La toma de decisiones en el ámbito empresarial es un proceso crítico que requiere acceso a información completa. Cuando llega el momento de decidir, nos enfrentamos a diversas alternativas y opciones, ¿cómo determinar cuál es la mejor?
Cada acción que tomamos responde a interrogantes que debemos resolver. Son procedimientos que atraviesan diversas etapas para ofrecer soluciones. Es crucial comprender estas fases y aprender a gestionar eficazmente los recursos involucrados en el proceso de toma de decisiones.
Business Intelligence (BI), también conocido como inteligencia empresarial, juega un papel fundamental en este proceso. Consiste en un conjunto de técnicas, metodologías y procesos que aprovechan los almacenes de datos para facilitar la toma de decisiones.
En el siguiente artículo, exploraremos en detalle qué es el BI, por qué es clave en cualquier organización y cuáles son las etapas clave del proceso de toma de decisiones en el contexto empresarial.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
¿Qué es un cuadro de mando integral?
Antes de conocer en profundidad el Business Intelligence, es importante saber qué es el cuadro de mando integral (CMI). Esta herramienta de gestión estratégica proporciona una visión equilibrada del rendimiento de una organización en áreas clave, como finanzas, clientes, procesos internos y aprendizaje y crecimiento. Tiene una influencia directa en los diferentes tipos de toma de decisiones, ya que permite:
- Medición del rendimiento. Proporciona métricas claras y específicas para evaluar el rendimiento en diversas áreas de la organización. Esto ayuda a los directivos a comprender mejor el estado actual de la empresa y a identificar áreas que necesitan atención.
- Enfoque en los objetivos estratégicos. Se basa en los objetivos estratégicos de la organización. Al alinear las métricas con estos objetivos, los directivos pueden tomar decisiones alineadas con la dirección estratégica de la empresa.
- Identificación de áreas de mejora. Al analizar los datos del CMI, los directivos pueden identificar áreas de la organización que están bajo rendimiento o que necesitan mejorar. Esto les permite tomar decisiones informadas sobre dónde asignar recursos y esfuerzos para maximizar el rendimiento global.
- Seguimiento del progreso. Proporciona un marco para monitorear el progreso hacia los objetivos estratégicos a lo largo del tiempo. Los directivos pueden utilizar esta información para evaluar el éxito de las iniciativas y ajustar la estrategia según sea necesario.
- Comunicación y alineación. Facilita la comunicación y la alineación dentro de la organización al proporcionar una visión clara y compartida del rendimiento y los objetivos. Esto ayuda a garantizar que todas las partes interesadas estén en la misma página y trabajen hacia metas comunes.
¿Cómo funciona el Business Intelligence?
El valor que aportan todos los procesos que comprende la inteligencia empresarial puede marcar la diferencia entre una buena toma de decisiones de una que no lo es. A través de una serie de procesos internos, el BI analiza los datos históricos y métricas de la empresa y forma un conjunto de estrategias, que permiten optimizar su funcionamiento.
Podemos utilizarla para detectar áreas de mejora o aumentar el rendimiento de ciertos departamentos. Los datos relevantes son todos aquellos relacionados con la producción, por ejemplo, pero también una nota de prensa externa. Por eso, dada la cantidad de información que se manejan en un negocio, la directiva puede apoyarse en algunas de las siguientes herramientas de gestión de datos:
- Oracle es una empresa líder en tecnología que ofrece soluciones de software y hardware para empresas. Su suite de Business Intelligence proporciona herramientas avanzadas para la recopilación, análisis y visualización de datos, ayudando a las organizaciones a tomar decisiones informadas y estratégicas.
- SAP es una compañía alemana conocida por sus sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y soluciones de gestión empresarial. Su plataforma de Business Intelligence, SAP BusinessObjects, ofrece herramientas para la generación de informes, análisis de datos y visualización de información, permitiendo a las empresas obtener insights valiosos de sus datos.
- IBM Cognos es una suite de software de Business Intelligence y gestión del rendimiento empresarial desarrollada por IBM. Ofrece capacidades avanzadas para la creación de informes, análisis de datos, modelado de escenarios y planificación empresarial.
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Las 7 etapas del proceso de toma de decisiones en la empresa
Antes de comprender el impacto que tiene el Business Intelligence en la toma de decisiones, es importante conocer las etapas que comprenden este proceso:
Identificar el problema
En primer lugar, para gestionar como es debido el proceso de toma de decisiones, lo más significativo es detectar el problema. Conocer la problemática y las distintas opciones para solucionarla será el punto de inflexión para analizar el motivo que se nos presenta y conocer su naturaleza. Sólo de este modo se sabrá si la situación se puede considerar un problema y plantearte cómo resolverlo.
Identificación de los criterios para llevar a cabo el proceso de toma de decisiones
Señala la pauta que te ayudará a resolver el problema. Siempre existen diversos métodos que favorecen la toma de decisiones en una empresa, sólo hay que identificarlos. Los responsables de tomar decisiones en una empresa saben que tienen un amplio abanico de posibilidades para afrontar esa problemática. De entre todas ellas, deben saber identificar cuáles serán las mejores y las que aportarán un beneficio mayor para la compañía.
Ponderación de criterios
Los criterios seleccionados para gestionar el proceso de toma de decisiones deben ser ponderados para conocer cuáles son los más eficientes para la toma de decisiones final. Sabrás cuál es el mejor porque se postulará como el preferente.
Detección y análisis de alternativa
En algunos casos, en el proceso de toma de decisiones de negocio, se puede dar el caso de que la ponderación de las opciones posibles no sean las más adecuadas. En este caso, se puede abrir la veda a alternativas factibles que sean capaces de ofrecer una solución.
La persona responsable de adoptar la resolución debe estudiar las posibles alternativas. Hay que estar en conocimiento de los puntos fuertes y los débiles de cada una de ellas. Se deben analizar y comparar para poder esclarecer si verdaderamente pueden ser una alternativa viable.
Selección de una alternativa
Una vez conocidas y evaluadas las alternativas, llega el momento de decidir qué opción escoger. Se escogerá la mejor opción para el buen funcionamiento y el rendimiento de la empresa.
Implantación de la decisión correcta
El primer paso es comunicarla a las personas afectadas y conseguir que la acepten. Esto será más sencillo si las personas encargadas de llevarla a cabo o de acotarla forman parte del proceso de toma de decisiones. Pero hay que recordar que la decisión final también debe responder y respetar la planificación empresarial, la organización y la dirección organizativa.
Evaluación de esta
Una vez seleccionada e implantada la solución, llega el momento de evaluarla. Conocer cómo ha sido adoptada y, lo más importante, si ha corregido el problema. Por último, es conveniente realizar un estudio que analice y documente cómo se ha procedido a la toma de esta decisión. Para determinar una correcta evaluación, se pueden seguir estos pasos.
- Objetivos resueltos. El proceso de toma de decisiones se habrá terminado satisfactoriamente si este cumple con las expectativas esperadas. También es importante saber si las partes implicadas han aceptado positivamente el reto.
- Analítica e informe de seguimiento. Es conveniente realizar un informe final donde se determinen los factores que han intervenido en el proceso de toma de decisiones y como han influido.
- Otros apuntes. Añade a tus estadísticas empresariales los métodos utilizados, así como introducir los datos recopilados y estudiados para futuros procedimientos. Resulta muy útil tener catalogado cualquier paso para el futuro.
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Aplicación real del Business Intelligence en la toma de decisiones
Nos permite conocer mejor a nuestro cliente
Una herramienta de BI debería analizar los hábitos de consumo de nuestros clientes, su forma de comprar, canales de venta, etc. Incluso edad, datos demográficos, etc. Esto nos permitirá tomar decisiones estratégicas al respecto.
Planificación de las ventas
Otros datos relevantes para optimizar el rendimiento empresarial son los relacionados con las cifras de ventas. Manejando todos los datos relacionados con este campo nos daremos cuenta de qué línea de nuestro negocio funciona mejor. Y podremos centrarnos en potenciarla y sacarle partido: ofrecer descuentos, aumentar la inversión en marketing, observas qué nuevo producto empieza a funcionar mejor, etc.
Control de resultados
Igual que resulta sencillo analizar las ventas, es muy fácil comparar con los objetivos que nos habíamos marcado en el proceso previo de planificación estratégica. Observando los resultados reales frente a los marcadores descubriremos potenciales desviaciones. Esto nos permitirá corregirlas de cara a futuros proyectos. A largo plazo, conseguiremos unos rendimientos, tanto financiero como de producción, óptimos.
Cada departamento tendrá sus propios beneficios
Por ejemplo, en recursos humanos podrán observar qué trabajadores rinden al máximo. En financiero, qué procesos conllevan más costes. En marketing, qué campañas de publicidad obtienen mejores resultados. Y todas estarán conectadas entre sí.
Algunos problemas de nuestro negocio que podemos solucionar con BI
¿Te preguntas si el Business Intelligence es realmente útil para tu empresa? Aquí te mostramos algunos problemas empresariales comunes que pueden solucionarse utilizando BI:
- Dudas con la entrada a nuevos mercados. Verás en qué punto exacto está tu empresa y podrás compararlo con las acciones de la competencia.
- Problemas con la gestión de ofertas. Como ya hemos visto, te ayudará a observar qué productos o servicios debes poner en promoción, o cuáles son un producto emergente que debes empezar a potenciar.
- Aparición de islas de aparición interdepartamentales. Al manejar los datos de la empresa en conjunto, este problema desaparece.
- Desviaciones presupuestarias. Podremos analizar de forma mucho más efectiva los gastos, ingresos y cómo optimizar nuestros presupuestos, así como la rentabilidad de nuestro producto o servicio.
- Gestión de riesgos. Manejando todos los datos disponibles también minimizaremos los riesgos.
En definitiva, gracias al Business Intelligence podremos:
- Observar qué está pasando en nuestra empresa en todo momento.
- Analizar los datos que nos ofrecen e interpretarlos de forma correcta.
- Predecir qué ocurrirá en un futuro.
- Tomar buenas decisiones que mejoren el rendimiento empresarial.
Y estos son, por último, algunos de los procesos utilizados para la obtención de base de datos:
- Auditorías internas.
- Indicadores y marcadores.
- Encuestas al personal y a los clientes.
- Análisis de quejas y reclamaciones.
- Checklist y evaluaciones de las planificaciones estratégicas de la empresa.
Conocer las etapas del proceso de toma de decisiones en la empresa es propio de un directivo y de las personas que gestionan una compañía. Aprende cómo gestionar una organización y cómo hacer frente a estas situaciones con el Global Executive Master in Business Administration de Euncet Business School.
