¿Qué es el sistema de control de gestión eficiente?

La covid-19 ha hecho que las empresas convivan en un entorno inestable, cambiante y volátil. Ahora bien, esta situación es todo un reto, pero también una oportunidad para que los negocios dispongan de un sistema de control de gestión eficiente para el cumplimiento de los objetivos.

Sigue leyendo para saber qué es exactamente un sistema de control de gestión, qué objetivos tiene y por qué es tan necesario en tiempos difíciles.

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¿Qué es el sistema de control de gestión?

El sistema de control de gestión de una empresa es la herramienta que nos permite estructurar, marcar y definir objetivos y analizar la situación actual del negocio. Esta herramienta o proceso permite obtener la información necesaria para asegurar una buena toma de decisiones operativas y estratégicas. También sirve para dirigir nuestro proyecto de forma global, ya que analiza tanto la información interna como externa del estado financiero y económico de la empresa. 

Así pues, mediante el sistema de control de gestión se define, interpreta la información obtenida y se implementan los modelos preventivos que faciliten la toma de decisiones. Implementar, o no, esta herramienta puede ser decisivo para la competitividad del negocio, ya que todas las acciones se encaran al logro de los resultados. 

Años atrás, el sistema de control de gestión era visto como una metodología correctiva. En la actualidad, tras las nuevas necesidades empresariales, ya no basta con un análisis de los motivos de las desviaciones que permitan implementar correcciones. Ahora, este análisis debe permitirnos tomar decisiones estratégicas antes de que se produzca cualquier desviación de los objetivos marcados. Será importante realizar un seguimiento de la evolución para detectar y reaccionar ante estas situaciones. 

Objetivos del sistema de control de gestión

Como con cualquier estrategia, es necesario establecer unos objetivos antes de implementar un sistema de control de gestión. Estos deben ser:

• Eliminar riesgos. Gracias a una correcta planificación, disminuimos, e incluso eliminamos, ciertos riesgos. Principalmente, aquellos que están relacionados con la falta de comunicación entre departamentos.
• Asegurarnos de que todos los miembros del equipo conocen los objetivos a alcanzar y trabajan para alcanzarlos.
• Efectuar mediciones y evaluaciones fiables, de forma que podamos corregir desviaciones respecto a los objetivos iniciales o de control.
• Garantizar el mejor rendimiento económico posible. La optimización de los procesos debería dar como resultado una disminución de los costes y un aumento de los beneficios.

Elementos básicos del sistema de control de gestión

Los elementos o componentes son cada una de las partes que integran nuestro sistema de control, y están directamente vinculados con los objetivos que nos hemos marcado. Incluso pueden verse afectados por algunas variables cambiantes del entorno, que no podemos controlar, pero a las que sí podemos adaptarnos si tenemos un sistema bien preparado que, además, pueda ser flexible frente a esas situaciones. Para que el sistema de control de gestión sea óptimo deberá incluir:

Plan estratégico

El plan estratégico nos sirve para comprender de antemano en qué punto está la empresa e intentar minimizar el riesgo. Este proceso permite decidir e implementar de manera eficaz y eficiente las acciones necesarias para el futuro de la organización. Además, determina los objetivos y establece los procedimientos necesarios para conseguirlo. 

Así pues, mediante el plan estratégico se define la visión a largo plazo y el plan de acciones para lograrla. En esta herramienta se establece la Misión, Visión y Valores que dará sentido al plan estratégico de la compañía.  

Debemos preparar un análisis interno y externo (comprobando qué hace la competencia), un análisis económico-financiero con debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades (DAFO), así como un recuento de los recursos disponibles y de los que necesitaremos para ejecutar el proyecto. De esta forma, nos haremos una idea global de la situación real.

Mapa de procesos

Los procesos de una empresa pueden categorizarse, a su vez, en varios bloques. Crear un mapa de procesos nos ayudará a identificar qué procesos necesitaremos ejecutar:

• Procesos estratégicos. Comprenden la gestión financiera de la empresa, asociaciones y sociedades, estrategias… Sería el área directiva.
• Operaciones. Abarca compras, ventas, logística, o trazabilidad de los productos. En definitiva, son todas aquellas actividades directamente relacionadas con aquellas áreas que fabrican el producto final o crean el servicio que se va a ofrecer.
  • Gestión. Comprende, por ejemplo, el departamento de calidad o la atención al cliente. Podemos decir que sería el área de procesos administrativos.
  • Soporte. Informática, mantenimiento de las instalaciones, equipos o maquinaria, e incluso la formación del equipo. Lo conforman todas aquellas actividades que son necesarias para el correcto funcionamiento de la empresa.

Este es solo un ejemplo de mapa de procesos. Cada empresa debe preparar el suyo, creando un “árbol”. Se deberá empezar detectando los procesos principales (en este caso, los procesos estratégicos, operaciones, etc.), y desarrollar en dirección descendente, hasta localizar todas las actividades que tienen lugar dentro de la empresa.

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Sistemas de información

Otro componente a tener en cuenta en un sistema de control de gestión es el sistema de información utilizado. Incluye tanto el software empleado por la empresa como los manuales funcionales, reglamentos…

Recursos físicos y recursos humanos

Los primeros son todos los componentes necesarios para ejecutar el proceso. Por ejemplo, el hardware informático. Pero también la maquinaria necesaria para fabricar el producto. O el despacho, o la oficina, donde ofrecemos nuestro servicio.

En cuanto a los recursos humanos, lo ideal sería que nos orientáramos hacia el descubrimiento del talento. Detectarlo, motivarlo y premiarlo. De esta forma, mejoraremos el rendimiento.

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Mecanismos de evaluación

Es el último de los componentes de un sistema de control de gestión. Cada empresa debe determinar cuál va a ser su propio sistema de evaluación. El método más común pasa por establecer marcadores de control en cada una de las etapas del proceso.

Después, debemos comparar con los resultados reales, su grado de cumplimiento y analizar las posibles desviaciones. Nos servirá para localizar dónde se producen los GAP de procesos, y podremos corregirlos en futuras ocasiones. Una vez terminado el proceso, solamente queda aplicar las mejoras pertinentes, y dejarlo documentado.

Este componente puede implementarse a partir de un sistema de evaluación de desempeño. 

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Motivos por los que usar un sistema de control de gestión

1. Ayuda en el proceso de toma de decisiones.
   
2. Estudia, analiza y reestructura la situación económico-financiera de la compañía.  
3. Alinea las conductas del equipo humano a los objetivos de la organización.
4. Aumenta la eficiencia operativa y permite corregir o evitar posibles desviaciones y despilfarros. 
5. Mejora la competitividad de la compañía alineando recursos y esfuerzos.
6. Orienta las acciones de las personas al logro de los objetivos corporativos, optimizando así sus acciones de control.
7. Sirve como método de prevención ante problemas legales o de otra índole. 
8. Permite realizar evaluaciones de riesgos, controlando así los recursos, actividades y resultados obtenidos.
9. Permite unir todas las áreas y departamentos de la empresa con el fin de medir los resultados de la gestión.
10. Reduce la incertidumbre que gira entorno a la empresa con la planificación.
11. Asegura la oportunidad y fiabilidad de la información.

Funciones del control de gestión

El departamento de control de gestión vela por la competitividad de la compañía mediante planes de actuación que permitan aumentar la productividad minimizando riesgos. Tiene como máxima supervisar y recopilar información de todas las áreas de la compañía para una gestión óptima. Entre sus funciones destacan:

• Determinar los criterios de medición evaluadores de las acciones llevadas a cabo en la empresa. También estima los resultados y analizar el impacto en los objetivos establecidos. 
• Diseña estrategias de planificación, coordinación y supervisión de los procesos y actividades de la compañía para comparar resultados con un sistema de información relevante, fiable y objetivo. 
• Analiza los motivos de las posibles desviaciones de los objetivos marcados y propone acciones correctivas. También actúa como actor preventivo, ya que debe anticiparse ante posibles riesgos que repercutan en el rendimiento de la empresa. 

La persona encargada de dirigir el departamento del Control de Gestión es el controller. Este perfil es el encargado de proporcionar las herramientas necesarias a los directivos para que puedan gestionar el negocio con total seguridad. 

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