El món va a velocitats vertiginoses i les empreses no sempre estan preparades per fer front a aquests nous escenaris.  

Oriol Pastor, director del postgrau en Direcció d’Operacions de l’Euncet Business School, reflexiona en el webinar “Evolució organitzativa i superació. La selecció natural de les empreses“ sobre com els negocis poden organitzar el canvi per ser els més àgils possibles. 

Aquesta masterclass forma part del cicle de ponències magistrals organitzades per l’Euncet Business School en les quals conferenciants internacionals i grans referents dels seus sectors aborden els reptes i els desafiaments actuals del management.  

En el següent article, t’expliquem les claus per a la supervivència empresarial davant escenaris incerts i canviants com l’actual. 

Covid-19, el procés de vacunació transversal com a èxit de gestió del canvi 

La gestió mundial de la Covid-19 ha demostrat la importància de reformular l’organització i creació de processos, així com la importància de la col·laboració i la transversalitat dels processos entre els agents implicats.  

Durant els moments més crítics, com a societat es va treballar cap a la mateixa direcció. El gener del 2021 es va aconseguir en menys de dos mesos: 

• Generar fluxos correctes de distribució de vacunes i organitzar-lo per a la seva disponibilitat massiva. 
• Prioritzar el grup de persones que havien de vacunar-se primer. 
• Generar eines tecnològiques que facilitessin la reserva d’espais per vacunar-se i les hores per fer-ho. 
• Generar espais disponibles per a la vacunació massiva de la població. 

Adaptació al canvi, clau per a la supervivència  

Els nous temps demanen noves habilitats i competències a les empreses. 

Amb la Covid-19, les empreses van ser capaces de deixar de veure l’estructura dels departaments com una cosa funcional per veure-ho de manera transversal. Això va suposar un canvi en el plantejament basant-se en el punt de vista del client.  

La gestió de les vacunes en la Covid-19 és un exemple per veure l’estructura a través de l’organització de l’empresa en processos. Ser ràpids implica prendre decisions i executar amb rapidesa, tenir un pla i ser capaços de reaccionar. 

“L’empresa és tan ràpida com el més lent dels seus departaments i és tan eficient com el menys eficient dels seus departaments”, Oriol Pastor 

Creences que frenen l’adaptació al canvi 

Perquè les organitzacions replantegin els seus processos i la seva organització cap a aquesta transversalitat cal que primer trenquin amb les creences limitadores més esteses entre les empreses: 

1. Acceptar que totes les empreses tenen tares i que, per això, cal adaptar-se. 
2. Empeses emergents: tenen els seus recursos generalment desequilibrats.  
3. Pimes tradicionals: són altament conservadores perquè els seus departaments no són capaços de veure el que passa al seu voltant. Cada departament és víctima i botxí de si mateix. Això és un gran fre per adaptar-se al canvi perquè no es veu el problema de manera transversal. 
4. Multinacionals. La seva estructura és molt gruixuda i els seus processos de canvi són lents. 
5. No veure els mètodes com una cosa negativa, sinó com una ajuda per ser flexibles i sobreviure. Dibuixar processos ajuda a entendre les diferències entre treballs i departaments. Eines com el tauler KANBAN ajuden a treballar els processos de forma transversal dotant els departaments de polivalència i autonomia. També permet identificar colls d’ampolla en els processos, per la qual cosa prepara les empreses per actuar de forma més ràpida davant els canvis. 
6. Tensió davant relaxació. Els gerents i els propietaris han de viure en un estat permanent d’alerta per poder fer front als canvis inesperats que es vagin produint en els seus negocis. 
7. Eines de suport com a símptoma de resiliència i no com a debilitat. Molts negocis consideren que acudir a certes eines pot demostrar debilitat en l’organització. La realitat és ben diferent, ja que eines com la consultoria i la tecnologia 4.0 són grans aliades per a l’agilitat empresarial. Les empreses creuen que les automatitzacions només estan a l’abast de les multinacionals, quan realment és un recurs transversal necessari per a tot el teixit empresarial. Té molt potencial, però cal disposar dels coneixements adequats per treure’n el màxim profit. 
8. Saber administrar bé el dolor ens fa ser més ràpids. Que una empresa senti ‘dolor’ significa que té un recurs sobrecarregat, és a dir, pot ser una oportunitat per millorar els processos i ser més ràpids creant un pla sostenible d’actuació. Aquesta alerta en un temps controlat és assumible, en canvi, si es prolonga pot ser un problema. Per això és important disposar d’una metodologia ben definida, estructurada i flexible.  

Angoixa vs. Preparació 

El mètode dona control, però el repte del context inestable actual és que l’hem de buscar assumint que no el vam tenir del tot mai.  

Cal entendre que l’escenari actual ha vingut per quedar-se i, per això, és molt important l’actitud que s’hi té. Les noves generacions l’assumeixen com el seu dia a dia adaptant-se constantment, a diferència de la mentalitat tradicional que no tolera bé aquesta volatilitat.  

Les empreses poden sobreviure al canvi si són capaços de canviar el mode de funcionament, és a dir, de l’esgotament a la preparació. 

Per això, hi ha 4 palanques que es necessiten gestionar per aconseguir el control: 

D’anticipació

• Objectius d’equips clars. Les empreses han de tenir KPIS simples, per procés transversal i orientats al client. 
• Prioritzar. Davant els canvis, s’han de prioritzar les accions amb els recursos clau de l’empresa.  

D’entrenament

• Retar-se. Serveix per entrenar-se davant el canvi apostant per la millora contínua real. En el món de les empreses, serveix per posar el negoci en l’estat del flux o del flow, és a dir, l’equilibri d’equips entre l’ansietat i l’avorriment. 
• Idear. Elaborar fluxos de processos que optimitzin els recursos i temps des del punt de vista del client.  

Llista de control per la preparació del canvi 

A continuació, et deixem un full de ruta amb els punts clau que destaca Pastor al seu webinar perquè siguis capaç de preparar el teu equip davant el canvi: 

1. Dibuixar els processos ajuden a tenir la informació de forma més visual. 
2. Reunió al matí amb una durada màxima de 15-20 min i limitar les comunicacions orals que no siguin rellevants per al desenvolupament de l’activitat. 
3. Els fòrums de reptes serviran per entrenar els col·laboradors per afrontar el canvi. 
4. Els contractes entre funcions aporten confiança, compromís i credibilitat entre els departaments.  
5. S’han d’establir pocs KPI simples, transversals i per processos i projectes. Han d’estar focalitzats en la capacitat de resposta i processos. Un dels principals errors a l’hora de definir-los és vincular-los de forma individual a les retribucions econòmiques. 
6. Cal tenir un pla clar per assegurar la supervivència del negoci. 

En conclusió, les organitzacions necessiten metodologies que ajudin que els departaments estiguin organitzats entre ells per reaccionar i prendre decisions de forma ràpida. Això implica comunicar-se sense parlar, per la qual cosa, a major visualització dels taulers, major adaptació al canvi.  

Encara que sembli contradictori, també és un recurs amb el qual ser flexibles i poder gestionar els mètodes amb més agilitat i capacitat de supervivència.  

Si t’ha semblat interessant i vols saber més sobre com optimitzar processos i mètodes organitzatius, no et pots perdre el postgrau en Direcció d’Operacions de l’Euncet Business School.