Las mejores herramientas de gestión de proyectos

La transformación digital y el teletrabajo han evidenciado algo que siempre ha existido, pero que ahora tiene especial relevancia: la gestión de proyectos y la colaboración entre equipos. Además de contar con perfiles preparados capaces de organizar proyectos, también es importante contar con softwares y herramientas de gestión capaces de coordinar los proyectos y tareas de cada trabajo. 

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Descubre las mejores herramientas de colaboración y gestión de proyectos y consigue así los objetivos empresariales con la máxima eficiencia posible. 

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Antes de nada, es importante saber qué es realmente un software de gestión de proyectos y cuáles son sus beneficios y potencialidades para el negocio. 

Estas herramientas pueden marcar la diferencia competitiva para las empresas si son utilizadas eficientemente. Y es que, según una estadística de Project.co el 95% de las personas siente que tener una lista de tareas para hacer cada día es bueno para su salud mental, y el 96% de las personas siente que los hace más eficientes y productivos. ¿Qué quiere decir esto? Es crucial implementar sistemas de gestión en los que se potencie la comunicación y la accesibilidad a la información entre todos los integrantes del equipo. 

Mediante software de gestión se puede organizar, centralizar, calendarizar y asignar las tareas y actividades que componen un proyecto. Esto permite agilizar los procesos y asegurar que los colaboradores involucrados sean capaces de cumplir con los objetivos marcados en cada etapa y sentirse así realizados. Además de minimizar riesgos y optimizar el tiempo, el dinero y los recursos humanos. 

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Aunque parezca algo obvio, muchas empresas aún no aplican este tipo de herramientas en su gestión de proyectos y esto provoca, en muchas ocasiones, falta de comunicación entre los colaboradores y procesos ineficientes, dando así malos resultados. 

Además de organizar las actividades y tareas, los software de gestión permiten hacer previsiones y calendarizaciones de las fases y etapas que cada proyecto requiere. Esto es de vital importancia para cumplir con los requisitos y objetivos marcados al inicio.

¿Cuáles son las funciones de un gestor de proyectos?

El gestor de proyectos o Project Manager (PM) es uno de los perfiles profesionales más demandados en la actualidad. Su auge y popularidad reside en la necesidad de cumplir con los requisitos que cada proyecto requiere en tiempo récord, a la vez que este se va adaptando a las necesidades y oportunidades que el mercado volátil y cambiante va ofreciendo. 

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Entre sus principales funciones destaca:

1. Planificación

El PM debe crear un plan o guía con el que articular el proceso del proyecto teniendo en cuenta en todo momento los objetivos, el presupuesto y los plazos de entrega establecidos. 

2. Liderazgo

Como con toda gestión de equipos el PM no trabaja solo, sino que cuenta con colaboradores que harán posible la ejecución y desarrollo de ese proyecto. Es por ello por lo que este perfil debe tener grandes dotes de comunicación, liderazgo y don de gentes. Debe ser capaz de establecer unas metodologías colaborativas con las que poder realizar reuniones breves para ir conociendo el desarrollo de cada fase del proyecto, así como saber los inconvenientes u obstáculos que vayan surgiendo durante el proceso de ejecución. 

3. Gestión del tiempo

Como con cualquier plan, la persona responsable, en este caso el PM, debe saber distribuir las tareas pendientes y hacer seguimiento de estas con celeridad para poder cumplir así con los tiempos establecidos de entrega. Por ello, es importante que el PM sea un experto en la gestión de riesgos y en la planificación de contingencias. Que cualquier fase del proyecto sufra un retraso puede suponer que la entrega final se posponga, por lo que puede traducirse en pérdidas de dinero. 

4. Ejecución

Como responsable del proyecto, el PM es el encargado de supervisar la ejecución del mismo y velar por el cumplimiento de los plazos de entrega y objetivos marcados. 

5. Presupuesto

Uno de los aspectos más importantes, junto con los plazos de entrega, es el presupuesto. El PM tiene el reto de ceñirse al máximo a los presupuestos, por lo que cualquier retraso o imprevisto puede afectar a la asignación de fondos para cada fase. 

6. Documentación

Cada PM debe ser capaz de medir y analizar el desarrollo y progreso del proyecto. Para ello, es importante que documente todas las fases y las acciones relevantes para tener así referencias para el futuro. Cualquier informe, verbal y/o escrito debe quedar registrado. 

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7. Mantenimiento 

Aunque a priori no parezca una de las funciones más destacadas, es importante que exista un plan de mantenimiento continuo con el que hacer seguimiento hasta la entrega final del proyecto y por si surgen problemas a posteriori. 

Los 5 mejores softwares

Ahora que ya has podido ver el potencial que tiene una buena gestión de proyectos te presentamos los 5 mejores softwares de pago y gratuitos para facilitar el trabajo colaborativo con el resto de miembros del equipo y el PM: 

ASANA

Posiblemente sea una de las más populares en todo el mundo. Esta herramienta permite gestionar proyectos de forma ágil. Está presente en 192 países y su interfaz es muy amigable para cualquier usuario. Permite visualizar en tableros, cronogramas y listas. Otra de sus ventajas es que permite personalizar plantillas y automatizarlas para futuros proyectos. Aunque es de uso gratuito, cuenta con una versión de pago con la que poder personalizar campos de proyectos y gestionar trabajos con más de 15 empleados a partir de 10,99 euros.

JIRA SOFTWARE

Este gestor de incidencias y errores es una herramienta enfocada a la gestión de proyectos del sector del software. Aun así, es aplicable a cualquier tipo de negocios. Es otra herramienta para gestionar procesos ágiles y entre sus ventajas ofrece informes y análisis, roadmaps, aplicación de móvil integrada, backlogs de proyectos así como la personalización de los flujos de trabajo. Ofrece tanto la modalidad gratuita como la de pago. 

MICROSOFT PROJECT

MS Project o Microsoft Project es otra de las herramientas más utilizadas. Lanzada en 1988 y perfeccionada con el paso del tiempo, este software permite tener una visión global de la propuesta y agiliza la toma de decisiones. Tiene una interfaz amigable y ofrece múltiples opciones de colaboración entre los integrantes de los proyectos, aunque el principal inconveniente es que no es un software multiplataforma, es decir, solo funciona con Microsoft. 

MONDAY

Aunque la versión gratuita sea algo limitada, Monday es una de las plataformas de gestión y seguimiento de tareas más potentes del mercado. Su fácil acceso, el monitoreo del equipo, así como su fácil integración con otras herramientas permite optimizar el trabajo colaborativo con el resto de miembros del equipo. Además, ofrece plantillas de dashboards según el área de negocio y necesidades específicas de cada cliente. 

SLACK

Esta herramienta es perfecta para mejorar la comunicación entre los colaboradores del equipo. Es un software gratuito, compatible con otras aplicaciones y cuenta con una interfaz amigable. Como en la mayoría de casos ofrece una versión gratuita y una de pago con la que las funcionalidades y potencialidades de la herramienta aumentan. 

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