Eines col·laboratives per al teletreball, webinar a càrrec de Miguel Ángel Trabado

Miguel Ángel Trabado, docent del màster universitari en Direcció de Màrqueting i del postgrau en Direcció Comercial i Vendes de l’Euncet Business School, ha estat l’encarregat de presentar el webinar “Eines col·laboratives per al teletreball”. És també formador en Màrqueting Digital i Transformació Digital, i està dins del Top 5 Màrqueting Professors i en el Top 20 Màrqueting Influencers on Twitter. 

Gràcies a UFEC Academy, i en col·laboració amb l’Euncet Business School, aquesta és la segona entrega de la sèrie de webinars bisetmanals que s’aniran oferint sobre àrees d’interès i actualitat per a la comunitat de l’Euncet. 

“Eines col·laboratives per al teletreball” és una píndola formativa que pretén mostrar les diferents aplicacions i programari que ajuden a la feina en remot tant a nivell individual, com grupal. La crisi sanitària pel coronavirus ha fet que des del Govern s’ordeni el cessament de qualsevol tipus d’activitat no essencial, portant algunes empreses a adaptar-se al nou context. Així ha estat com el teletreball ha deixat de ser una utopia per a alguns per convertir-se en una realitat.Trabado ha exposat els avantatges i beneficis del teletreball, així com les eines, tant de pagament com gratuïtes, que existeixen actualment.  

Teletreball, què és i què no és?

El teletreball és una forma de treballar en equip de forma sincronitzada des de qualsevol lloc i que permet fer-ho de forma eficient i col·laborativa, explica Trabado. Tot i que aquesta tendència encara no s’hagi assentat a Espanya, és molt comú a la resta d’Europa, sobretot en multinacionals o empreses tecnològiques. Aquest concepte va associat a la innovació i a la flexibilitat, ja que els horaris es dilueixen i es prioritza el rendiment per projectes. “Empreses unicorns o dracs com Google, FB, Netflix tenen oficines més obertes, zones per desconnectar, treballen per projectes. És un tema de mentalitat”, conclou Trabado. 

Erròniament, molts empresaris no volen implementar el teletreball en les seves organitzacions perquè no confien en la disciplina dels seus treballadors. Es mostren reticents al canvi perquè segueixen ancorats en la mentalitat «dinosaure» de treballar de sol a sol, en un espai únic i sabent que no són productius al 100 % en aquestes jornades laborals maratonianes. 

Malgrat això, Trabado aclareix que teletreballar no és estar a casa havent-te de preocupar dels fills, ni fer únicament videoconferències. Hem de fugir del pensament que el teletreball és una cosa circumstancial. 

Quins són els seus beneficis? 

• Deslocalització. Permet realitzar l’activitat des de qualsevol lloc sense la necessitat d’ haver d’ estar a l’oficina amb la resta de companys. 
• Conciliació i flexibilitat horària. L’horari laboral deixa de ser tan rellevant. El treballador té més autonomia en la seva rutina, sempre que es compleixin els objectius. A més, el poder treballar des de casa facilita la conciliació.
• Multiplataforma. Una bona estratègia de teletreball permet utilitzar eines i programaris aptes per a qualsevol tipus de dispositiu, facilitant així la deslocalització del treball. 

Què són les eines col·laboratives per al teletreball?

Les eines col·laboratives són aquelles que han de facilitar la comunicació entre els diferents membres de l’equip. Cada vegada és més habitual que es treballi en remot. Permet realitzar tasques a temps real, establir terminis i fer-ne un seguiment de l’estat.Entre els seus principals beneficis destaquen l’estalvi de temps, esforç i costos, aporta major flexibilitat i permet més conciliació. Tot i que són les característiques pròpies de l’entorn del teletreball, aquest vessant destaca per la seva aposta per la innovació i transformació. 

Claus del teletreball col·laboratiu 

Per poder implementar una estratègia efectiva de teletreball col·laboratiu és important que l’empresa faciliti al seu equip les eines adequades. Els treballadors també tenen un paper fonamental, ja que hauran de desenvolupar certes skills digitals. Empresa i empleats hauran de tenir: 

• Competències digitals, té molt a veure amb habilitats i competències. Tot es basa en un entorn en línia, per la qual cosa cal tenir coneixements i habilitats digitals. 
• Lideratge digital de l’empresa . És essencial perquè els treballadors puguin seguir la línia del treball en remot. 
• Capacitat per gestionar equips digitals. Enrere queda la forma de liderar tradicional. En aquest nou context els equips són multidisciplinaris, fet que fa que es canviï el punt de vista i perspectiva.   
• Tenir els objectius clars és encara més important en aquest nou context. 
• Comunicació digital. No només consisteix a enviar mails. Empresa i treballadors han de ser capaços de comunicar-se digitalment. És una altra manera de compartir i transmetre coneixement, possiblement aquest sigui el hàndicap dels perfils més sènior. 
• Equilibri entre on i off. El teletreball no té per què substituir el treball presencial, sinó que l’ha de complementar. 

Quines eines col·laboratives són millor per al teletreball? 

Planificació

• Gmail. Servei de correu electrònic, assegurança, privada i sense anuncis. Permet el treball sense connexió i possibilita converses via xat o videotrucada a través de Hangouts. 
• Escalfar. Calendari en línia dissenyat per al treball en equip. Permet la programació intel·ligent de reunions, així com l’accés des de qualsevol dispositiu. Es pot integrar a Gmail, Drive, Contactes, Sites i Hangouts. 
• Outlook. És un servei de correu electrònic, calendari i contactes. 

Videoconferències

• Hangouts meet. Videoconferències des de qualsevol equip i lloc. Permet trucades d’àudio, vídeo i xat i connexions de fins a 250 participants. Compta amb transmissions xifrades per preservar la seguretat de les converses i permet crear links per a reunions. 
• Teams. Reemplaçarà Skype Business. És ideal per a projectes col·laboratius en grans empreses, ja que està disponible en 18 idiomes. Es pot personalitzar i permet apagar notificacions. Rep missatges quan l’aplicació no està funcionant. És més segura que Skype for Business i permet reunions de fins a 10.000 persones. 
• Skype for Business. Mostra si algú està escrivint, pots enviar un contacte i mostra l’hora de l’última connexió dels contactes. Permet administrar comptes d’ empleats i està integrat a Office. Està disponible fins a Juliol de 2021. 
• Yammer. És una xarxa social privada per a organitzacions i empreses. Permet converses obertes. 

Documents, presentacions, fulls de càlcul i formularis

• Documents de Google. És un processador de textos per a equips. Permet incloure a temps real comentaris, xats i edicions. És ideal per a l’edició col·laborativa. 
• Fulls de càlcul de Google. Permet l’edició col·laborativa de gràfics, taules dinàmiques i filtres. 
• Word. És l’editor de textos més potent que existeix. És d’Office 365, però per poder exprimir els seus avantatges cal subscriure’s al pla de pagament. 
• Excel. És el programa de fulls de càlcul per excel·lència. També cal subscriure’s al pla de pagament per poder disposar de totes les funcionalitats que ofereix. 
• PowerPoint. Permet crear presentacions amb acabats professionals. 
• Presentacions Google. És més limitat que el PowerPoint de l’Office 365, però permet l’edició a temps real. 
• Google Form. És ideal per crear formularis i enquestes. Permet seleccionar diferents tipus de preguntes, analitzar i resumir els resultats, així com personalitzar el disseny amb acabats professionals. 
• Doodle. És una plataforma que permet realitzar enquestes en línia. 

Plataformes d’emmagatzematge i gestió

• OneDrive. Permet connectar tots els arxius d’ Office 365 i treballar-los de forma conjunta. Es pot accedir al contingut des de qualsevol dispositiu i permet recuperar arxius eliminats. 
• SharePoint. És una Intranet mòbil intel·ligent amb la qual es pot compartir i administrar contingut, coneixements i aplicacions per impulsar el treball d’equip. També permet la interacció amb els membres de l’ organització. 
• Drive. És una plataforma que permet l’emmagatzematge al núvol. Pots compartir i accedir als arxius en un lloc segur. Té un sistema de prevenció de pèrdua de dades i està integrat a la resta d’eines de G-Suite. 

Gestió d’accessos a les plataformes

• Cloud Search. És un potent cercador que permet trobar dades en les aplicacions de G-Suite. 

Trabado ha finalitzat el webinar amb una ronda de preguntes. Els usuaris han anat fent-li arribar les seves situacions professionals a través de la moderadora, Anna Llacher, professora del grau en Màrqueting i Comunicació Digital i del màster universitari en Direcció de Màrqueting de l’Euncet Business School. “Eines col·laboratives per al teletreball” ha trencat amb algun dels prejudicis que alguns tenen amb la feina en remot. Saber si aquesta metodologia s’acabarà implementant en empreses espanyoles, encara és tot un enigma.