Emprender un nuevo proyecto en el ámbito empresarial puede ser todo un reto, pero eso no evita que la figura del Project Manager esté cada vez más demandada en el mercado laboral y que los futuros profesionales se interesen por conocer las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas en los procesos productivos de las compañías.
En este artículo de la escuela de negocios Euncet Business School descubrirás algunas más comunes y conocerás las ventajas y desventajas que cada una de ellas ofrece en el proceso productivo. ¡La decisión de cuál aplicar en tu futuro negocio es toda tuya!
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Entorno VUCA y los retos del Project Management
La complejidad tecnológica existente en la sociedad actual, en la que los cambios cada vez son más grandes, rápidos y complejos, provoca que vivamos en un entorno VUCA (complejo, volátil, ambiguo e incierto). En este, es vital el desarrollo de productos y servicios que den respuesta a las nuevas necesidades.
El Traditional Project Management, con sus diagramas de Gantt eternos, su planificación a largo plazo y sus habituales incumplimientos de objetivos financieros, ya ha quedado totalmente desfasado. Una multinacional que tarda 2 años en sacar un producto innovador en su sector supone tener un time-to-market inaceptable. Su competencia más ágil sacó el mismo producto innovador en 6 meses y ya lo ha posicionado y ha obtenido cuota de mercado ventajosa.
El Project Manager de hoy ya no solo es un mero gestor de proyectos que asegura el cumplimiento de los hitos y las fases, sino que también juega un importante rol de consejero y asesor. Tal es su importancia en las empresas que es ahora una pieza esencial en el funcionamiento de los procesos y el desarrollo de productos y servicios.
Descubre más sobre la figura del Project Manager: ¿Qué es un Project Manager? Competencias y salario.
Metodología Scrum
La metodología Scrum es un marco de trabajo que alinea a todas las personas que forman parte de un proyecto con el objetivo de fomentar el trabajo productivo de manera ágil y rápida. Se trata de una técnica creada por el autor Jeff Shuterland que trabaja con el ciclo de vida iterativo e incremental para facilitar la agilidad empresarial y la productividad.
Con Scrum, las entregas se realizan de forma parcial (a través de lo que llamamos sprint) y con entregas regulares del producto final. Se trata de una de las herramientas de gestión de tareas y proyectos que más ayudan reducir los riesgos que puedan surgir durante el desarrollo gracias a los resultados, que se obtienen de forma inmediata, haciendo posible una adaptación a las prioridades del cliente en cada momento.
Así pues, la metodología Scrum se caracteriza por la innovación, la flexibilidad, la competitividad y la productividad.
Ventajas de la metodología Scrum
Esta manera de trabajar tiene una serie de beneficios en el funcionamiento de las compañías. Por un lado, aplica las buenas prácticas del trabajo colaborativo a los proyectos complejos y permite la corrección periódica de errores.
A través de las reuniones periódicas se fomenta la comunicación y la transparencia en el proceso de desarrollo del proyecto. Además, los requisitos y las soluciones evolucionan y se adaptan a los riesgos o problemas que pueden surgir durante la creación del producto.
Desventajas de la metodología Scrum
No obstante, esta técnica también presenta ciertos inconvenientes. Entre ellos se encuentra el hecho de que solo funciona con equipos reducidos que tengan objetivos concretos. También implica una clara división del trabajo para cada etapa del proyecto y una lista de tareas con definiciones específicas. Paralelamente, los integrantes del equipo Scrum deben contar con una alta cualificación o formación.
Metodología Agile
Por su parte, la metodología Agile es una técnica que coge protagonismo en el actual contexto de transformación digital 4.0, en el que ya no tiene tanto sentido planificar proyectos empresariales durante largos periodos de tiempo de 6 meses o más. Se basa en ciclos de trabajo cortos y tiene como finalidad que la entrega del proyecto sea lo más eficiente posible.
Para el funcionamiento de esta clase de herramientas de gestión de proyectos y tareas, es necesario que el cliente y los stakeholders detecten una necesidad u objetivo. Una vez realizado este paso, el proyecto se trocea en conjuntos de tareas que pueden ser resueltas en entre 2 y 4 semanas.
Empresas de todo el mundo ya han incorporado las metodologías ágiles en la gestión de sus proyectos. Al hacerlo han ganado flexibilidad, competitividad, clientes y equipos más satisfechos. Ha sido uno de los pasos imprescindibles que han realizado en su proceso de transformación digital a la Cuarta Revolución Industrial en la que estamos inmersos.
Ventajas de la metodología Agile
Esta forma de trabajar potencia las capacidades de los integrantes de los equipos, motivándolos y potenciando su alta implicación y rendimiento en los proyectos. La metodología Agile incentiva el trabajo colaborativo y promueve la flexibilidad, crucial en la adaptación al cambio.
A través de este marco de trabajo se alcanza una constante gestión del conocimiento y se centraliza la comunicación del proyecto, volviéndola más fluida. Acelerando los procesos de negocio, se reduce el time-to-market y se produce en menos tiempo y con una mayor calidad. Por último, pero no menos importante, se involucra al cliente desde el principio para que pueda dar un feedback directo de cada entregable.
Desventajas de la metodología Agile
Sin embargo, debemos tener en cuenta que la velocidad de los procesos requerida en esta clase de metodologías genera una libertad e independencia que no siempre tiene un efecto positivo en los equipos, que pueden acabar desviándose de los objetivos al no contar con una visión clara desde el principio.
Además, en algunos casos el estilo de entrega incremental puede perjudicar a la dinámica de los miembros del equipo, que no disponen de las herramientas necesarias para calcular el coste, el tiempo o los recursos que van a emplear con precisión.
Metodología Lean Startup
Otra de las técnicas más populares, especialmente a la hora de comenzar desde cero un nuevo proyecto de emprendimiento, es la metodología Lean Startup. Este método, diseñado por el empresario estadounidense Eric Ries en 2011, está basado en las teorías de Lean Manufacturing de Toyota.
La filosofía de este tipo de herramientas de gestión de proyectos consiste en enfocarse en procesos productivos teniendo como máxima prioridad las necesidades cambiantes de los consumidores durante el proceso de producción y maduración del producto o servicio lanzado, así como la eliminación de cualquier sobrecoste.
El modelo Lean basa el éxito de su proceso en tres pilares fundamentales: construir, medir y aprender.
- Idear, construir y experimentar. Cómo el Producto Mínimo Viable será clave en el lanzamiento del producto final.
La agilidad (método Agile) en este proceso será clave para mostrar el producto al cliente lo antes posible, y que a su vez satisfaga sus necesidades.
- Medir datos y analizar resultados. Como en todo plan o proceso, las herramientas o métodos de medición deben ser fiables y eficaces.
Este análisis, además de hacerse a nivel interno como empresa, también debe hacerse en base a las necesidades de los clientes.
- Aprender del feedback del cliente (Customer Development)
Por último, el aprendizaje validado, basado en la metodología Customer Development (crear el cliente antes que la solución), permite a la compañía mejorar y adaptar el PMV a las cambiantes necesidades del mercado gracias al constante feedback con los consumidores.
Ventajas de la metodología Lean Startup
La metodología Lean Startup entrega valor en base a las necesidades cambiantes de los clientes, mejorando el servicio y la satisfacción. La mejora continua resulta en un crecimiento más optimizado y reduce en gran medida los riesgos y gastos de lanzamiento del producto final.
Permite una gran agilidad, una alta calidad y un bajo coste, y además consigue fomentar la responsabilidad y el liderazgo compartido en los equipos. En la metodología Lean Startup, el mercado guía la estrategia, lo que permite invertir menos recursos en las fases de aprendizaje y testeo y reduce las actividades o procesos que no aporten valor.
Desventajas de la metodología Lean Startup
Existe otra cara de la moneda en el funcionamiento de esta metodología. Puede llegar a producir un desabastecimiento ocasional de producto, así como un cierto distanciamiento entre empleados y directivos, pues puede significar un cambio demasiado disruptivo para aquellos trabajadores que están cómodos conservando el statu quo.
Softwares de gestión de proyectos
¿Saber qué es realmente un software de gestión de proyectos y cuáles son sus beneficios y potencialidades para el negocio?
Estas herramientas tienen una capacidad de gestionar proyectos que te permiten organizar las tareas, ayuda a los equipos, y pueden marcar la diferencia competitiva para las empresas si son utilizadas eficientemente.
Según una estadística de Project.co el 95% de las personas siente que tener una lista de gestión de proyectos y tareas para hacer cada día es bueno para su salud mental, y el 96% de las personas siente que los hace más eficientes y productivos. ¿Qué quiere decir esto? Es crucial implementar sistemas de gestión de tareas en los que se potencie la comunicación y la accesibilidad a la información entre todos los integrantes del equipo.
Mediante software de gestión se puede organizar, centralizar, calendarizar y asignar las tareas y actividades que componen un proyecto según su prioridad. Esto permite agilizar los procesos y asegurar que los colaboradores involucrados sean capaces de cumplir con los objetivos marcados en cada etapa y sentirse así realizados. Además de minimizar riesgos y optimizar el tiempo, el dinero y los recursos humanos.
Algunos de los softwares más utilizados son los siguientes:
ASANA
Posiblemente, sea una de las más populares en todo el mundo. Esta herramienta simple permite gestionar proyectos de forma ágil. Está presente en 192 países y su interfaz es muy amigable para cualquier usuario. Permite visualizar en tableros, cronogramas y listas.
Otra de sus ventajas es que permite personalizar plantillas y automatizarlas para futuros proyectos. Aunque es de uso gratuito, cuenta con una versión de pago con la que poder personalizar campos de proyectos y gestionar trabajos con más de 15 empleados a partir de 10,99 euros.
JIRA SOFTWARE
Este gestor de incidencias y errores es una herramienta enfocada a la gestión de proyectos del sector del software. Aun así, es aplicable a cualquier tipo de negocios. Es otra herramienta para gestionar procesos ágiles y entre sus ventajas ofrece informes y análisis, roadmaps, aplicación de móvil integrada, backlogs de proyectos así como la personalización de los flujos de trabajo. Ofrece tanto la modalidad gratuita como la de pago.
MICROSOFT PROJECT
MS Project o Microsoft Project es otra de las herramientas más utilizadas. Lanzada en 1988 y perfeccionada con el paso del tiempo, este software permite tener una visión global de la propuesta y agiliza la toma de decisiones. Tiene una interfaz amigable y ofrece múltiples opciones de colaboración entre los integrantes de los proyectos, aunque el principal inconveniente es que no es un software multiplataforma, es decir, solo funciona con Microsoft.
MONDAY
Aunque la versión gratuita sea algo limitada, Monday es una de las plataformas de gestión y seguimiento de tareas más potentes del mercado. Su fácil acceso, el monitoreo del equipo, así como su fácil integración con otras herramientas permite optimizar el trabajo colaborativo con el resto de miembros del equipo. Además, ofrece plantillas de dashboards según el área de negocio y necesidades específicas de cada cliente.
SLACK
Esta herramienta es perfecta para mejorar la comunicación entre los colaboradores del equipo. Es un software gratuito, compatible con otras aplicaciones y cuenta con una interfaz amigable. Como en la mayoría de casos ofrece una versión gratuita y una de pago con la que las funcionalidades y potencialidades de la herramienta aumentan.
Fórmate como Project Manager
Si quieres saber todavía más sobre cómo puedes hacer realidad tus ideas con una gestión ágil y óptima y te gustaría conocer en profundidad más herramientas de gestión de proyectos en cualquier sector, te invitamos a descubrir el Posgrado en Dirección de Proyectos de Euncet Business School.
