Son muchas las empresas que no sólo no realizan un adecuado control presupuestario, sino que ni siquiera preparan una planificación correcta. Suelen dejarse llevar por la inercia y sólo hacen un recuento global al cierre del año o del trimestre. Sin embargo, el éxito de una empresa sólo puede garantizarse planificando acciones con antelación y, posteriormente, midiendo y controlando que se cumple con los objetivos marcados.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
¿Qué es la planificación presupuestaria?
Para comprender la importancia del control presupuestario debemos empezar elaborando un presupuesto. Esto nos permitirá, como empresa, fijarnos unos objetivos económicos. Además, podemos ver qué recursos tenemos disponibles y cómo los asignaremos. En definitiva, es una planificación económica que hará que alcanzar nuestras metas sea más sencillo. Se elabora de la siguiente forma:
- Analiza los ejercicios anteriores. Para tener una idea real de la situación actual debemos analizar cuáles han sido nuestros gastos en años anteriores, ingresos, fuentes de financiación.
- Márcate unos objetivos a corto plazo. Intenta que sean metas realistas y que puedan medirse con facilidad. Un objetivo realista podría ser aumentar las ventas, o la rentabilidad, un 5% más con respecto al año anterior.
- Establece límites de gasto e intenta realizar pronósticos de compra y venta, para anticiparse a posibles incidencias. Plantea escenarios posibles: Por ejemplo, baja demanda, qué está haciendo la competencia, tu capacidad de producción… En cuanto a los gastos, planifica cuáles son los fijos y piensa si puedes reducirlos. Puedes destinar una partida para gastos inesperados que puedan surgir.
- Estructura el presupuesto según las áreas de organización: Qué parte del presupuesto vas a destinar a producción, marketing, logística… De esta forma, las personas que trabajan en cada una de las áreas sabrán qué metas tienen que alcanzar y tendrán claros sus objetivos.
Por todo ello, un presupuesto bien estructurado nos permitirá:
- Imagen real del punto en el que se encuentra la empresa.
- Aumentar la motivación de los trabajadores, hacia la consecución de los objetivos.
- Anticipar resultados y mejorar el proceso de toma de decisiones.
Una vez elaborado el presupuesto, ya podemos centrarnos en el control presupuestario.
¿Qué es el control presupuestario y cómo se lleva a cabo?
Lo normal es que a lo largo del año, o al cierre del presupuesto, aparezcan desviaciones que hay que corregir o aprovechar. Por eso, es importante llevar un correcto control presupuestario. Esto es, en definitiva, ir midiendo los resultados obtenidos y comparándolos con los esperados, que nos habíamos marcado como objetivo. Además, si hemos elaborado el presupuesto de forma correcta, podremos comprobar qué áreas llegan a las metas y cuáles no. Los pasos para llevar a cabo un correcto control presupuestario son los siguientes:
Analiza los resultados reales
¿Cuál ha sido el nivel de gasto? ¿Y el de ingresos? ¿Ha habido gastos imprevistos que no has tenido en cuenta? ¿Cuál ha sido el nivel de rendimiento de cada departamento? Todas estas son variables reales que debes recoger en un informe al cierre de tu presupuesto. Analiza cada partida de forma independiente para obtener resultados con el mayor nivel de detalle posible.
Compara los resultados con los objetivos marcados
Durante la planificación presupuestaria, uno de los pasos era definir metas realistas. Una vez obtenidos los resultados en el paso anterior, lo siguiente que debes hacer es compararlos con los marcadores establecidos. Comprueba si los has alcanzado, superado, o si, por el contrario, han habido desviaciones. Si ocurre esto último, tendrás que analizar de dónde vienen las desviaciones: ¿ha habido un bajo rendimiento? ¿Un exceso de gastos? ¿Pocas ventas? ¿O quizás el precio de venta no cubre las necesidades reales de fabricación de un producto? Contestando estas preguntas, llegarás al último paso.
Aplica los ajustes necesarios
Una vez que tienes en la mano las desviaciones, tienes que tomar las medidas correctivas que sean convenientes de cara al siguiente ejercicio. Quizás pasen por reducir costes, mejorar el marketing, optimizar el rendimiento o aumentar el PVP. Piensa en cómo debes realizar una implementación efectiva.Como veis, el control presupuestario nos permite no sólo analizar, sino mejorar la estructura financiera de nuestra empresa, optimizando los beneficios de la misma.
