Todo negocio vive de las ventas. Toda idea sobrevive si es vendida correctamente. Las ventas son la llama que mantiene viva a las organizaciones. Hacer crecer esta llama depende de los encargados del departamento de ventas. Ellos, con su preparación y experiencia, deben crear un plan de ventas para planificar lo que quiere hacer la empresa. ¿Cómo generar ingresos con crear ese plan de ventas? ¿Qué factores se deben tener en cuenta?

En el siguiente artículo, te explicamos en qué consiste el plan y modelo de proceso de gestión de ventas y cómo puede optimizarse gracias al tratamiento de los datos.

¿Qué es el plan de ventas?

Empecemos por definirlo. El plan de ventas es un documento en el que quedan plasmadas las estrategias de venta de una compañía para un tiempo determinado. En este se definen los posibles escenarios a los que se enfrentará la compañía en cuanto a ventas en un futuro cercano. El plan contempla las previsiones de ventas, producción, compras, económicas, financieras, uso de recursos, económicos, técnicos y humanos.

Con toda esta información se establece una ruta que se espera sea seguida por la compañía, desarrollando puntos estratégicos para mejorar los indicadores y alcanzar los objetivos trazados por la empresa.

Factores clave de un plan de ventas

Para elaborar este documento, entonces, se debe tener en cuenta una serie de factores o puntos clave, que nos ayuden a obtener resultados más realistas, medibles y alcanzables. Para ello, debemos tener en cuenta lo siguiente:

Conocimiento

Debemos conocernos: el conocimiento de nosotros mismos como empresa es un factor importante. Conocer nuestra situación actual nos ayuda a entender cómo estamos haciendo las cosas, qué estamos haciendo bien y qué hacemos mal, cómo podemos mejorar y qué resultados podríamos tener al optimizar nuestros procesos.

Debemos conocer nuestro producto: ¿Cuál es el beneficio que ofrecemos? Lo que se vende no es el producto, es el beneficio que este nos otorga para cubrir una necesidad. ¿Qué tan poderosa es la fuerza de venta de nuestro producto? ¿Qué recursos tenemos a nuestra disposición para la producción y distribución? Es necesario entender muy bien todos estos procesos para poder desarrollar un plan acorde a la realidad.

Debemos conocer nuestro entorno: ¿Cómo funciona nuestro mercado? ¿Qué nos hace pertenecer a una categoría (Points of Parity)? ¿Qué ofrecemos que nos hace diferenciarnos y tener una ventaja competitiva (Points of Difference)? Conocer nuestro mercado, nuestra competencia es esencial.

No solo eso, es indispensable conocer a nuestros clientes. ¿Quién es nuestro usuario objetivo? ¿Conocemos sus las necesidades del cliente? ¿Cuál es el cliente para nuestros productos y/o servicios? ¿Cómo estamos llegando a nuestros clientes? Como ves, son muchas las preguntas que debes realizarte para entender cómo funciona todo. Esto nos ayuda a tener claro lo que necesitamos, lo que necesitan nuestros clientes y lo que necesita el mercado.

Optimización

Túnel de ventas: ¿Cómo podemos optimizar nuestro túnel de ventas? En ocasiones es necesario reducir costes. Esto debe ir incluido en nuestro plan de ventas. Generar estrategias para aumentar ventas y por supuesto fidelización de nuestros clientes. El cuidado de nuestros consumidores significa recompra, por lo que optimizar la fidelización de nuestros clientes debe ser un objetivo claro a alcanzar.

Utilización de recursos: optimizar el uso de todo tipo de recursos se hace indispensable, desde los económicos hasta los humanos. Nuestro plan de ventas debe incluir dentro de sus estrategias la capacitación y mejora continua de nuestro recurso humano. Optimizando las habilidades de estos, generando un ambiente laboral amigable para que su actitud sea la mejor y por supuesto formar, capacitar para tener el personal con las aptitudes necesarias para alcanzar nuestros objetivos.

Objetivos

Al conocernos mejor y haber hecho un análisis situacional, debemos centrarnos ahora en establecer objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y en tiempo (SMART). Así mismo, deben establecerse metas para los objetivos que se definan. El departamento debe trabajar en equipo para lograr lo que se propone.

Previsiones

El momento de la verdad ha llegado. Con objetivos realistas y con el conocimiento suficiente de nuestro entorno, es posible generar las previsiones que se incluyen en el plan de ventas. Por lo que, con un análisis bien detallado de lo investigado, se debe elaborar una previsión de ventas anual, los presupuestos de ventas adecuadas y por supuesto, fijar los métodos de control para hacer un seguimiento.

Si el análisis situacional se ha hecho de manera correcta, es de esperarse unas previsiones alcanzables y que van con la realidad de la empresa.

¿Qué es el modelo de gestión de ventas?

Para poder entender la importancia de los modelos de gestión de ventas debemos conocer las funciones y retos que tiene el departamento de gestión comercial. Entre sus principales objetivos destaca la satisfacción del cliente y aumentar la participación en el mercado. Bajo estos dos focos, el equipo comercial es el departamento encargado de promover e incentivar la propuesta comercial de la empresa, aportando valor añadido a los clientes para conseguir la deseada venta.

El modelo de gestión de ventas contiene la estrategia a seguir por el equipo de ventas, es decir, es el sistema de organización con el que se relacionan las actividades comerciales en un periodo de tiempo. Aun así, la gestión comercial no solo contempla la última fase del proceso de ventas. Es una herramienta con la que mejorar la fuerza de ventas, convirtiendo así al equipo de ventas en actores estratégicos. Para poder conseguir los objetivos con desempeño y eficiencia, el área Comercial debe participar activamente en la definición de ese modelo de gestión de ventas junto con el departamento de Recursos Humanos.

La importancia de los modelos de datos para la estrategia de ventas

Tras la transformación digital y el nuevo contexto socioeconómico, las empresas han tenido que adaptarse a las nuevas tendencias de los mercados repensando sus modelos de negocio, así como de gestión de ventas.

La Big Data se ha convertido en una de las herramientas imprescindibles para el buen tratado de la información. Cada vez los negocios requieren de mayor información sobre el sector, los mercados, sus clientes y su competencia.

El caso del área Comercial es un claro ejemplo de ello. Cuanta más información se obtiene sobre los puntos de venta y los hábitos de compra, más personalizados y concreto será el plan de acciones comerciales para cada área.

Así pues, los modelos de datos son clave para cualquier estrategia de ventas porque permiten evidenciar a través de los datos las acciones que funcionan, así como detectar las oportunidades de crecimiento y eficiencia de los recursos.

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Recursos y aplicaciones para la gestión de datos en el área comercial

Para poder sacarle el máximo provecho a toda la información recopilada por los comerciales, el área de Ventas debe incorporar en su modelo de datos alguna de las siguientes aplicaciones para mejorar la gestión comercial de la compañía:

• Customer Relationship Management (CRM). Es la herramienta más importante de todas, puesto que recopila información sobre quién es el cliente, qué quiere y cómo lo quiere.
• Software de planificación de proyectos. Con esta aplicación el director Comercial puede planificar, asignar y controlar las tareas de ventas.
• Aplicaciones de Business Intelligence. Estas herramientas permiten almacenar grandes cantidades de información y también sirven para estructurar todos los datos generados por la organización.

6 puntos para optimizar la gestión de recursos de ventas

A continuación, te desgranamos los 6 puntos más importantes que debe optimizar cualquier director comercial en su gestión de recursos de ventas, ya que estos recursos, tanto materiales como humanos, son la fuerza con la que cuenta una organización para desarrollar tareas, procesos, planes, que terminan por ser la razón por la que se alcanzan los objetivos empresariales.

1. Gestión de los Recursos Humanos

Conocer bien los recursos humanos es el punto de inicio. De esto depende realizar una buena gestión. Diferenciando a cada trabajador por función, entendiendo sus capacidades y características. Y para eso se debe hacer una correcta selección del recurso humano. Ya que de realizar una correcta elección depende gran parte del éxito de los equipos. Se debe seleccionar un personal con las habilidades y la capacidad de conseguir los objetivos propuestos por el director del departamento.

2. Control de los recursos

Tanto los recursos humanos como materiales deben ser supervisados. Esto significa poseer un detallado cuadro de mando integral, en dónde se tenga un control total de los KPIs. Un buen análisis de datos y un buen control sobre el alcance de los objetivos, optimizará a grandes rasgos la gestión de los recursos. Logrando obtener mejores resultados con la menor inversión posible.

3. Tener claras las funciones de los recursos de ventas

En función del plan de ventas, creado por la dirección del departamento, se deben establecer las funciones y objetivos de los recursos de ventas. Entendiendo que maximizar las ventas es el principal objetivo en la mayoría de las organizaciones, se debe entender está como función principal y objetivo a alcanzar de los recursos de ventas de una empresa. Otras de las funciones tienen que ver con el mercado, el conocimiento de este, de los competidores directos e indirectos, y por supuesto, de los clientes. El cuidado de la relación con el cliente debe entenderse como una función clara de los recursos de ventas.

Sabiendo que los trabajadores de relaciones comerciales son la imagen de la empresa ante los clientes. Cuidar de esa imagen optimizará sin duda alguna la gestión de los recursos de ventas.

4. Conoce, entiende y céntrate en los objetivos

Los objetivos que deben ser alcanzados por los recursos de ventas de una empresa son claves dentro de los objetivos generales la organización. Estos objetivos deben estar ligados a las funciones que describimos previamente y, por ende, al plan de ventas propuesto por la dirección de ventas.

Las ventas, los clientes y el mercado vuelven a ser el centro de atención en estos objetivos. Pues el conocimiento del último mejorará las relaciones con los clientes y, por último, todo repercutirá en un incremento de ventas a corto y largo plazo.

Estos objetivos deben ser alcanzados y deben estar constantemente monitoreados para buscar el cumplimiento a cabalidad de lo presupuestado.

5. Correcta organización de los recursos de ventas

La estructura y la logística de los recursos de ventas depende mucho del tamaño de las organizaciones. En una empresa pequeña no es necesario una gran logística, basta con fijar objetivos claros y con unas reglas de juego claras para ponerles en el ruedo de representación comercial o un representante de ventas ante los clientes. Por el contrario, en las grandes empresas sí que es necesario tener clara una organización de la fuerza de ventas. Puede gestionarse los recursos humanos de acuerdo con las necesidades y el entorno de la empresa, organizándoles por territorio, producto o cliente. Una buena organización permitirá aprovechar al máximo las capacidades de tus recursos.

6. Capacitación y formación del recurso humano

En un mundo tan cambiante y globalizado, es necesario establecer una política de mejora continua. La capacitación del personal es sin duda uno de los elementos clave para el éxito en las organizaciones. Esto, además de mejorar el desempeño, las habilidades y el conocimiento, propicia un clima laboral favorable que beneficia el rendimiento no solo de los recursos de ventas, sino de toda la organización.
Conoce tu mercado, conoce tu empresa y conoce a tu personal para elegir la capacitación y formación indicada para el mundo profesional.

Caso de éxito: Damm

Un ejemplo de la implementación del modelo de datos en el modelo de gestión comercial lo encontramos en Damm. Durante la ponencia “Los datos como rumbo para una buena gestión del equipo de ventas”, Marc García, gerente de mercado en el canal de Hostelería de Damm, explicó la evolución de la estrategia de ventas de una de las tres principales compañías cerveceras de España. 

Además de la fuerte apuesta por la ampliación de su portafolio, así como de sus líneas de productos, Damm también ha tenido que repensar su modelo y estrategia de ventas pasando de poner el foco en el distribuidor al cliente, en este caso los establecimientos y bares a los que ofrece servicio. 

Para ello, creó la figura del preventista dentro del equipo comercial y redimensionó por cuatro la fuerza de ventas con roles diferenciados. 

También apostó porque los comerciales recopilaran información dos veces al año para optimizar así el plan comercial, objetivando los objetivos comerciales por volumen e ingreso. Esto permite pivotar las acciones hacia los clientes potenciales con opción a un mayor crecimiento de la organización.
Los datos ayudan al equipo comercial a estar más organizados, actuar con mayor agilidad y mejorar la toma de decisiones. Esto ayuda a dirigir fuerzas y recursos a zonas con mayor crecimiento, crecimiento apostando por servicios diferenciales y propuestas de valor adecuadas a cada tipo de cliente. Es la oportunidad perfecta para crecer buscando la diferenciación con el soporte de los datos.

Si quieres saber más sobre los modelos de gestión de ventas y los modelos de datos no te puedes perder el posgrado en Dirección Comercial y Ventas de Euncet Business School.