó que compta amb col·laboradors que faran possible l’execució i desenvolupament d’aquest projecte. És per això que aquest perfil ha de tenir grans dots de comunicació, lideratge i do de gent. Ha de ser capaç d’establir unes metodologies col·laboratives amb les quals poder realitzar reunions breus per anar coneixent el desenvolupament de cada fase del projecte, així com saber els inconvenients o obstacles que vagin sorgint durant el procés d’execució. 

3. GESTIÓ DEL TEMPS

Com amb qualsevol pla, la persona responsable, en aquest cas el PM, ha de saber distribuir les tasques pendents i fer seguiment d’aquestes amb celeritat per poder complir així amb els temps establerts de lliurament. Per això, és important que el PM sigui un expert en la gestió de riscos i en la planificació de contingències. Que qualsevol fase del projecte pateixi un retard pot suposar que el lliurament final es posposi, per la qual cosa es pot traduir en pèrdues de diners. 

4. EXECUCIÓ

Com a responsable del projecte, el PM és l’encarregat de supervisar-ne l’execució i vetllar pel compliment dels terminis de lliurament i objectius marcats. 

5. PRESSUPOST

Un dels aspectes més importants, juntament amb els terminis de lliurament, és el pressupost. El PM té el repte de cenyir-se al màxim als pressupostos, per la qual cosa qualsevol retard o imprevist pot afectar l’assignació de fons per a cada fase. 

6. DOCUMENTACIÓ

Cada PM ha de ser capaç de mesurar i analitzar el desenvolupament i progrés del projecte. Per a això, és important que documenti totes les fases i les accions rellevants per tenir així referències per al futur. Qualsevol informe, verbal i/o escrit ha de quedar registrat. 

Et pot interessar: Metodologia Lean Startup: crea, mesura, aprèn 

7. MANTENIMENT

Encara que a priori no sembli una de les funcions més destacades, és important que hi hagi un pla de manteniment continu amb el qual fer seguiment fins al lliurament final del projecte i per si sorgeixen problemes a posteriori. 

Competències

Com a bon controlador de projectes, el Project Manager ha d’assegurar que el projecte assignat compleixi amb els objectius marcats. Per a això, el PM ha de tenir: 

1. Comunicació efectiva. Com passa amb qualsevol treball en equip, és fonamental saber comunicar-se amb els companys i transmetre els objectius del projecte de la manera més eficient. 
2. Pensament crític. Com en qualsevol gestió, és important tenir un pensament analític per ser objectius a l’hora d’analitzar i avaluar futurs problemes. 
3. Atenció al detall. Controlar els factors que incideixen en un projecte pot ser clau perquè la seva efectivitat. Per a això, el PM ha de contemplar possibles limitacions com l’abast, el temps, la qualitat i/o el pressupost per aconseguir assolir l’èxit del projecte. 
4. Tolerància a l’estrès. Gestionar equips no és tasca fàcil, igual que tampoc ho és portar endavant un projecte. El PM ha de tenir temprança i saber tolerar l’estrès, ja que al llarg del procés es trobarà amb imprevistos que faran virar la direcció del projecte inicial per adaptar-se a les noves circumstàncies. 
5. Saber delegar i escoltar. Un PM no ha de ser un cap, sinó un líder. És important que, com a referent del projecte, sàpiga escoltar altres membres de l’equip, així com delegar les tasques. Crear cohesió d’equip i valorar les aportacions de la resta d’integrants és el que farà que el projecte sigui reeixit. 
6. Capacitat de negociació i gestió del conflicte. Possiblement, sigui una de les capacitats més pràctiques quant a l’optimització del projecte. Planificar pressupostos i fer que els proveïdors s’ajustin a les estimacions, no és tasca fàcil. Cal tenir do de gent i saber arribar a acords sense que això repercuteixi en el projecte. 
7. Identificació de necessitats i oportunitats. Com a perfil estratègic, el PM ha d’estar atent per descobrir les necessitats que cal cobrir i les oportunitats que poden ajudar en el desenvolupament del negoci. 
8. Proactivitat. Una de les qualitats més valorades és que sigui proactiu. Dirigir i gestionar projectes implica tenir en compte molts prismes, per la qual cosa requereix que el PM sigui multitask. 
9. Adaptabilitat i flexibilitat. En tractar-se de projectes que depenen d’agents interns i externs, això fa que apareguin imprevistos, limitacions o situacions inesperades. És crucial que el PM sigui capaç d’adaptar-s’hi de forma flexible perquè el projecte arribi a bon port. 

QUIN ÉS EL SALARI MITJÀ D’UN PROJECT MANAGER? 

Quant pot cobrar un Project Manager? Aquesta és una de les preguntes més freqüents sobre aquesta professió i, com passa en general, tot és relatiu. Si bé és cert que aquest perfil és un dels més codiciats per les empreses, el seu rang salarial està condicionat per factors com el país en el qual s’exerceixi o les certificacions de què disposi, com la Certificació de Project Management Professional (PMP®), la Certification Associate in Project Management (CAPM), i també la Certificació International Project Management Association (IPMA). 

La retribució mitjana d’un Project Manager a Espanya, amb 3 a 4 anys d’experiència, oscil·la entre 40.000 a 48.000€ com a salari brut anual. En el cas d’un perfil sènior, el salari pot arribar fins als 80.000€ bruts anuals. 

Coneix els resultats de l’enquesta realitzada pel Project Management Institute en la qual s’analitzen els països amb major taxa d’ocupabilitat, el rang de salaris, i els tipus de perfils amb major sortida professional. 

Metodologies Waterfall, Agile, Scrum i Kanban: tradició vs. Innovació 

La gestió de projectes clàssica s’ha caracteritzat sempre per una execució de les fases del projecte seqüencial. Primer, s’ha de fixar un objectiu i després es defineixen els requeriments que s’espera que tingui aquest projecte. Un cop fet, s’elabora la fase de planificació i es construeix la solució que serà lliurada al client. 

Aquest tipus de projectes es caracteritza per comptar amb terminis de lliurament llargs i per oferir poques possibilitats de millora en els lliuraments. Aquests dos aspectes fan que en molts casos la solució proporcionada ja no doni resposta a les necessitats perquè aquestes han evolucionat a gran velocitat i ja no hi ha marge de millora per reajustar el projecte a aquesta nova situació. 

METODOLOGÍA AGILE

Davant els reptes que presenta la metodologia Waterfall quant a terminis d’entrega, sorgeixen les metodologies agili. Aquestes noves formes de gestionar projectes permeten optimitzar els lliuraments, reduint els temps i aportant així més dinamisme i agilitat al projecte.
Un cop es té l’objectiu del projecte, es divideix en petites fases i es jerarquitzen en funció del valor que té cada part per al client. A això se’l coneix com a MVP. 

Aquests microprojectes són realitzats entre 2/ 3 setmanes, màxim un mes. Durant aquest temps es desenvolupa la característica treballada i se li lliura al client. Això permet anar validant que la solució que s’està definint i construint alhora li és útil als clients i ajuda a anar millorant els requeriments de la següent fase o sprint. En aquest cas, sí que hi ha marge de millora, per la qual cosa el projecte pot anar virant en funció del feedback que es va obtenint amb els entregables. 

Les metodologies Agile són una pràctica molt comuna a les start-ups. En canvi, resulta una cosa nova i desconeguda per a les empreses ja consolidades, ja que sempre han basat les seves estructures i recursos en metodologies tradicionals. La transició a les metodologies àgils requereix d’una gran inversió i un canvi en la cultura empresarial. Per a moltes empreses, resulta tot un repte. 

METODOLOGÍA SCRUM

Jeff Sutherland és el creador de la metodologia Scrum, un marc de treball que alinea totes les persones que formen part d’un projecte per fomentar el treball productiu de manera àgil i ràpida.
Aquesta metodologia treballa amb el cicle de vida iteratiu i incremental i va ser creada per facilitar l’agilitat empresarial i la productivitat. Amb Scrum, els lliuraments es realitzen de forma parcial (sprint), i amb lliuraments regulars del producte final. Permet reduir els riscos que puguin sorgir durant el desenvolupament gràcies als lliurables amb els quals s’obtenen resultats de forma immediata i fa possible que s’adaptin els requisits en funció de les prioritats del client. 

Així doncs, la metodologia Scrum es caracteritza per la innovació, la flexibilitat, la competitivitat i la productivitat. 

Avantatges i desavantatges de la metodologia Scrum 

Les metodologies àgils han arribat per quedar-se, però és important que com a gestors de projectes sàpigues aplicar les metodologies òptimes en funció de la complexitat i característiques dels projectes. 

• Aplica bones pràctiques del treball col·laboratiu. 
• Cicle de vida iteratiu i incremental. 
• Lliuraments regulars i parcials. 
• Ideal per a projectes complexos. 
• Correcció periòdica d’errors. 
• Reunions periòdiques per fomentar la comunicació i transparència del procés, la qual cosa permet realitzar revisions. 
• Els requisits i les solucions evolucionen i s’adapten a les necessitats que es vagin presentant. 
• Facilita les solucions òptimes als riscos o problemes que puguin sorgir durant el desenvolupament del producte. 
• Metodologia àgil més prestigiosa. Fa èmfasi en el treball en equip. 

Desavantatges del SCRUM 

• Només funciona amb equips reduïts que tinguin objectius concrets. 
• Implica una clara divisió del treball per a cada etapa del projecte i una llista de tasques amb definicions específiques. 
• Els integrants de l’equip Scrum han de comptar amb una alta qualificació i/o formació. 

Els principals rols del mètode Scrum 

En els equips Scrum trobem diferents perfils que fan que s’aconsegueixin els objectius de el sprint. Es recomana que l’equip estigui integrat entre 3 a 9 membres, més el Scrum Master i el Product Owner. Dins de la metodologia Scrum trobem els següents rols: 

• Stakeholders. Són totes aquelles persones, organitzacions o empreses que tenen relació directa (primaris) o indirecta (secundaris) amb el projecte. 
• Product Owner. És la persona encarregada d’intermediar entre el client i l’equip de desenvolupament. Segons el valor del negoci o del client es prioritzaran els requeriments. Amb això, a més de jerarquitzar els objectius, també maximitzarà el treball desenvolupat per l’equip Scrum. 
• Scrum Master. Aquest perfil és el facilitador dins de l’equip de desenvolupament. S’encarrega d’eliminar els obstacles trobats durant el procés. També ha de vetllar perquè l’equip segueixi els valors, principis àgils i regles dels processos Scrum. Ha de treure un alt rendiment a l’equip de treball. 
• Scrum Team o equip de desenvolupament. Integrat per 3-9 membres qualificats són les persones encarregades de desenvolupar les tasques definides al Product Backlog. Es caracteritza per ser un equip estable, àgil, autogestionat, multidisciplinari i amb responsabilitat compartida. 

QUÈ ÉS KANBAN I PER A QUÈ SERVEIX? 

La metodologia Kanban deu el seu nom al japonès i significa “Targeta Visual” (‘kan’ és visual i ‘ban’ targeta).
Així doncs, és un marc de treball que permet una ràpida gestió visual de qualsevol flux de treball, la qual també s’alinea amb els conceptes del Manifest Àgil.
Aquest procés també requereix una comunicació en temps real dels membres de l’equip i es basa a classificar les tasques en sub estatus, per tal de determinar els nivells de productivitat en cada fase del procés. Per poder aplicar-lo cal un tauler de tasques que permeti millorar i mantenir un ritme de treball sostenible. 

La metodologia Kanban té com a lema” Stop starting, start finishing”, és a dir, prioritza les tasques en curs davant d’altres de zero. L’estructura bàsica d’un tauler Kanban és: pendent, en procés i fet (To Do – In Progress – Done). 

Característiques de la metodologia Kanban 

El mètode Kanban simplifica la planificació i l’assignació de responsabilitats que es representen en el tauler del flux de treball. Es caracteritza per: 

• Planificació i control de les tasques. 
• Transparència, ja que tothom coneix la seva tasca i en quin moment del cicle es troba. 
• Alt rendiment de l’equip de treball. 
• Mètriques més visuals gràcies a l’ús de les targetes. 
• Aporta gran flexibilitat, perquè permet tenir capacitat de resposta davant de tasques imprevistes gràcies a la planificació i seguiment d’aquestes. 
• Lliurament continu i menys coll d’ampolla. 

Què és un programari de gestió de projectes? 

Abans de res, és important saber què és realment un programari de gestió de projectes i quins són els seus beneficis i potencialitats per al negoci.
Aquestes eines tenen una capacitat de gestionar projectes que et permeten marcar-ne una, poden marcar la diferència competitiva per a les empreses si són utilitzades eficientment. I és que, segons una estadística de Project.co el 95% de les persones sent que tenir una llista de gestió de projectes i tasques per fer cada dia és bo per a la seva salut mental, i el 96% de les persones sent que els fa més eficients i productius. Què vol dir això? És crucial implementar sistemes de gestió de tasques en els quals es potenciï la comunicació i l’accessibilitat a la informació entre tots els integrants de l’ equip. 

Mitjançant programari de gestió es pot organitzar, centralitzar, calendaritzar i assignar les tasques i activitats que componen un projecte segons la seva prioritat. Això permet agilitzar els processos i assegurar que els col·laboradors involucrats siguin capaços de complir amb els objectius marcats en cada etapa i sentir-se així realitzats. A més de minimitzar riscos i optimitzar el temps, els diners i els recursos humans. 

Et pot interessar: Agile Management: una de les claus de la transformació digital 4.0 

Encara que sembli una cosa obvi, moltes empreses encara no apliquen aquest tipus d’eines en la seva gestió de projectes i això provoca, en moltes ocasions, falta de comunicació entre els col·laboradors i processos ineficients, donant així mals resultats. 

A més d’organitzar les activitats i tasques, els programari de gestió permeten fer previsions i calendaritzacions de les fases i etapes que cada projecte requereix. Això és de vital importància per complir amb els requisits i objectius marcats a l’inici.  

 Els 5 millors programaris 

Ara que ja has pogut veure el potencial que té una bona gestió de projectes et presentem els 5 millors programaris de pagament i gratuïts per facilitar el treball col·laboratiu amb la resta de membres de l’equip i el PM: 

ASANA

Possiblement sigui una de les més populars arreu del món. Aquesta eina permet gestionar projectes de forma àgil. És present a 192 països i la seva interfície és molt amigable per a qualsevol usuari. Permet visualitzar en taulers, cronogrames i llistes. Un altre dels seus avantatges és que permet personalitzar plantilles i automatitzar-les per a futurs projectes. Tot i que és d’ús gratuït, compta amb una versió de pagament amb la qual poder personalitzar camps de projectes i gestionar treballs amb més de 15 empleats a partir de 10,99 euros. 

JIRA SOFTWARE

Aquest gestor d’incidències i errors és una eina enfocada a la gestió de projectes del sector del programari. Tot i així, és aplicable a qualsevol tipus de negocis. És una altra eina per gestionar processos àgils i entre els seus avantatges ofereix informes i anàlisis, roadmaps, aplicació de mòbil integrada, backlogs de projectes així com la personalització dels fluxos de treball. Ofereix tant la modalitat gratuïta com la de pagament. 

MICROSOFT PROJECT

MS Project o Microsoft Project és una altra de les eines més utilitzades. Llançada el 1988 i perfeccionada amb el pas del temps, aquest programari permet tenir una visió global de la proposta i agilitza la presa de decisions. Té una interfície amigable i ofereix múltiples opcions de col·laboració entre els integrants dels projectes, tot i que el principal inconvenient és que no és un programari multiplataforma, és a dir, només funciona amb Microsoft. 

MONDAY

Encara que la versió gratuïta sigui una cosa limitada, Monday és una de les plataformes de gestió i seguiment de tasques més potents del mercat. El seu fàcil accés, el monitoratge de l’equip, així com la seva fàcil integració amb altres eines permet optimitzar el treball col·laboratiu amb la resta de membres de l’equip. A més, ofereix plantilles de quadres de comandaments segons l’àrea de negoci i necessitats específiques de cada client. 

SLACK

Aquesta eina és perfecta per millorar la comunicació entre els col·laboradors de l’equip. És un programari gratuït, compatible amb altres aplicacions i compta amb una interfície amigable. Com en la majoria de casos ofereix una versió gratuïta i una de pagament amb la qual les funcionalitats i potencialitats de l’eina augmenten. 

Si t’ha semblat interessant l’article i vols saber més sobre com gestionar projectes no et pots perdre el postgrau en Direcció i Gestió de Projectes de l‘Euncet Business School.