A lo largo de las últimas décadas con la globalización de los mercados, las operaciones han experimentado cambios significativos. Las organizaciones están apostando cada vez más por romper con los modelos tradicionales y desfasados e integrar innovaciones para optimizar estos procesos y convertirlos en una ventaja competitiva.
A ello, hay que sumarle la conciencia generalizada actual basada en tres pilares: aportar valor a los clientes con productos o servicios, ser competitivos y ser sostenibles a largo plazo.
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Sobre ello reflexionaron Oriol Pastor, consultor de Transformación Logística y director del posgrado en Dirección de Operaciones de Euncet Business School; y Marius Gil, Lean, Agile, HPO, ExO Sprint Coach, Consultant y profesor del programa, en el workshop “Nuevos modelos organizativos para los retos del siglo XXI”.
¿Qué es el sistema de operaciones?
Antes de analizar la evolución de los modelos organizativos que están siendo tendencia en este siglo debemos saber a qué nos referimos cuando hablamos del sistema de operaciones de una organización.
Si atendemos a la definición académica del término, entendemos el sistema de operaciones como el conjunto de recursos y flujos gestionados para transformar los inputs, a través de una serie de actividades, en productos de mayor valor para el cliente de acuerdo con los objetivos de rendimiento.
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Tal y como afirma Pastor, en la empresa todo son procesos. Dentro del sistema de operaciones existen diferentes elementos que intervienen en él cuya relevancia dependerá de la naturaleza del negocio, el tamaño de la organización y la complejidad de la transformación.
Una de las principales debilidades a las que se enfrentan las organizaciones hoy en día es que no se pone el foco en aumentar la eficiencia de las pequeñas operaciones diarias que realizan los profesionales fuera del proceso productivo. Aunque no suponga una gran transformación, la realidad es que estas actividades suponen un gran porcentaje de los costes de la organización y tras un análisis y observación se pueden optimizar los recursos implementando pequeñas mejoras.
Existe un vínculo directo entre el plan de operaciones y el plan comercial, los cuales deben entenderse el uno con el otro y retroalimentarse para que exista un equilibrio entre la sostenibilidad, el valor propuesto y la competitividad, afirma Pastor.
La propuesta de valor en las operaciones
La propuesta de valor determina el sistema de operaciones, ya que cuanto mayor sea la personalización, mayor complejidad de procesos existirá.
Entre los atributos que tiene un impacto directo en el proceso encontramos la renovación cíclica y constante de productos, la disponibilidad, el servicio de atención telefónica y servicio post venta, la mejor relación calidad precio y el alto grado de personalización de productos según las necesidades de los clientes.
“El tipo de operación ideal dependerá de la variabilidad exigida por el cliente”. – Oriol Pastor
Modelos organizativos de producción
Tras la revolución industrial los modelos organizativos de producción han ido evolucionando hasta lo que conocemos actualmente.
La cadena de montajes
Henry Ford, fundador de la compañía Ford Motor Company, es el padre de las cadenas de producción modernas utilizadas para la producción en masa: la cadena de montajes. Este modelo se caracteriza por tratarse de un proceso continuo basado en la invariabilidad del producto fabricado y en la reducción de los costes a través de la reducción del tiempo de ciclo.
Lean Manufacturing
Años más tarde, apareció el Lean Manufacturing basado en el Toyota Production System, de la mano de Toyota, el fabricante multinacional japonés de automóviles. Este nuevo modelo organizativo revolucionó el sector industrial. Se basa en un flujo continuo dirigido por cliente, una demanda variable pero estable y por la reducción de los costes vía flujos y tiempos cortos. En este caso, los procesos se enfocan en la adaptación del flujo de trabajo a los tiempos de consumo de sus clientes y la estandarización de los procesos productivos. Además se elimina todo aquello que no aporta valor al cliente (desperdicios).
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Metodología Agile
Otra filosofía organizativa que encontramos dentro de los procesos productivos, y la más popularizada tras la transformación digital y la disrupción de las start-ups, es la metodología Agile o flexible. Ante el nuevo requisito de producción personalizada, la alta variabilidad de demanda y entrega rápida, se debe adaptar la filosofía Agile también a las plantas productivas para contener los costes.
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Este último modelo organizativo se ha extendido tras la valoración que tienen los clientes actuales sobre el tiempo, una variable que antes no tenía tanta importancia y que ahora, en muchos casos, se ha convertido en una ventaja competitiva para muchas organizaciones quienes han visto en la inmediatez un elemento decisivo en el proceso de compra.
“La reacción es necesaria. O te adaptas o te vas fuera del mercado”. – Oriol Pastor
La transformación digital ha dado como resultado nuevos modelos de negocio, entre ellos los comercios electrónicos o e-commerce, los cuales han contribuido y fomentado estas nuevas necesidades.
Siguiendo estas tendencias observamos que las empresas han pasado de trabajar procesos a proyectos, como alternativa para acelerar los tiempo de respuesta. Al focalizar los recursos en proyectos únicos se incrementa la dificultad, los recursos y los costes. Si se aplican palancas en toda la organización se puede conseguir una reducción de tiempos que se acabe convirtiendo en ventaja competitiva.
¿Cómo optimizar los procesos en una organización?
Aunque esta cuestión no tenga una fórmula mágica, si existen unos pasos a seguir que pueden ayudar a detectar el problema principal y encontrar soluciones a ello:
- 1. Haz un seguimiento y análisis de los procesos actuales para entender el sistema utilizado y detectar las posibles ineficiencias, entendidas como aquellas actividades que no aportan valor al cliente en los procesos y que repercuten en las entregas.
- 2. Con la información recopilada realiza un Value Stream Mapping para visualizar el proceso y detectar los puntos críticos que afectan al desarrollo del proceso y el resultado final.
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En los flujos organizativos basados en la gestión tradicional suele existir una falta de comunicación, una baja productividad, puestos de trabajo desequilibrados, así como errores en el proceso. En cambio, en los modelos basados en el flujo de valor se mejora la productividad y destaca el alto nivel de servicio.
- 3. Toma acción. Es fundamental entender qué necesita el cliente y aunar recursos y esfuerzos para optimizar los procesos y resultados. Esto implica un cambio de mindset en la cultura organizacional.
El proceso de transformación organizacional
Para que el cambio de mentalidad sea efectivo este debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Empezar con el impacto al cliente y no en las tareas.
- Empoderar a los equipos eliminando silos y departamentos.
- Marcar un ritmo constante y compartido.
- Mirar hacia el exterior, es decir, poner a los clientes en el centro y a las personas en el frente.
- Ejecutar tanto en el canal físico como digital (phygital).
4 dimensiones de la transformación organizacional
Además esta transformación debe producirse en 4 dimensiones:
- Propósito: mantener el foco sobre los objetivos prioritarios del cliente y el proyecto.
- Personas: facilitar la autoorganización y la colaboración de equipos.
- Proceso: adaptarse continuamente a las necesidades del cliente.
- Progreso: reforzar la ejecución para ganar en el presente y en el futuro.
Por último, como en cualquier cambio en la cultura organizacional es importante que el líder adopte un rol activo guiando y desarrollando al as personas aportándoles un feedback regular. Además, debe crear un ambiente de inclusión que equilibre el éxito y el bienestar.
Otro de los aspectos que debe tener presente es el saber comunicar, escuchar y compartir conocimiento para fomentar el desarrollo del potencial y la innovación de su equipo humano. Para ello, debe compartir la visión y objetivos con transparencia y fomentar la colaboración a través de la organización evitando la microgestión y proporcionándoles autonomía.
Si quieres saber más sobre los procesos organizativos y cómo adaptarlos al entorno actual y a las nuevas necesidades de los clientes no te puedes perder el posgrado en Dirección de Operaciones de Euncet Business School.
