El mundo va a velocidades vertiginosas y las empresas no siempre están preparadas para hacer frente a estos nuevos escenarios.  

Oriol Pastor, director del posgrado en Dirección de Operaciones de Euncet Business School, reflexiona en el webinar “Evolución organizativa y superación. La selección natural de las empresas“ sobre cómo los negocios pueden organizar el cambio para ser lo más agiles posibles. 

Esta masterclass forma parte del ciclo de ponencias magistrales organizadas por Euncet Business School en las que grandes referentes de sus sectores y conferenciantes internacionales abordan los retos y desafíos actuales del management.  

En el siguiente artículo te contamos las claves para la supervivencia empresarial ante escenarios inciertos y cambiantes como el actual. 

COVID-19, el proceso de vacunación transversal como éxito de gestión del cambio 

La gestión mundial de la COVID-19 ha demostrado la importancia de reformular la organización y creación de procesos, así como la de la colaboración y transversalidad de los procesos entre los agentes implicados.  

Durante los momentos más críticos, como sociedad se trabajó hacia la misma dirección. En enero de 2021 se consiguió en menos de dos meses: 

• Generar flujos correctos de distribución de vacunas y organizarlo para su disponibilidad masiva. 
• Priorizar el grupo de personas que tenían que vacunarse primero. 
• Generar herramientas tecnológicas que facilitaran la reserva de espacios para vacunarse y las horas para hacerlo. 
• Generar espacios disponibles como vacunódromos para la vacunación masiva de la población. 

Adaptación al cambio, clave para la supervivencia  

Los nuevos tiempos demandan nuevas habilidades y competencias a las empresas. 

Con la COVID-19 las empresas fueron capaces de dejar de ver la estructura de los departamentos como algo funcional para verlo de manera transversal. Esto supuso un cambio en el planteamiento basándose en el punto de vista del cliente.  

La gestión de las vacunas en el COVID-19 es un ejemplo para ver la estructura a través de la organización de la empresa en procesos. Y ser rápidos implica tomar decisiones y ejecutar con rapidez, tener un plan y ser capaces de reaccionar. 

“La empresa es tan rápida como el más lento de sus departamentos y es tan eficiente como el menos eficiente de sus departamentos”. – Oriol Pastor

Creencias limitantes que frenan la adaptación al cambio 

Para que las organizaciones replanteen sus procesos y organización hacia esa transversalidad es necesario primero que rompan con las creencias limitantes más extendidas entre las empresas: 

1. Aceptar que todas las empresas tienen taras y que por ello es necesario adaptarse. 
2. Start-ups: tienen sus recursos generalmente desequilibrados.  
3. Pymes tradicionales: son altamente conservadoras porque sus departamentos no son capaces de ver lo que pasa a su alrededor. Cada departamento es víctima y verdugo de sí mismo. Esto es un gran freno para la adaptación al cambio porque no se ve el problema de manera transversal. 
4. Multinacionales. Su estructura es muy gruesa y sus procesos de cambio son lentos. 
5. No ver los métodos como algo negativo, sino como una ayuda para ser flexibles y sobrevivir. Dibujar procesos ayuda a entender las diferencias entre trabajos y departamentos. Herramientas como el tablero KANBAN ayudan a trabajar los procesos de forma transversal dotando a los departamentos de polivalencia y autonomía. También permite identificar culos de botella en los procesos, por lo que prepara a las empresas para actuar de forma más rápida ante los cambios. 
6. Tensión frente a relajación. Los gerentes y propietarios deben vivir en un estado permanente de alerta para poder hacer frente a los cambios inesperados que se vayan produciendo en sus negocios. 
7. Herramientas de apoyo como síntoma de resiliencia, y no como debilidad. Muchos negocios consideran que acudir a ciertas herramientas pueden demostrar debilidad en la organización. La realidad es bien distinta ya que herramientas como la consultoría y la tecnología 4.0 son grandes aliadas para la agilidad empresarial. Las empresas creen que las automatizaciones solo están al alcance de las multinacionales, cuando realmente es un recurso transversal necesario para todo el tejido empresarial. Tiene mucho potencial, pero es necesario disponer de los conocimientos adecuados para sacarle el máximo provecho. 
8. Saber administrar bien el dolor nos hace ser más rápidos. Que una empresa sienta ‘dolor’ significa que tiene un recurso sobrecargado, es decir, puede ser una oportunidad para mejorar los procesos y ser más rápidos creando un plan sostenible de actuación. Esta alerta en un tiempo controlado es asumible, en cambio, si se prolonga puede ser un problema. Por ello es importante disponer de una metodología bien definida, estructurada y flexible.  

Agobio vs. Preparación 

El método da control, pero el reto del contexto inestable actual es que debemos buscarlo asumiendo que no lo vamos a tener del todo nunca.  

Hay que entender que el escenario actual ha venido para quedarse, y por ello es muy importante la actitud que se tiene frente a ello. Las nuevas generaciones lo asumen como su día a día adaptándose constantemente, a diferencia de la mentalidad tradicional que no tolera bien esta volatilidad.  

Las empresas pueden sobrevivir al cambio si son capaces de cambiar el modo de funcionamiento, es decir, del agobio a la preparación.  

Para ello, existen 4 palancas que se necesitan gestionar para conseguir el control:  

De anticipación 

• Objetivos de equipos claros. Las empresas deben tener KPIS simples, por proceso transversal y orientados al cliente. 
• Priorizar. Ante los cambios se deben priorizar las acciones con los recursos clave de la empresa.  

De entrenamiento 

• Retarse. Sirve para entrenarse ante el cambio apostando por la mejora continua real. En el mundo de las empresas sirve para poner el negocio en el estado del flujo o del flow, es decir, el equilibrio de equipos entre la ansiedad y el aburrimiento. 
• Idear. Elaborar flujos de procesos que optimicen los recursos y tiempos desde el punto de vista del cliente.  

Checklist de preparación del cambio 

A continuación, te dejamos una hoja de ruta con los puntos clave que destaca Pastor en su webinar para que seas capaz de preparar a tu equipo ante el cambio: 

1. Dibujar los procesos ayudan a tener la información de forma más visual. 
2. Reunión de la mañana con una duración máxima de 15-20 min y limitar las comunicaciones orales que no sean relevantes para el desarrollo de la actividad.
3. Los foros de retos servirán para entrenar a los colaboradores para afrontar el cambio.
4. Los contratos entre funciones aportan confianza, compromiso y credibilidad entre los departamentos. 
5. Se deben establecer pocos KPI simples, transversales y por procesos y proyectos. Deben estar focalizados en la capacidad de respuesta y procesos. Uno del os principales errores a la hora de definirlos es vincularlos de forma individual a las retribuciones económicas.
6. Es necesario tener un plan claro para asegurar la supervivencia del negocio. 

En conclusión, las organizaciones necesitan metodologías que ayuden a que los departamentos estén organizados entre ellos para reaccionar y tomar decisiones de forma rápida. Esto implica comunicarse sin hablar, por lo que, a mayor visualización de los tableros, mayor adaptación al cambio.  

Y, aunque parezca contradictorio, también es un recurso con el que ser flexibles y poder gestionar los métodos con mayor agilidad y capacidad de supervivencia.  

Si te ha parecido interesante y quieres saber más sobre optimizar procesos y métodos organizativos no te puedes perder el posgrado en Dirección de Operaciones de Euncet Business School.