El mundo avanza a velocidades vertiginosas y las empresas no siempre están preparadas para hacer frente a estos nuevos escenarios. ¿Alguna vez te has preguntado cómo pueden los negocios gestionar la adaptación al cambio para ser lo más agiles y productivos posibles?
En este artículo de Euncet Business School descubrirás el modelo organizativo, así como algunas claves para la supervivencia empresarial ante escenarios inciertos y cambiantes como el actual.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
La adaptación al cambio, clave del modelo organizativo
Creencias limitantes que frenan la adaptación al cambio
Para que las organizaciones replanteen sus procesos y su modelo organizativo hacia esa transversalidad es necesario primero que rompan con las creencias limitantes más extendidas entre las empresas:
Ninguna empresa es perfecta
Deben aceptar que todas las empresas tienen taras y que, por ello, es necesario identificar nuestros errores y adaptarnos al contexto que nos presenta la realidad.
Start-ups
Sus recursos están, por lo general, desequilibrados y no han podido establecer un estructura organizativa de la empresa bien definida.
Pymes tradicionales
Las pymes tradicionales suelen actuar de una forma altamente conservadora debido a que sus departamentos no son capaces de ver lo que pasa a su alrededor. Cada departamento es víctima y verdugo de sí mismo. Esto es un gran freno para la adaptación al cambio, ya que de esta manera no se puede apreciar el problema de manera transversal.
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Multinacionales
Su modelo organizativo es muy grueso y sus procesos de cambio son lentos. No ven los métodos como algo negativo, sino como una ayuda para ser flexibles y sobrevivir. Dibujar procesos ayuda a entender las diferencias entre trabajos y departamentos en la estructura organizacional.
Herramientas como el tablero KANBAN ayudan a trabajar los procesos de forma transversal, dotando a los departamentos de polivalencia y autonomía. También permiten identificar culos de botella en los procesos, por lo que preparan a las empresas para actuar de forma más rápida ante los cambios.
Tensión frente a relajación
Los gerentes y propietarios deben vivir en un estado permanente de alerta para poder hacer frente a los cambios inesperados que se vayan produciendo en el modelo organizativo de sus negocios.
Herramientas de apoyo como síntoma de resiliencia, y no como debilidad
Muchos negocios consideran que acudir a ciertas herramientas pueden demostrar debilidad en la organización. La realidad es bien distinta, ya que herramientas como la consultoría y la tecnología 4.0 son grandes aliadas para la agilidad empresarial.
Las empresas creen que las automatizaciones solo están al alcance de las multinacionales, cuando realmente son un recurso transversal necesario para todo el tejido empresarial. Tienen mucho potencial, pero es necesario disponer de los conocimientos adecuados para sacarles el máximo provecho.
Administrar el dolor
Que una empresa sienta ‘dolor’ significa que tiene un recurso sobrecargado. Esto puede ser una oportunidad para mejorar los procesos y ser más rápidos creando un plan sostenible de actuación. Esta alerta es asumible en un tiempo controlado.
En cambio, si se prolonga, puede ser un problema. Por ello es importante disponer de una metodología bien definida, estructurada y flexible.
Agobio vs. Preparación
El método da control, pero el reto del contexto inestable actual es asumir que nunca lo vamos a asumir del todo. Debemos que entender que el escenario actual ha venido para quedarse, y por ello es muy importante la actitud que se tiene y cómo preparamos nuestro modelo organizativo frente a ello.
Las nuevas generaciones lo asumen como su día a día adaptándose constantemente, a diferencia de la mentalidad tradicional que no tolera bien esta volatilidad. Las empresas pueden sobrevivir al cambio si son capaces de cambiar el modo de funcionamiento, es decir, deben transformar el agobio en preparación.
Para ello, existen 4 palancas que se necesitan gestionar para aumentar el control:
De anticipación
Objetivos de equipos claros
Las empresas deben tener KPIS simples, por proceso transversal y orientados al cliente.
Priorizar
Ante los cambios, se deben priorizar las acciones con los recursos clave de la empresa.
De entrenamiento
Retarse
Sirve para entrenarse ante el cambio apostando por la mejora continua real. En el mundo de las empresas sirve para poner el modelo organizativo en el estado del flujo o flow, es decir, para poner el equilibrio de los equipos entre la ansiedad y el aburrimiento.
Idear
Elaborar flujos de procesos que optimicen los recursos y tiempos desde el punto de vista del cliente.
Checklist de preparación ante el cambio
A continuación, te dejamos una hoja de ruta con los que consideramos que son los puntos clave a la hora de preparar tu modelo organizativo y a tu aquipo ante el cambio:
- Dibujar los procesos, ya que ayudan a entender la información de una forma más visual.
- Reunirse cada mañana como máximo 15-20 min y limitar las comunicaciones orales que no sean relevantes para el desarrollo de la actividad.
- Los foros de retos servirán para entrenar a los colaboradores a hora de afrontar el cambio.
- Los contratos entre funciones aportan confianza, compromiso y credibilidad entre los departamentos.
- Se deben establecer pocos KPI simples. A la vez, deben ser transversales y estar estructurados en procesos y proyectos. Deben estar focalizados a la capacidad de respuesta y procesos. Uno del los principales errores a la hora de definirlos es vincularlos de forma individual a las retribuciones económicas.
- Es necesario tener un plan claro para asegurar la supervivencia del negocio.
En conclusión, las organizaciones necesitan metodologías que ayuden a que los modelos organizativos garanticen una conexión entre los departamentos con el objetivo de poder reaccionar y tomar decisiones de forma rápida. Esto implica comunicarse sin hablar, por lo que, mayor sea visualización de la información en tableros, mayor será la adaptación al cambio.
Aunque parezca contradictorio, también es un recurso con el que ser flexibles y poder gestionar el cambio con mayor agilidad y capacidad de supervivencia.
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